Como fazer um benchmarking no seu escritório de advocacia

Benchmarking é uma avaliação comparativa das melhores práticas do mercado. O estudo fornece subsídios para a melhoria de processos operacionais e serviços.

Como melhorar o escritório de advocacia com base no que o mercado faz

Uma característica de quem empreende é buscar ininterruptamente maneiras de melhorar sua eficiência operacional. Mas, além dela, há uma característica ainda mais fundamental: a de conhecer profundamente o que se faz no mercado. Para isso, faz-se o que se chama de benchmarking.

Em uma frase, o benchmarking é uma avaliação comparativa da organização a partir das práticas standand do mercado. Ou seja, é lançar um olhar analítico para o que existente de melhor em grandes players e, disso, tirar insights ou validar as do próprio negócio, com vistas a incrementar a performance. Em bom português, é aprender com quem sabe fazer bem.

Mas, tampouco se trata de simplesmente copiar a concorrência, transpondo o que se faz, de maneira acrítica, ao próprio negócio. A lição que um benchmarking deixa para a organização é o convite para superar as próprias limitações e reinventar práticas comprovadas no mercado dentro do próprio negócio, em um processo de inovação e de competitividade sadia.

Então, como funciona o benchmarking na prática? É o que vamos ver neste post. Portanto, acompanhe!

Tipos de benchmarking

Certamente, você já deve fazer, de maneira mais ou menos estruturada, o benchmarking dentro do escritório de advocacia. Aliás, o processo surge, muitas vezes, naturalmente dentro do negócio. Por exemplo, se você é advogado-gestor, certamente troca informações sobre gestão em advocacia com outros colegas de profissão, certo?

Se você começa a perceber um escritório concorrente crescendo, certamente passa a olhar para ele com mais atenção, avaliando o que fez para obter tal resultado.



Por isso, já de maneira intuitiva, entendemos que essa avaliação pode trazer ideias, auxiliar a tomada de decisão e subsidiar o crescimento e a sustentabilidade do negócio. Se realizada de maneira estruturada, então, melhor ainda.

Para começar a fazer benchmarkings estruturados dentro do seu escritório de advocacia você precisa determinar qual o melhor modelo para seus fins. Vai lançar um novo serviço? Talvez seja o momento de observar a concorrência. Quer ganhar maturidade na gestão financeira do escritório de advocacia? Talvez seja o momento de observar como empreendedores das mais diversas áreas fazem isso.

Em suma, já deu para perceber que o benchmarking vai depender do seu objetivo. Por isso, a técnica se divide em vários tipos. Vamos ver cada um deles.

benchmarking na advocacia

1. Competitivo

Neste modelo de benchmarking, o foco de sua análise recai sobre a concorrência. Seu objetivo será identificar tendências para embasar os investimentos da banca, superá-la, sair na frente ou, então, aprimorar suas próprias operações ou serviços.

Esse é o tipo de benchmarking mais difícil de fazer, já que o acesso aos processos de outra organização é limitado em vários sentidos.

Justamente por isso, esse é o modelo mais clássico.

2. Funcional

Neste modelo, o foco está em um processo operacional. Por isso, nesse caso, o escopo do trabalho não precisa – na verdade, nem deve – estar restrito à concorrência.

Antes de que você pense que esse tipo de informação é útil apenas para fins de contraste, dizemos que ela vale muito mais.

Aliás, o benchmarking com organizações aparentemente bem diferentes é a maior fonte de ideias e até de inovações para o negócio. Empresas de outros segmentos podem aportar práticas aplicáveis ou adaptáveis a seu negócio. E esse é mais um jeito de virar tendência.

3. Cooperativo

Se você é muito forte em algum ponto, mas precisa melhorar em outros, talvez este modelo seja interessante. Nele, você fecha uma parceria com outra organização com vistas a compartilhar informações sobre processos, modelos de negócios e práticas de gestão.

Então, aqui, uma aprende com a outra. Vale selecionar uma organização que queira aprender com você e, claro, com que você tenha também o que aprender.

4. Interno

No benchmarking interno, a própria organização vira modelo para si mesma. Evidentemente, neste caso, ela precisa ser suficientemente grande para ter vários setores no mesmo segmento.

As fases de um benchmarking

Cada tipo de benchmarking serve a um fins específicos. A depender do momento do escritório de advocacia, bem como da maturidade da gestão, cada um ou até mais de um pode ser utilizado para o mesmo fim.

Independentemente disso, há um padrão de condução que podemos dividir metodologicamente em 8 fases.

1. Análise interna: olhe para seus processos

Para começar, um benchmarking é feito sobre um dado da empresa que ela pode comparar com a concorrência. Assim, para que faça sentido e aporte, de fato, ideias para a organização, esta precisa conhecer-se.

Quando falamos em conhecer-se, isso parece algo autoevidente. Mas não é. Isso porque gestores, por via de regra, têm pouco ou muito pouco conhecimento sobre os seus processos. Primeiro, porque eles não os vivenciam na prática, carecendo de visão de ponta a ponta. Depois porque, a depender da empresa, o time não dá o feedback necessário sobre os problemas e gaps para que eles possam tomar providências.

Assim, quando falamos em conhecer a empresa, sobretudo no que diz respeito a suas operações, vale ir a fundo, dar protagonismo ao time e a quem sente as dores da execução.

2. Identifique players de excelência

Nesta fase, você vai selecionar as empresas que quer estudar. Aqui, é importante que a seleção seja feita em função de seu objetivo.

Por um lado, se o natural é buscar referências bem parecidas, em termos de porte, estrutura e serviços, por outro vale buscar organizações que destoem um pouco mais da sua.

As primeiras vão servir de grupo de controle, por assim dizer. Já as segundas podem trazer pontos importantes para confronto.

3. Defina um método de coleta de dados

Neste ponto, você verá o que e como vai abordar as organizações que deseja conhecer. As informações que você precisa são públicas e conhecidas? Se for um serviço, talvez você consiga mais facilmente, acessando fontes como artigos, estudos, relatórios públicos etc. Uma dica é participar de eventos em seu segmento.

Aliás, já conhece o ADV Conference? É um grande momento para conhecer profissionais de outras regiões, práticas e tecnologias da advocacia.

A depender do tipo de benchmarking, você terá acesso a membros da organização ou até visitará a organização. Então, pode criar um roteiro de entrevista ou um momento para a troca de conhecimentos.

Saiba que esse processo de pesquisa pode não ser fácil. Normalmente, as empresas escondem alguns segredos – aliás, você não esconde os do seu escritório? A depender do caso, a opção pela cooperação, em vez da competitividade, pode ser a mais acertada.

4. Analise: começou o benchmarking propriamente dito

Essa fase é em campo. Nesse momento você vai coletar todas as informações de que precisa. Procure se ater a seu roteiro, para não deixar de fora.

5. Compare: confrontar dados internos com seu benchmarking

Já com os dados em mãos, você vai tabulá-los e, então, terá condições de confrontar os dados coletados com os que obteve na primeira fase do benchmarking.

A dica aqui é que comparar-se com os demais negócios não é olhar acriticamente para o que os outros fazem. Analise as práticas dos demais levando em conta seu próprio contexto e o contexto deles.

Feito isso, começa o planejamento de suas próprias ações. Utilize os dados do benchmarking para seguir ou se diferenciar de tendências, por exemplo. Essas são as suas referências.

6. Planeje seus projetos de melhorias e implemente

Nesta fase, você vai colher os frutos de todo o trabalho de coleta e análise de informações precedente, pois está pronto para desenhar os planos de melhoria ou de inovação do próprio escritório, transformando o conhecimento em prática.

Este também, no entanto, é o momento de ter mais cautela. Afinal, o que é bom na concorrência nem sempre é bom para o seu negócio. Não basta simplesmente copiar o que os outros fazem. A chave é entender o mercado, suas tendências e movimentos, e saber adaptar o que aprendeu à realidade e ao momento da sua empresa, até para que ela não perca suas características.

Mas o trabalho não termina por aqui. Pois, depois de um tempo, um novo benchmarking se fará necessário, para revalidar suas próprias ações e detectar novas oportunidades.

7. Retroação: é hora de começar um novo benchmarking

Partindo do suposto de que o mercado permanece em transformação, novos benchmarkings também se fazem necessários de tempos em tempos.

Por isso, incluímos ainda uma etapa de retroação. Evidentemente, para os próximos, talvez seus players não sejam os mesmos. Talvez, os objetivos do escritório sejam outros, e as motivações, distintas. O que você não pode, no entanto, é atuar sem dispôr de um benchmarking.

Assim como outros relatórios gerenciais, eles embasam a tomada de decisão, dando segurança aos gestores e ao negócio como um todo.

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