Advocacia Digital: Como modernizar a gestão do seu escritório
A advocacia está cada dia mais se modernizando. Os escritório hoje contam com sistemas que contribuem com a gestão do escritório e otimização das atividades
- Gestão na Advocacia
- Guia de Investimento
- 26 de novembro de 2020
- Atualizado em: 14 de janeiro de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Em meio a tantas evoluções tecnológicas, a advocacia digital chegou para ficar e tem facilitado a vida dos profissionais de muitas maneiras.
Quando pensamos no trabalho dos advogados, logo nos vêm à mente imagens de mesas cheias de papéis, grandes livros e um trabalho arcaico que passa longe da tecnologia que temos hoje.
Assim como muitas outras profissões, os advogados também se modernizaram. Abrir um escritório de advocacia, hoje significa também pensar estrategicamente e tecnologicamente. E advogados e advogadas podem contar com recursos tecnológicos que lhes permitem até mesmo trabalhar em casa.
Essas facilidades mudam completamente a rotina pesada desses profissionais, que não precisam mais passar horas dentro de um escritório, usando roupas desconfortáveis e utilizando toneladas de papel.
Mudanças tecnológicas: a advocacia digital
A tecnologia trouxe muitas facilidades, como as reuniões remotas, documentos digitais e softwares que podem organizar a vida de quem advoga como nunca se viu antes.
Isso é importante porque, quanto mais fácil for o dia a dia de um profissional, maior será sua produtividade e melhores serão seus resultados. Portanto, esse é o momento de se desprender de hábitos antigos e entrar na era digital da advocacia.
Neste texto, então, vamos falar sobre as vantagens desse novo modo de exercer a profissão de advogado, sem precisar se prender a antigos padrões. Acompanhe!
Como a era digital influencia no dia a dia
Vivemos na era digital, em que as pessoas usam a tecnologia para tudo. Desde pagar as contas pelo aplicativo do banco, por exemplo, até para trabalhar remotamente.
A tendência é que essa realidade se intensifique ainda mais, ou seja, as pessoas vão depender cada vez mais da tecnologia para realizar suas atividades e cumprir com seus compromissos, seja procurando banner impressão digital ou marcando uma reunião.
No mundo jurídico isto não é diferente e hoje temos o que chamamos de advocacia digital. Assim, muito do que fazia parte do dia a dia de trabalho dos advogados e advogadas, está deixando de existir. Por exemplo, o uso de papel está diminuindo e hoje é possível digitalizar diversos documentos, como processos, contratos, pareceres, etc.
Não é mais necessário, portanto, que tudo seja impresso e ocupe espaço no escritório, seja na mesa do advogado ou armazenado em uma pasta física, em um arquivo.
Lidar com esses documentos digitalizados é muito mais fácil, pois o computador tem muito mais espaço para armazenar e eliminá-los é ainda mais seguro.
Isso acontece porque a tecnologia traz transformação para a vida dos profissionais, estejam eles em casa ou em um estúdio para ensaio.
Ela influencia a maneira como nos comportamos, conversamos, compramos, trabalhamos e em muitos outros momentos do dia a dia.
A influencia da advocacia digital no atendimento a clientes
Pelo fato de a sociedade estar inserida nesse novo contexto, com certeza os clientes também estão, por isso, é importante acompanhar essas tendências, que envolvem troca de mensagem por aplicativos, redes sociais e muitos outros.
Portanto, documentos importantes para os advogados, já não precisam mais existir no mundo físico, pois sua validade hoje é digital.
Tudo isso traz mais agilidade, eficiência, com informações e soluções que chegam às mãos dos interessados rapidamente.
Para se habituar o melhor a se fazer é sair da zona de conforto, deixando para trás velhos hábitos dessa profissão tão importante.
A tecnologia permite melhorar os serviços de um advogado, assim como faz com uma empresa de pintura de residência. Além disso, reduz custos com impressão, envio e outras demandas que os papéis exigem.
O tempo também é reduzido, pois um trâmite que pode levar mais de um mês, pode ser executado em apenas um dia. Muito mais prático, não é mesmo?
Tendo isso em mente, vamos analisar com mais precisão quais são as vantagens que da advocacia digital.
Vantagens dos recursos tecnológicos
Quando analisamos as mais variadas vertentes do mercado, podemos observar que a tecnologia está presente em tudo. Exemplo disso é a automação industrial, que otimiza os processos de indústrias de todos os segmentos.
Se você perguntar para uma fabricante de anzol de pesca grande, por exemplo, se ela abriria mão da tecnologia que tem hoje, com certeza a resposta seria não.
Isso porque a tecnologia agiliza seus processos e ainda traz mais qualidade para o produto final, além de segurança para os trabalhadores. Na advocacia digital a situação é a mesma.
Tudo o que for possível fazer de forma segura para agilizar processos diários que demandam tempo só é possível por meio da tecnologia. Algumas vantagens que ela traz para os advogados são:
1 – Documentos digitalizados
Falamos muito sobre o fato de que os advogados, antigamente, lidavam com pilhas e pilhas de papéis, que ocupavam espaço e demandavam tempo. Com a advocacia digital, isso mudou.
Hoje em dia, é possível enviar um documento para o cliente via e-mail, que ele pode acessar de seu próprio smartphone. As assinaturas também podem ser digitais, o que facilita ainda mais os processos e exige menos tempo.
Todo o trâmite de imprimir processos extensos, que muitas vezes são difíceis de entender, para coletar assinaturas e levar até um cartório, é eliminado.
Essa facilidade pode ser trabalhada tanto com um cliente pessoa física, quanto com um cliente que seja pessoa jurídica, como uma fabricante de balcão promocional expositor.
Os gastos com impressão também são altos, pois envolvem papel, tinta e o funcionamento da impressora. Os documentos digitalizados não precisam de nada disso e são muito mais práticos e eficientes.
2 – Trabalhar em casa
O home office se tornou realidade para muitas pessoas por conta da tecnologia. Empresas de todos os setores, como uma de panfleto inauguração, podem aderir a esse modelo de trabalho e ter mais economia financeira.
Não é preciso gastar com espaço físico, transporte de funcionários e equipamentos de trabalho. Por meio da internet e softwares de ponto, reuniões, entre outros, é possível executar as tarefas perfeitamente.
Na advocacia digital não é diferente. É possível trabalhar em casa, precisando apenas de um computador, conexão com a internet e um software que ajude a organizar as tarefas.
Reuniões com clientes podem ser feitas por chamada de vídeo, tanto em aparelhos celulares como notebooks, ou seja, o profissional não precisa sair de casa para encontrar seu cliente.
3 – Economia de transporte e material de escritório
Como consequência do home office, está a economia que o advogado tem com transporte, pois não precisa se dirigir até o escritório todos os dias.
Além disso, aquela quantidade enorme de materiais de escritório para todos os profissionais também não é necessária, bastando apenas que cada um tenha o seu.
Outra economia é em relação à alimentação. Pelo fato de a tecnologia permitir que o advogado trabalhe em casa, ele pode fazer suas refeições em seu próprio lar, sem precisar gastar com restaurantes e outros estabelecimentos.
Se colocarmos tudo na ponta do lápis, veremos que custos com transporte, material e alimentação podem sair mais caro do que imaginamos.
Isso significa que a advocacia digital, além de agilizar o trabalho também é muito mais vantajosa.
4 – Impacto positivo para o meio ambiente
Por fim, a redução do uso de papéis, consumo de combustível e outros itens tem um impacto positivo no meio ambiente.
O profissional consegue visualizar documentos pelo celular, e se o aparelho quebrar, basta providenciar iphone tela quebrada conserto e dar continuidade ao trabalho.
Não é necessário gastar materiais com as impressões e abastecer o carro para percorrer longas distâncias. Isso torna o trabalho do advogado muito mais sustentável e positivo para o meio ambiente.
Uso de software para escritório de advocacia
Não podemos deixar de mencionar que a tecnologia permite desenvolver softwares e aplicativos que auxiliam empresas e profissionais dos mais variados setores. Há também os que são feitos para a rotina de um advogado.
Por meio deles, o trabalho é otimizado e o dia a dia também. Exemplo disso é o gerenciamento de processos, que permite determinadas tarefas, como o comparecimento em reuniões e audiências.
O software também gerencia informações sobre os clientes, para que nenhum dado ou informação importante sejam perdidos. Ou seja, uma ferramenta única que só a tecnologia poderia trazer.
Ser advogado é assumir muitas responsabilidades, como a entrega de documentos via entrega expressa. Mas com a tecnologia, todas as suas atividades se tornam mais simples e fáceis.
Exatamente por isso, esses profissionais precisam se desprender de soluções antigas para adotaram os meios tecnológicos como seus aliados.
Além de garantir um trabalho muito melhor, proporciona uma experiência bastante positiva para os clientes e o sucesso do profissional.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.