Gestão de equipe jurídica com o SAJ ADV
A gestão de equipes na advocacia é uma atividade que visa organizar e otimizar as tarefas dos colaboradores, mantendo-as alinhadas com o desejo do cliente e mantendo a motivação dos colaboradores
- Funcionalidades SAJ ADV
- Aline de Souza Pereira
- 10 de março de 2021
- Atualizado em: 28 de fevereiro de 2022
- Tempo de Leitura: 7 minuto(s)
Como fazer a gestão de equipe jurídica com auxílio de um software para advogados ?
Montar uma equipe de alta performance é um grande sonho de muitos gestores. Não só montar. Transformar e desenvolver a equipe para atingir excelentes resultados também é algo que muitos almejam. No Direito, isso também é realidade. No entanto, para atingir o objetivo, é necessário contar com uma boa gestão da equipe jurídica.
A gestão na advocacia é muito mais do que não perder prazos, apesar de essa também ser uma atividade essencial. Mas a gestão do time é um ponto chave para a garantia de sucesso em todas as atividades que o escritório envolve.
Sem uma boa gestão de equipe, as atividades não são entregues nem no prazo e nem com a qualidade necessária. Por isso, manter um alinhamento com as expectativas da empresa e dos clientes e ainda, manter a motivação da equipe é um grande desafio para os gestores.
É por essa razão que hoje, vou te contar um pouco mais sobre gestão de equipes e como fazer isso usando a tecnologia de um software jurídico, como o SAJ ADV.
O que é necessário para uma boa gestão de equipes?
Você já deve ter escutado ou lido em algum lugar sobre metodologias ágeis, não é mesmo? Bom, se sim, você sabe que esse é um assunto que muitos palestrantes e gestores de grandes empresas gostam de falar sobre. Isso porque, de fato, é uma maneira de melhorar a organização da sua empresa e fazer um boa gestão de equipe jurídica.
O que é Kanban?
A primeira metodologia que costumam apresentar é o kanban. Essa metodologia é basicamente formada por três quadros, onde um fica uma lista de todas as coisas a fazer (to do), uma segunda lista com o que a pessoa está realizando (doing) e o que já foi feito (done).
Com essas listas fica mais fácil organizar e priorizar as tarefas. Embora pareça algo muito individual, é possível fazer a gestão das equipes utilizam o método. Se vocês compartilham o uso de uma ferramenta, por exemplo, o Trello, ou até mesmo um quadro branco que fica no escritório, todos podem ver as atividades a realizar e ajudar uns aos outros com as tarefas.
Assim, é mais fácil garantir o sucesso das atividades e uma boa gestão da equipe jurídica
Como funciona o SCRUM ?
Os scrum segue uma linha parecida. Inclusive, muitas empresas juntam as duas metodologias para otimizar ainda mais as atividades.
Basicamente a diferença do scrum é que nessa metodologia, as atividades são dividas em projetos. Cada projeto possui um dono. Além disso, no scrum as entregas se dividem em dois blocos: o backlog e a sprint.
O backlog é o todo. Ou seja, é um bloco que engloba uma grande entrega – pode ser o projeto completo ou uma parte importante dele. A sprint são os blocos menores que dividem um backlog.
Por exemplo, um produto precisa ser entregue em um mês. Nesse mês, as atividades serão divididas em semanas, cada entrega semanal é uma sprint. Assim, ao final do mês, todas as atividades entregues formam a entrega final do produto, ou seja, o backlog.
Essas são duas metodologias ágeis que podem ser utilizadas em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, para fazer a gestão da equipe jurídica.
Além delas, fazer a gestão de equipes com um software jurídico também é bastante recomendado. Veja como fazer a gestão de equipes com um sistema de gestão.
Como utilizar um sistema de gestão para gerenciar meu time?
Uma das maiores vantagens de utilizar um software jurídico para gestão de escritório de advocacia ou departamento jurídico é concentrar o gerenciamento.
Isso porque, em um sistema de gestão, você consegue fazer não só a gestão de prazos processuais, como também a gestão financeira do escritório e a gestão de equipes.
Em sistemas para gestão jurídica, geralmente é possível alinhar os calendários de todos os colaboradores. Assim, a distribuição de tarefas é mais justa e ninguém se sente sobrecarregado.
Além disso, nesses sistemas, é possível atribuir “donos” para as atividades. Dessa forma, pode-se alinhar o uso do sistema com uma metodologia ágil, como o scrum.
Também é possível organizar os atendimentos a clientes de acordo com os horários disponíveis dos advogados e advogadas. E claro, contabilizar de maneira correta as horas que cada colaborador trabalhou.
Agora que você já entendeu sobre metodologias e conheceu um pouco sobre como funciona um sistema como ferramenta de gestão, é hora de eu te contar o motivo pelo qual você clicou neste artigo. Continue a leitura para descobrir como fazer a gestão de equipe pelo SAJ ADV, software jurídico.
Como fazer gestão de equipes com o SAJ ADV – software jurídico?
Em primeiro lugar, é importante que você saiba que para fazer a gestão de equipe jurídica com o SAJ ADV é importante fazer o cadastro dos usuários.
A quantidade de cadastros de usuários no sistema vai depender, é claro, do seu plano contratado. Isso porque, cada plano do sistema possui um limite de usuários. Veja nossa página de planos e preços.
Após contratar o plano ideal para o número de colaboradores do seu escritório, é o momento de cadastrar os usuários.
Como cadastrar um usuário no sistema?
Para cadastrar um usuário, basta clicar na ferramenta de engrenagem no canto superior direito na aba inicial.
Em seguida, você deve clicar em cadastros gerais. O sistema apresentará uma tela com opções de configurações de cadastro. Uma dessas, é claro, é usuários. Clicando na opção, mais uma vez, o sistema apresentará uma nova tela. Nessa, você deve clicar em “+” ou “+ novo”, preencher os campos obrigatórios. O campo “informe uma pessoa” se refere à sua pessoa dentro do sistema e o campo “perfis de usuários” se refere aos perfis de acesso ao sistema.
As informações obrigatórias são o
- E-mail de login individual;
- Forma de autenticação;
- Unidade organizacional – para escolher basta clicar na lupa
- Senha: 6 dígitos contendo letras e números;
- Perfil do usuário;
- Informe uma pessoa;
- Selecionar para que o usuário troque de senha no próximo acesso;
- Grupos de trabalho
E então é só salvar.
Como alterar a senha?
Para fazer a alteração de senha, anteriormente mencionada, basta também clicar na ferramenta de engrenagem no painel principal, ir até usuários, procurar pelo usuário que você deseja e clicar sobre o ícone de um prancheta. Como mostra a imagem abaixo:
Por fim, é só informar a nova senha e salvar. Após cadastrar todo seu time, você já consegue utilizar o sistema para fazer uma boa gestão de equipe jurídica.
Como excluir um usuário?
Independente de quão boa é a sua gestão de equipe jurídica, vez ou outra colaboradores saem da empresa. Quando isso acontece, é importante fazer a exclusão do usuário dentro do sistema, a fim de evitar perdas e vazamentos de dados.
Para excluir um usuário, os passos são os mesmos dos anteriores. Cadastros gerais > usuários. Então, você deverá procurar pelo usuário que deseja excluir. E finalmente, clique sobre o ícone de lixeira para realizar a exclusão.
Como desabilitar usuários do sistema?
Os passos iniciais se repetem até o momento da pesquisa do usuário. Em seguida, é o momento de passar o mouse em cima de um ícone que parece uma seta. Quando o sistema exibir as opções de edição, basta clicar em desabilitar.
Como criar novos perfis e permissões
Por fim, uma outra configuração a se realizar no SAJ ADV é adicionar um novo perfil ou conceder uma nova permissão de acesso a determinada funcionalidade.
Para fazer essa criação, o passo a passo toma outra forma. Agora, para fazer isso você deve ir em cadastros gerais > perfis e permissões. Na tela que o sistema apresentará, você deve clicar em “+” ou “+ novo”. Ao lado direito, você irá digitar, portanto, o nome que desejar e clicar na opção salvar.
Para finalizar, você deve ir até cadastros gerais > unidades. Na tela seguinte, clique sobre o ícone de prancheta para examiná-lo. E por fim, clique em salvar.
O que são os grupos de trabalho ?
Para facilitar ainda mais a gestão de equipe jurídica do seu escritório, o SAJ ADV tem a possibilidade de criação de grupos de trabalho. Esses grupos são, basicamente, uma divisão de pessoas do time em áreas. Assim, dentro do sistema, o acesso às funcionalidades se relaciona com o grupo do trabalho que utiliza a funcionalidade.
Por exemplo, apenas o time financeiro tem acesso ao controle financeiro do SAJ ADV.
É importante ressaltar que sim, uma mesma pessoa pode estar em mais de um grupo de trabalho, bem como, as funcionalidade podem ter mais de um grupo de trabalho também.
Grupos de trabalho em processos
Por padrão, o SAJ ADV permite acesso aos processos os usuários ou grupos de trabalho vinculados a ele. Também os usuários ou administrados com permissão de visualizar tudo podem ter esse acesso.
Mas como exatamente o grupo de trabalho contribui com a gestão de equipe jurídica?
Bom, a resposta é simples. Você pode dividir os advogados e advogadas do escritório de acordo com as áreas de atuação, ou seja, os responsáveis por Tributário formam o grupo de trabalho tributário, e assim por diante.
Assim, os advogados dessa área tem acesso aos processos de Direito Tributário. Em caso de departamentos jurídicos, por exemplo, é possível fazer grupos de trabalho por unidade de negócio da empresa.
Com isso, é possível organizar melhor as atividades e impor as responsabilidades. Assim a gestão de equipe jurídica ficou ainda mais fácil.