Maurício Moraes, Autor em Software Jurídico Online para Gestão de Escritório de Advocacia

Escolha o melhor software com uma técnica infalível: a matriz de decisão Escolher um software jurídico pode ser uma atividade mais divertida. Já vi, contudo, muita gente se batendo para escolher um bom software para o escritório de advocacia. E muitos ainda acham que é chato e complicado, mas isso acaba hoje! Você vai descobrir, então, o passo a passo de técnica infalível: a matriz de decisão. Importada da engenharia, eu trouxe essa técnica para poupar tempo e dor de cabeça e nos ajudar, assim, com essa tarefa que, muitas vezes, nos deixa sem cabelos: Escolher um bom software jurídico para o escritório de advocacia quando há tantas opções diferentes por aí. Por que usar uma Matriz de Decisão A Matriz de Decisão, enfim, é a técnica que usamos aqui na empresa pra escolher softwares. E já aviso que essa técnica traz muita tranquilidade e paz! A vantagem de usar uma Matriz de Decisão é porque: considera todas as variáveis e diferentes opiniões e evita, dessa maneira, brigas;tira a emoção da decisão e diminui, portanto, ansiedade que essas decisões trazem;faz você escolher o que é melhor para a sua necessidade atual, sem, contudo, ficar imaginando cenários que não vão acontecer; E o melhor de tudo! Vou dar de presente um modelo de Matriz de Decisão para você baixar e usar, desse modo, nas suas escolhas de software jurídico. Mas você também poderá usá-la para outras decisões importantes que você tiver no seu escritório de advocacia. Fique de olho, então, e não perca a chance de baixar essa planilha! Antes de entrar na técnica pra Matriz de decisão, entretanto, vou te ajudar mais ainda nessa questão de escolher um software de gestão para seu escritório. Eu sou engenheiro, mas desenvolvo softwares para advogados há anos e estou em contato constante com milhares de advogados de todo o Brasil. Então, vou dar umas dicas do que você deve estar de olho e até considerar, portanto, como variáveis na sua decisão. Guarde elas, então, para sua Matriz de Decisão! Vamos lá? Dicas valiosas para escolher um bom ERP jurídico Primeiro, não adianta escolher softwares antigos. Tem ERPs famosos por aí que pararam no tempo, e o pessoal, portanto, está tentando dar uma tapeada. Agora vou dar dicas valiosas pra você evitar muita dor de cabeça. E, considerar posteriormente na sua matriz de decisão. A primeira e mais importante: 1. Escolha programas online - Não tenha medo da tecnologia A tecnologia, é claro, é considerada na matriz de decisão. E por isso eu indico usar um software jurídico na nuvem. Assim, se acontecer alguma coisa com o meu computador ou celular hoje, em minutos, eu consigo voltar a trabalhar em qualquer outro com conexão à internet. Fico feliz de poder dizer que isso vale pra qualquer pessoa que trabalha na CJ. Tudo está na nuvem, tudo está seguro, com o máximo de segurança e privacidade, mas na nuvem. Tem gente, contudo, que ainda tem uma necessidade de ter as coisas instaladas. Precisa fazer, então, aquele download, aquela instalação, pra sentir que o programa é dela. Ah, agora sim! Se está no meu computador, então está seguro! Mentira! Eu nem vou entrar nessa questão de segurança de servidor local vs programas na nuvem, porque vai dar uma longa conversa. Além disso, o mesmo código usado por você é usado por milhares de outras pessoas. Portanto, isso diminui muito a probabilidade de erros e bugs e todos contribuem pra tornar o programa melhor. Desse modo, quanto mais gente usando um programa na nuvem, melhor ele fica. 2. Atualizações constantes - Fuja dos programas com números de versão Atualizar um programa na nuvem, além disso, é muito mais fácil e rápido. Aqui na empresa, quando surge alguma atualização de software, alguma melhoria relatada pelo suporte ou mesmo um problema no programa, rapidamente: realizamos, dessa maneira, a melhoria;rodamos todo nosso processo de controle de qualidade que envolve testes automáticos, testes manuais por especialistas, por exemplo, e outros procedimentos de qualidade do códigoatualizamos o programa pra todo o Brasil em segundos Enfim, em muito pouco tempo as melhorias ficam disponíveis pra todas as pessoas. Todo mundo vai usar o programa atualizado e com a mesma base de código. Não é ótimo?! Sem depender de baixar nada, garantir que vai ser compatível com sistema operacional e outras questões super complicadas de programas instalados. Os softwares modernos na nuvem recebem várias pequenas atualizações por dia e vão melhorando e ficando mais robustos de uma forma que é o sonho de todo engenheiro. Isso é muito melhor que baixar pacotes de atualizações que passam seu programa da versão 3.3 pra 4.0 ou algo assim. Um programa moderno na nuvem você nem vai achar a versão dele. Quer ver?! Você sabe dizer qual é o número de versão do Gmail mais recente? 3.Interface moderna - Colírio para os olhos e tônico para produtividade Se o programa tem aquela carinha de anos 90, aquela aparência de windows 95, pule fora! O programa deve ser bonito e fácil de usar. Se tiver muitos campos, muita poluição visual e pouco espaço em branco, não vá em frente. Você e seus colegas provavelmente vão passar longas horas usando um programa de gestão. Ele deve ser agradável de usar e a interface deve ser muito bem pensada. Coloque essa variável e dê uma nota pra ela na sua matriz de decisão. 4. Atendimento ativo - Segredo para o programa melhorar sempre Vá atrás de programas que tenham suporte ativo! Mas não pra te ensinar a usar o programa. O programa deve ser fácil de usar a ponto de você não precisar usar o suporte. O suporte não é pra “Ensinar a usar”, ensinar o passo a passo. Se o programa vier com essa proposta, portanto, desconfie. O suporte está ali como parte ativa do processo de melhoria contínua do programa e para tirar dúvidas pontuais, facilitar o uso, passar informações para melhoria do programa, alimentar a base de conhecimento do software. O suporte deve ser acessível, amigável e estar, dessa forma, em contato direto com os desenvolvedores do programa. Se o suporte detecta que alguma dúvida está muito frequente, rapidamente deve acionar, portanto, o time do produto para mitigar essa dúvida. No CJ, o atendimento ao cliente é parte fundamental da empresa. Eles estão sempre em contato com o desenvolvimento sugerindo melhorias, funcionalidades, dizendo como tornar o programa mais fácil de usar e removendo pequenas dificuldades do uso. São os porta-vozes dos clientes! É muito comum eles detectarem uma oportunidade de melhoria, reportarem para o desenvolvimento e em pouco tempo aquela melhoria está no ar pra todos os usuários. Isso faz com que o programa melhore a cada dia. Considere, na sua matriz de decisão, uma boa pontuação para os programas com um suporte ativo e em contato com os desenvolvedores. Triste realidade Eu já passei por situações de escolher softwares de gestão em várias ocasiões na minha carreira. Os famosos ERPs. Claro que na indústria existem várias outras coisas que não existem na advocacia, como gestão de estoque, mas os softwares voltados para o universo jurídico também tem seu nível de complexidade. 5. Prazos, peças, publicações... Mas falando sobre ERPs em geral, a triste realidade que você vai ter que encarar é que: provavelmente não vai ter um software que vai deixar todos do seu escritório 100% satisfeitos. Do mesmo modo, não haverá um que vai fazer tudo o que sua empresa precisa a longo prazo. Isto não significa, contudo, que a matriz de decisão não possa indicar o melhor software jurídico para você. Uma empresa ou um escritório têm detalhes e nuances que vão precisar ser adaptados e alterados, assim, para permitir o uso rotineiro de um programa como esse. Escolha programas, como é o caso do SAJ ADV, que te dão liberdade e permitem integrar com outras ferramentas, como a que oferecemos Implantação do ERP - Ajeitando a carga Ademais, não tenha medo de implantar um ERP no seu escritório. E utilize, portanto, uma matriz de decisão para, com base em tudo o que se falou, escolher aquele software que será o melhor para você. Sei que você pode ter ficado um pouco triste com o que falei antes, mas não desanime! Se você não tem um software pra controlar os processos, certamente o processo de implantar um no seu escritório vai ser importante. Pode ser doloroso, como toda adaptação, mas vai trazer muito aprendizado, organização e fazer você pensar em partes do seu negócio que não pensava faz tempo e que estavam no piloto automático. Procure escolher, enfim, programas que te dão um certo grau de liberdade e que não querem impor muito uma forma de proceder que você não veja como uma vantagem, uma evolução. Matriz de decisão - Pra tirar da zona cinzenta! Essa dica vai mudar a forma como você toma decisões no seu escritório. A gente usa aqui na empresa sempre que precisamos escolher um software pra determinada missão. Como eu falei antes, já vi muita briga na hora de escolher este ou aquele software. Mas o fato é que na grande parte das vezes, todos estão tentando ajudar e dando uma parte da solução. Um colega pode dar uma importância maior para a interface, outra pode não se preocupar tanto se o programa é na nuvem. Este método da Matriz de Decisão é uma forma de considerar as diferentes variáveis e opiniões de forma organizada e pacífica. 1. Primeiro passo - Crie uma planilha Vou ensinar agora como começar a Matriz de Decisão do zero, mas darei um modelo da planilha pra você copiar mais pra frente! Na primeira coluna da planilha você vai colocar as opções que você quer ordenar, os programas que vão competir por um lugar no seu escritório. OpçõesCaracterística 1Característica 2...Característica NPrograma 1Programa 2Programa 3 Em cada uma das outras colunas, colocamos uma das características que queremos analisar no programa. Ali você coloca as características e variáveis que são importantes para você e sua equipe. Alguns exemplos. SimplicidadeSuporteVelocidade PreçoFuncionalidade XFuncionalidade yEtc... Nas linhas, a gente coloca cada um dos programas e vamos dando notas pra cada uma das colunas. Uma sugestão é dar notas de 0 a 10 pra cada uma das características. OpçõesCaracterística 1Característica 2...Característica NPrograma 1437Programa 2658Programa 31065 2. Peça ajuda! Você não precisa dar todas as notas Se você não sabe avaliar a interface do programa para colocar na Matriz de Decisão, peça para seu colega que sabe dar os pontos daquela coluna: “Ei Joana, pode, por favor, olhar esses programas que estamos comparando e dar uma nota até 10 para a interface deles?” OpçõesInterfacePrograma 13Programa 28Programa 37 Olha só que show! Assim cada um pode ajudar na decisão com a parte que entende melhor! 3. Definindo quem ganhou Chegou a hora, enfim, de definir o grande vencedor! Depois que todas as células estiverem preenchidas, basta somar as pontuações. No final, você olha a opção que fez mais pontos pontos. Ela é a opção vencedora! Note que você ainda vai ficar com um ranking das opções! Isso é muito útil para ordenar tarefas e fazer outros rankings de prioridade. Vou comentar sobre outros usos empolgantes pra matriz mais pra frente. 4. Colocando pesos nas variáveis Se achar que uma vantagem é mais importante que outra, pode dar pesos e fazer uma média ponderada! Se uma característica do programa é duas vezes mais importante para seu escritório que outra, os pesos devem refletir isso. Depois é só multiplicar cada nota por seu peso e somar tudo: OpçõesCaracterística 1Característica 2Característica 3TotalPrograma 14374*4 + 3*8 + 7*10Programa 26586*4 + 5*8 + 8*10Programa 3106510*4 + 6*8 + 5*10Pesos4810--- O software que tirar a maior nota vai ser o melhor pra você no geral. Obs: Você também pode fazer uma média ponderada e dividir os totais pela soma dos pontos. Mas na prática, vai dar na mesma sem a divisão. Assim fica muito mais objetivo tomar a decisão. Não é mesmo?! 5. Outros usos da planilha - Decisões de alto nível! Essa técnica da Matriz de decisão é muito poderosa. Ela parece simples à primeira vista, mas é muito usada na engenharia pra escolhas difíceis que requerem uma decisão sensata e racional. Aqui na empresa, por exemplo, usamos recentemente pra definir a ordem dos temas que vamos escrever no nosso blog. Temos muita coisa legal pra escrever e pesquisar, mas a quantidade de ideias pode deixar a gente travado. Ou seja, sem ideia de por onde começar. Então, criamos a nossa matriz de decisão! Colocamos todos os temas na primeira coluna e cada um contribuiu de alguma forma. O leitores do blog tiveram um peso enorme na decisão. Mas o marketing também ajudou a definir quais temas estavam sendo mais pesquisados Eles ganharam uma coluna só deles para dar as pontuações. Não é show?! Os temas mais fáceis ganharam um peso na vantagem. Quanto mais fácil pra gente escrever, maior nota. Os temas que iriam demorar menos pra produzir, também ganharam um pouco de vantagem. Quanto menos tempo pra desenvolver, mais pontos. A gente deu os pesos pra cada variável, normalizamos as pontuações e somamos tudo! Chegamos a uma ordem que fez muito sentido! Assim a gente considerou todas as variáveis na decisão da ordem e agora estamos prosseguindo e escrevendo um por um, com muita certeza. E você pode fazer o mesmo para ações que quer priorizar e outras decisões difíceis que podem estar travando as coisas no seu escritório. 6. Pra experts - Normalizando as pontuações Essa parte é pra quem quer ficar fera nas Matrizes de decisão. Se você ainda estiver começando, pule para o próximo tópico. Mas se você gosta de matemática e fórmulas, continue... Pra você que já está tirando de letra a matriz de decisão, pode ser que precise fazer um pequeno truque pra facilitar sua vida em alguns casos. Nota para o tempo de cada tarefa Por exemplo, digamos que você queira dar uma nota para o tempo que leva pra realizar uma tarefa. OpçõesTempo para realizarTarefa 13 horasTarefa 212 horasTarefa 321 horas Pontuação das tarefas Mas no fim das contas, você quer uma pontuação de 1 a 10 pra cada tarefa em que: 1 ponto representa a tarefa que leva mais tempo (mais demorada) e 10 pontos representa a que leva menos tempo (mais rápida) Pra conseguir isso, você vai ter que fazer, então, uma regrinha de 3 para cada nota e normalizar a escala. De “horas pra realizar”, para “nota de 1 a 10”. Veja, assim, na imagem abaixo que: 3 horas representa 10 pontos (nota máxima)21 horas representa 1 ponto (nota mínima) Relação entre notas e pontos Agora é só achar, portanto, a relação entre quaisquer H horas e P pontos! Olha como é simples: A proporção entre as distâncias marcadas na imagem deve ser a mesma para as duas escalas: Veja só: A distância menor está para a maior assim como: (H-21) está para (3 - 21) e(P-1) está para (10 - 1) Viu só, regrinha de 3. Agora é só resolver a continha: (H-21) ➗ (3 - 21) = (P - 1) ➗ (10 - 1)P = 1 + (21 - H)/2 Agora você pode aplicar, portanto, essa formulinha pra normalizar a coluna: OpçõesTempo para realizarTempo em pontosTarefa 13 horas1Tarefa 212 horas5,5Tarefa 321 horas10 Obs: Complicou? Não precisa ter receio! Na planilha que vou dar de modelo tem uma aba que faz a normalização dos pesos pra você. ;) Agora que suas colunas já estão com notas normalizadas de 1 a 10, é só aplicar, então, os pesos como a gente fez antes e pronto! Dessa forma, você vai conseguir dominar qualquer decisão ! 7. Sua vez - Baixe sua planilha Agora é a sua vez de tomar decisões de alto nível. Clique aqui para uma cópia online (Google Spreadsheets) Clique aqui pra baixar sua planilha (Excel) Use esta planilha modelo para escolher o melhor programa para seu escritório e pra tomar várias outras decisões importantes. Na hora de definir um programa para a gestão do seu escritório, um programa que não pode faltar é o SAJ ADV. Ele certamente vai ter uma nota máxima para várias das características que você vai levantar na sua planilha! E, se você precisar de um Software de Cálculos previdenciários e trabalhistas para seu escritório, fique de olho no Cálculo Jurídico, minha paixão. Aproveite, então, e faça bom uso da sua planilha. Conclusão - Leve pra casa a matriz de decisão Você descobriu, então, um método incrível para tomar decisões racionais levando em conta os diferentes pontos de vista no seu escritório: a Matriz de Decisão. Isso vai poupar, assim, muita dor de cabeça, evitar brigas e te dar a certeza de que está tomando a melhor decisão para o seu escritório. Além disso, com o tempo, vai te tornar especialista em tomar decisões importantes da forma mais racional e abrangente possível! Aproveite a planilha, e não deixe de conferir o SAJ ADV e o CJ para seu escritório! Por fim, se gostou dessas dicas, conte pra mim nos comentários aqui embaixo, pois vou adorar saber o que você achou! Quer ficar por dentro de tudo sobre Gestão de Escritórios de Advocacia? Faça abaixo seu cadastro e receba os materiais do SAJ ADV em seu email.

<img src="https://cdn2-blog.sajadv.com.br/wp-content/uploads/2019/06/profile_round-234x230.png" width="1" height="1" alt="Maurício Moraes" class="avatar avatar-1 wp-user-avatar wp-user-avatar-1 alignnone photo" /> Maurício Moraes

Maurício Moraes