Atendimento ao cliente no escritório de advocacia: melhores práticas

Tempo de leitura: 8 minutos

O atendimento ao cliente de advocacia não deveria ser encarado como algo sem importância dentro da rotina de qualquer escritório. Ainda hoje, muitos advogados perdem a oportunidade de conquistar novos trabalhos por falta de um bom atendimento.

Muitos profissionais apostam no conhecimento jurídico como forma de conquistar o cliente. Mas é preciso ir além. Mais do que transmitir confiança e mostrar ao cliente que conhece sua área de atuação, é preciso ser eficiente no suporte.

É difícil conciliar um atendimento personalizado com a rotina atribulada do advogado. Afinal, mais do que atender clientes, ele também precisa lidar com audiências, elaborar contratos, redigir peças jurídicas e realizar inúmeras outras atividades que fazem parte do seu dia a dia.

Não por outra razão, a tecnologia vem se transformando em uma grande aliada do advogado. Automatizar o atendimento, ao contrário do que muitos pensam, pode trazer grandes benefícios para o seu escritório.

Para saber quando, como e por que automatizar o atendimento ao cliente na advocacia, continue lendo este post!



Porque automatizar o atendimento ao cliente de advocacia?

Se coloque por alguns minutos na posição do cliente. Imagine que você contratou um advogado para cuidar de uma questão jurídica que traz grandes impactos para a sua vida.

Depois de meses, pagando altos honorários, você não tem nenhum posicionamento sobre o seu caso. Todas as vezes que você liga no escritório, nunca consegue falar com o profissional.

E, quando consegue saber algo sobre o seu caso, recebe informações contraditórias de outro advogado que você sequer conhece.

atendimento ao cliente na advocacia

Esse tipo de situação se passa diariamente em inúmeros escritórios. E, muitos clientes se sentem não apenas desconfortáveis, como também bastante inseguros com a contratação.

Na advocacia, a proatividade no atendimento tem um grande valor para o cliente. Afinal, não são poucos os casos que trazem consequências sérias para ele.

Não por outra razão, escritórios que querem oferecer atendimento ao cliente na advocacia com a máxima qualidade, devem investir em proatividade.

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Por meio da automatização do atendimento ao cliente é possível prestar um suporte constante, sem que para isso o advogado precise estar presente. Usando as ferramentas certas é possível oferecer todas as informações que o cliente necessita, deixando o contato com o advogado apenas quando é necessário.

Além de oferecer mais segurança ao cliente, a automatização também possibilita que as reuniões e contatos com o advogado tenha mais qualidade.

Afinal, muitas vezes, o advogado não precisa esclarecer questões básicas que já foram passadas ao cliente previamente.

Ferramentas automatização do atendimento

Hoje existem diversas ferramentas que possibilitam a automatização do atendimento ao cliente na advocacia. A principal e mais completa são softwares jurídicos.

Através dele é possível organizar todas as informações de cada cliente facilitando a comunicação e o trabalho em equipe.

Em outras palavras, usando um software para advogados, qualquer profissional do time é apto a oferecer ao cliente todo tipo de informação que ele precisa, realizando apenas alguns cliques.

Outra vantagem diz respeito ao envio de informações relevantes sobre o andamento processual. Especialmente para quem atua com a advocacia contenciosa, essa funcionalidade faz toda a diferença para o escritório.

Afinal, a cada mudança no andamento do processo, o cliente recebe um relatório contendo todas as informações que necessita.

Outra ferramenta que vem promovendo grandes benefícios para o atendimento ao cliente na advocacia são os chatbots. Esses robôs programados para conversar com o cliente, nada mais são do que um sistema de comunicação automatizada.

Através deles é capaz de solucionar dúvidas básicas do cliente ou direcioná-lo ao atendimento com o profissional mais indicado.

O uso da inteligência artificial na advocacia é uma tendência entre os escritórios. Com o seu desenvolvimento, a tendência é que todo atendimento seja cada vez mais concentrado em ferramentas de automatização.

Quando automatizar o atendimento ao cliente na advocacia

Automatizar o atendimento ao cliente na advocacia traz diversos benefícios ao escritório e também ao relacionamento junto ao cliente. A automatização favorece a proatividade, o suporte e a segurança.

Logo, vale a pena considerar o investimento nas ferramentas certas para o seu escritório. No entanto, é preciso ter em mente que a automatização não substitui o atendimento do advogado, nem tampouco supre a falta de qualidade.

É necessário oferecer a assistência e o suporte ao cliente, especialmente em alguns momentos críticos. Além disso, é preciso investir em qualidade, oferecendo sempre a atenção necessária.

De nada adianta ter as melhores ferramentas para automatizar o atendimento, se ao conversar com o cliente, ele não entende nenhuma palavra do que você diz. Apostar em clareza e objetividade é algo cada vez mais necessário no universo jurídico.

Dicas de atendimento ao cliente na advocacia

Independentemente do tipo de contato que você tenha com os clientes, seja por telefone, cara a cara, no escritório, as boas habilidades de atendimento ao cliente ajudam todo o mundo.

É provável que um cliente feliz e satisfeito retorne e/ou conte aos outros sobre as boas experiências que tiveram ao lidar com sua empresa. As recomendações boca a boca de amigos e colegas são muito valiosas.

1. Sorria

Esta é a mais simples e muitas vezes a mais poderosa dica para atendimento ao cliente na advocacia (e na maioria das outras interações interpessoais).

Sorrisos são contagiantes. Geralmente quando você sorri para alguém, eles sorriem para você. Não finja sorrir ou produzir um sorriso falso, pois é fácil identificar e enviar as mensagens erradas.

Em vez disso, relaxe, entre em contato visual e sorria naturalmente. Isso ajudará o cliente a se sentir à vontade e bem-vindo, e você será amigável e acessível, configurando o cenário para uma interação mais positiva.

Se você está falando com alguém ao telefone, então você ainda pode sorrir – sua voz soa diferente quando você sorri e é feliz. É mais provável que os clientes queiram conversar com uma pessoa alegre com uma personalidade entusiástica. E sorrir enquanto você fala, podem ajudar a projetar isso.

2. Faça o cliente se sentir bem-vindo

Use uma saudação apropriada para que seu cliente se sinta bem-vindo.

Comece positivamente com uma recepção calorosa e sincera. Mas não exagere!

“Bom dia”, “Bem-vindo”, “Obrigado pela visita” são introduções simples e você pode seguir com “Como posso ajudar?”, “Você está procurando por algo em particular hoje?” ou algum outro comentário apropriado para indicar que você está lá para ajudar.

Continue se comunicando conforme apropriado, relaxe e seja o mais natural possível. Se necessário, direcione a conversa para o que o cliente deseja falar. Você não quer parecer agressivo ou complacente, então tente ser natural e evite soar como se estivesse recitando um roteiro.

Outras dicas de como atender um cliente no escritório de advocacia são: nunca reclame com um cliente sobre sua organização, seu dia, como você está ocupado, a gerência, seus colegas ou qualquer outra coisa que possa levar o cliente a desenvolver sentimentos negativos.

3. Seja fiel à sua palavra

Somente ofereça a um cliente algo que você tenha certeza de poder dar a eles.

É melhor não mencionar uma data de entrega e entregar no dia seguinte do que dizer que você entregará em 2 dias e não cumprir.

Atenha-se aos prazos, certifique-se de aparecer imediatamente para qualquer compromisso e nunca faça promessas que não possa cumprir. Se as situações mudarem, informe o cliente o mais breve possível.

4. Seja memorável – pelas razões certas

Tendemos a nos lembrar de experiências positivas e negativas mais vividamente do que as do dia-a-dia. Tente tornar a experiência de cada cliente positiva, da qual eles se lembrarão e falarão com os outros.

Seja prestativo, cortês e educado – dê um pouco mais se possível, mesmo que seja apenas um conselho ou informações extras sobre o serviço que eles estão contratando ou interessados ​​em contratar.

Se for apropriado, use algum elemento de humor. Se for bem sucedido você irá adicionar à experiência positiva do cliente.

Aquela figura do advogado inacessível vem se transformando em uma figura cada dia mais preterida pela clientela.

É preciso assumir uma nova postura com relação à prestação de serviços jurídicos. Especialmente se o seu objetivo é construir uma cartela sólida, ter um padrão ouro de atendimento ao cliente na advocacia é fundamental.

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4 Comentários

  1. Avatar

    Olá, boa tarde! Eu acabei de ser aprovado no exame da ordem e estou aguardando o número de inscrição para dar inicio a carreira profissional. Estou com uma dúvida: o que dizer para o cliente quando ele me conta o problema em que ele está passando e eu sentir a necessidade de estudar o caso, a legislação, a doutrina e jurisprudencia quando EU não souber responde-lo? Qual seria a maneira correta de dizer a ele para retornar outro dia que eu marcar?

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    1. Avatar

      Oi, Fabiano, tudo bem?

      Primeiro, parabéns pela aprovação. Eu sei o quanto o exame é difícil.

      Sobre a sua dúvida, ela é bastante comum. O jeito mais adequado é ser honesto com o seu cliente, sem repassar insegurança. Afinal, você é capacitado, e mesmo os advogados mais experientes não sabem como proceder em todos os casos. Pergunte a ele tudo o que pode ser relevante para o caso, como um relato dos fatos, peça os documentos essenciais, como identidade, entre outros. Informe a ele que o caso dele requer mais estudos, até para não criar a expectativa errada ou passar informações equivocadas e para garantir que aquele meio é o melhor a ser seguido. E que vocês podem agendar uma outra data para conversar novamente, depois de você analisar o processo, para discutirem as ações a serem tomadas, sempre levando em consideração a vontade da parte (vai que o cliente não quer seguir aqueles caminho também). Isto, inclusive, é essencial mesmo nos casos em que você sabe de cara o que fazer, pois o que parece certo num momento pode não ser a melhor opção. O que muitos advogados fazem, então, é coletar esses dados iniciais para analisar o caso, para passar um feedback e formalizar um contrato com o cliente (até porque o contrato dificilmente será assinado no mesmo dia)

      Abraços!

      Responder

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