Retenção com uso de atendimento ao cliente no escritório de advocacia
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 23 de abril de 2018
- Atualizado em: 16 de julho de 2019
- Tempo de Leitura: 4 minuto(s)
O atendimento ao cliente no escritório de advocacia não é um mero detalhe. Afinal, um bom atendimento contribui para a imagem do escritório, promove o reconhecimento profissional do advogado e auxilia no processo de fidelização. Não por outra razão, todo escritório deve se preocupar com a qualidade do seu atendimento, já que ele é um elemento essencial na hora de conquistar e reter clientes.
Porém, como realizar um bom atendimento? E, mais do que isso, como fazer com que o cliente se sinta satisfeito, sem que isso comprometa a agenda do advogado e a produtividade do escritório? Para profissionais e bancas que desejam aprimorar seu atendimento visando principalmente a retenção de clientes, separamos algumas dicas. Confira!
Atendimento ao cliente no escritório de advocacia: proatividade sempre!
Ser proativo no atendimento é um ponto essencial para escritórios que desejam reter clientes. E, sim, não é uma tarefa simples manter a constância e a periodicidade no contato. Uma boa dica para quem não quer descuidar da proatividade, é automatizar alguns pontos do atendimento ao cliente no escritório de advocacia.
Hoje, qualquer escritório pode investir em um bom software para advogados, que envia relatórios atualizados sobre o andamento processual. Obviamente, esse recurso não substitui o atendimento pessoal, que também deve ser uma preocupação do escritório. No entanto, ele faz com que o cliente receba as informações básicas sobre o seu processo e não se sinta desamparado com relação ao andamento.
Seja acessível ao seu cliente
Todo advogado conta com um vocabulário técnico e é comum se habituar com expressões que só são utilizadas no meio jurídico. Na hora de atender o cliente, no entanto, é preciso ser claro, objetivo e, principalmente didático. Muitos advogados acreditam que usando o chamado “juridiquês” são capazes de impressionar seus clientes. Porém, na prática, o efeito é justamente o contrário. O uso de palavras complicadas e explicações complexas mais afastam e intimidam o cliente do que encantam.
Durante todo o atendimento o advogado precisa usar uma linguagem acessível, isto é, precisa falar a mesma língua do cliente. Essa aproximação na comunicação é o primeiro passo para construir um vínculo de confiança, além de ser uma excelente forma de fazer com que o seu cliente se sinta seguro com o seu trabalho.
Treine seus advogados para realizar um bom atendimento
A base de um bom atendimento ao cliente no escritório de advocacia é a uniformidade e a consistência. Em outras palavras, qualquer advogado da banca deve estar capacitado a oferecer ao cliente todas as informações que ele necessita.
Um dos erros mais comuns cometidos por inúmeras bancas é centralizar o atendimento em um único advogado ou somente nos sócios. Isso acaba sobrecarregando esses profissionais e comprometendo a qualidade do atendimento. O ideal é que qualquer advogado do time tenha acesso as informações do processo e possa informar o cliente naquilo que necessita.
Obviamente existem questões estratégicas e de maior responsabilidade que devem ser direcionadas aos sócios ou ao advogado responsável. Porém, independentemente disso, o escritório deve contar com recursos e treinamentos que favoreçam a uniformidade e a consistência do atendimento a ser realizado por todos os seus membros.
Um software jurídico pode ajudar seu escritório com o gerenciamento de informações. Hoje, algumas ferramentas possibilitam a interação direta, facilitando o trabalho em equipe e proporcionando a todos os membros os dados necessários para realizar um bom atendimento.
Treine secretárias e recepcionistas
Muitas vezes o primeiro contato de um cliente com o escritório é intermediado por uma recepcionista ou por uma secretária. Assim como os advogados, essas funcionárias também devem ser treinadas para realizar um bom atendimento ao cliente no escritório de advocacia. Saber a quem direcionar cada questão, anotar recados e gerenciar agendas são habilidades que não podem faltar a esses profissionais. Além disso, elas devem ter um conhecimento básico de como funciona a estrutura do escritório e o trabalho dos advogados. Essas profissionais atuam diretamente na linha de frente, portanto, o atendimento delas tem tanta ou mais importância que aquele prestado pelos próprios advogados. Não descuide!
Cuide do atendimento de ponta a ponta
Um bom atendimento não se restringe ao contato direito do advogado com o cliente. Ele deve ser realizado em todas as etapas da prestação de serviços jurídicos, ou seja, desde o momento em que o cliente liga no escritório até o momento em que recebe a sua fatura. Afinal, se a sua secretária trata mal seu cliente, ou o escritório encaminha faturas confusas e com valores não combinados, a chance de que seu cliente mude de escritório são bastante altas.
Além de treinar os profissionais que atendem a chamada “linha de frente”, isto é, recepcionistas e secretárias, o financeiro também deve saber como saber como prestar um bom atendimento ao cliente no escritório de advocacia. Conhecer os contratos celebrados com cada cliente e elaborar faturas claras e objetivas também integram um atendimento de excelência e não devem ser tratados como detalhes pelo advogado.
Para prestar um bom atendimento o advogado deve observar o comportamento do seu escritório e, principalmente, deve ouvir seu cliente. Aprimorar o atendimento ao cliente no escritório de advocacia é uma atividade constante e que deve ser um foco na principalmente por quem realiza a gestão.