Como melhor delegar tarefas em escritórios de advocacia

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Delegar tarefas é uma das dicas de gestão de tempo mais disseminadas nos últimos tempos, seja em jornais, revistas, livros ou no Linkedin Pulse. Mas você sabe o que realmente significa delegar tarefas? A obra Delegar tarefas com segurança de Jonathan Coates e Claire Breeze é enfática: quando o gestor delega ganha mais tempo para se dedicar a aspectos mais importantes do seu trabalho e a sua equipe de colaboradores desenvolve novas habilidades. No entanto, a atividade não diz respeito apenas a transferência de tarefas de uma pessoa para outra, exige boa comunicação interna, acompanhamento contínuo e conhecimento das competências de cada membro da equipe. Além disso, o profissional com perfil centralizador não tem tempo para investir em planejamento estratégico.

Quando se fala em escritórios de advocacia, é comum uma única pessoa acumular atividades. O advogado abre seu escritório e ainda com poucos clientes se desdobra para realizar a gestão financeira, fazer petições, ir à audiência, às reuniões, etc. Mas com o aumento da carteira de clientes é preciso alinhar crescimento, atendimento de qualidade e aumento da produtividade e, portanto, delegar tarefas se torna um passo indispensável para o sucesso do escritório de advocacia. Entre as vantagens em aprender a delegar tarefas nos escritórios, podemos citar: concentração do gestor em atividades que exigem decisões estratégicas, aumento das competências dos sócios e colaboradores e ampliação da confiança e motivação da equipe de trabalho, já que mais pessoas passam a se envolver nos processos e rotinas do escritório.

Abaixo montamos um passo a passo para que a delegação de tarefas seja colocada e prática pela gestão de escritório de advocacia.

Como delegar tarefas em escritórios de advocacia em 5 passos

Organize as atividades

Não há como delegar tarefas sem a organização da agenda do escritório de advocacia. Antes de decidir quais atividades serão transferidas é necessário criar uma lista que conste a programação diária, semanal, mensal e anual do trabalho. Nela, também deve conter os objetivos de cada tarefa, possíveis problemas que podem ocorrer durante sua execução e onde seu tempo pode ser empregado ao repassar essa demanda para outro sócio ou colaborador do escritório. Uma dica para montar essa relação é criar uma tabela como as classificações retiradas do livro Delegar tarefas com segurança: preciso fazer isto sozinho, tarefas essenciais que precisam ser feitas corretamente, gosto de fazer isto, por que outra pessoa deveria fazer isto? e tarefas que posso delegar.

Escolha os responsáveis

Depois de organizar a agenda e listar quais as atividades serão delegadas, chegou a hora de escolher quais colaboradores serão associados a essas demandas. Nessa fase existem diferentes níveis de delegação: total, quando alguém assume inteiramente a tarefa; dividida, quando a gestão separa a demanda em parte e cada um assume uma responsabilidade; por substituição, quando o gestor estiver ausente e o sócio ou parceiro assume grande parte da atividade; e com recomendações, nesse nível o membro da equipe não está preparado para assumir inteiramente a responsabilidade, mas pode contribuir para sua realização. Nessa etapa é importante conhecer as competência de cada um, para que a tarefa seja delegada para o responsável correto. Além disso, é importante que a nova responsabilidade seja assumida de forma gradual para reduzir os erros na execução das atividades.



Supervisione a execução da atividade

Nessa fase do processo de delegar tarefas é preciso estabelecer quais são as novas atribuições, o que será aprendido com a nova responsabilidade e também qual será o poder de decisão do colaborador caso haja algum imprevisto. É importante ressaltar ainda que essa supervisão não significa gerenciar cada passo, mas estabelecer feedbacks periódicos para que a demanda seja resolvida de forma satisfatória.

Analise o resultado

A avaliação é essencial para verificar se o objetivo final da tarefa foi cumprido e quais foram as dificuldades e aprendizagens que o colaborador teve em sua realização. Além disso, essa fase é essencial para ouvir o sócio ou parceiro e incentivar a autoavaliação constante.

Invista em um software de gestão

delegar tarefas



Para quem pretende otimizar ainda mais o seu tempo com a transferência de responsabilidades a outros membros da equipe de trabalho, existem softwares jurídicos que fazem a gestão de atividades do escritório de advocacia. O SAJ ADV, por exemplo, possui um módulo de gestão de atividades que permite que o ato de  delegar  tarefas seja feito de forma automática por meio da solução. Nele é possível delegar atividades para advogados ou aos colaboradores do escritório, desde tarefas simples como digitalizar documentos até obrigações referentes a prazos processuais e atendimentos. Para mais informações, você pode clicar aqui e assistir ao vídeo que explica o funcionamento da solução.

Como a delegação de tarefas é feita em seu escritório de advocacia? Quer testar a funcionalidade de delegar tarefas do SAJ ADV? Clique aqui e teste gratuitamente por 15 dias.

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