Como fazer uma assinatura digital: confira o passo a passo

• Equipe SAJ ADV
• 23 de agosto de 2018
• ATUALIZADO EM: 28 de abril de 2020
• TEMPO DE LEITURA: 5 minuto(s)
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A assinatura digital ainda provoca dúvidas nos advogados ou profissionais que precisam assinar digitalmente um documento. Muitos, por exemplo, não sabem bem por onde começar. Neste post, vamos te ajudar a entender melhor esse conceito e como fazer uma assinatura digital com segurança.

Para quem ainda não está familiarizado com o termo, assinatura digital é uma maneira segura de assinar aqueles documentos que precisam transitar em meio eletrônico, como é o caso do PDF, por exemplo. Toda assinatura digital está associada a um certificado digital e é por meio dele que os dados do usuário ficarão protegidos e sem risco de serem violados. Ou seja, assim como o RG é a comprovação da identidade de uma pessoa, a assinatura digital com certificação é a forma que o advogado tem de se legitimar no ambiente online.

Isso quer dizer que, antes de ter uma assinatura digital, o advogado precisa, primeiro, ter um certificado digital. Por determinação legal, assinaturas digitais feitas com certificado digital detêm validade jurídica. São, portanto, inquestionáveis. Essa orientação está expressa no art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2.

Mas, afinal, como obter um certificado digital?

O processo costuma ser bem simples e bem mais fácil do que o procedimento da assinatura em si. Basicamente, o usuário precisa:

• optar pela compra;
• preencher o cadastro;
• escolher o certificado;
• selecionar o período de armazenamento;
• cadastrar as senhas;
• fazer a validação pessoal;
• começar a usar o certificado digital para assinar documentos.

Assim, ao fim desse check list, o certificado digital já estará ativo. Vai faltar apenas a assinatura em si.

Como fazer uma assinatura digital usando o certificado

Com o certificado digital em mãos é fácil fazer a assinatura de petições e contratos que precisam de validações para atender as determinações da legislação. O mais comum dos documentos que permitem a inclusão de assinatura digital é o PDF. Isso em função da maior segurança e confiabilidade que esse formato de arquivo confere aos documentos, pelo fato de trabalhar com a impossibilidade de ser alterado e pela compatibilidade que detém com outros sistemas.

No entanto, também há outros tipos. O OpenOffice (na versão 3.2 ou superior) e os documentos do Office (na versão 2007 ou superior), por exemplo, são dois deles.

Assim, conheça os 5 passos de como fazer uma assinatura digital em um documento eletrônico, especialmente no formato PDF.

1. Verifique a versão do programa

Não é toda versão dos programas de formato PDF que aceita a assinatura de documentos com o certificado digital. Então, já fique atento a essa questão para não ter retrabalhado. Assim, na maioria das vezes, o problema se resolve com a mera atualização do programa, por exemplo.

2. Abra o documento

Para começar, no entanto, só é possível incluir o certificado digital no documento se ele estiver aberto. Na primeira assinatura é preciso selecionar a opção “Assinar com certificado”. E para chegar até ela, o caminho é: “Preencher e assinar” -> “Ferramentas de preencher e assinar” -> “Assinar com certificado” -> “Avançar”.

3. Demarque o local onde a assinatura deve ficar

O cursor do mouse adquire a forma de cruz quando a opção “Assinar” é selecionada. Isso significa que a assinatura está pronta para ser incluída no documento. Para tanto, é preciso demarcar o local onde ela deve ficar: clique ali e segure o botão do mouse enquanto seleciona a extensão que a assinatura deve ocupar. Assim, ao concluir a seleção, solte o botão.

4. Escolha a assinatura mais adequada (se for esse o caso)

Feita a seleção do espaço em que deve constar a assinatura, uma outra tela é ativada para que se faça a seleção do certificado. Quem possui somente um certificado, não terá dúvidas de qual escolher. Por outro lado, as pessoas que são detentoras de duas certificações digitais precisam cuidar para usar a que estiver realmente ativa. Feito isso, é só concluir com o comando “Assinar”.

5. Salve o documento

Todo documento assinado com o certificado digital precisa ser salvo para que o processo de assinatura seja completado. No entanto, nenhuma senha é pedida nesse momento, caso o certificado que o advogado possua seja do tipo A1. Somente certificados do tipo A3 é que pedem que seja informada a senha de autenticação (PIN) para completar o processo de assinatura.

Assim, o documento assinado precisa ser salvo para que o processo da assinatura seja concluído. Mas fique atento. Caso o certificado em uso seja do tipo A3, por exemplo, é preciso informar a senha de autenticação (PIN) para finalizar todo o processo de assinatura.

Então, pronto! Depois de seguir esse passo a passo, o documento PDF já está digitalmente assinado com o certificado digital.

Como inserir uma assinatura digital em documentos Word

E os documentos Word, por outro lado? Também é possível inserir uma assinatura digital neles? Sim! E o processo é muito parecido com o que acontece com documentos PDF. E tão simples quanto.

Então, saiba como fazer uma assinatura digital em Word em 7 passos:

1. Abra o documento

Assim como ocorre com o PDF, o documento Word também precisa estar aberto para poder ser assinado. Em nenhum documento pode ser incluído o certificado com o arquivo fechado.

2. Insira a assinatura

O documento está aberto? Ótimo! Então, é só selecionar “Inserir”, no menu superior esquerdo do documento, e, entre as opções, escolher “Linha de assinatura”.

3. Preencha as informações

Essa é a etapa que mais exige atenção no processo de como fazer uma assinatura digital. Portanto, cuidado para não se distrair. Preencha os campos corretamente para evitar que a assinatura seja invalidada. Assim, o documento irá pedir o signatário sugerido (nome completo de quem está assinando) e o cargo e o endereço de e-mail dele.

Depois disso, mantenha as “Instruções para o signatário” e deixe a caixa “Mostrar data da assinatura na linha de assinatura” selecionada. Então, clique em “Ok”.

4. Insira a assinatura propriamente dita

A essa altura, a assinatura já deve constar no documento. O próximo passo, portanto, é clicar nela com o botão direito do mouse e selecionar “Assinar”. Com esse comando, abrirá uma caixa em que haverá um campo em branco.

5. Preencha a assinatura digital

O campo vazio que surgiu na nova caixa aberta deve ser preenchido com o nome de quem está assinando o documento. Abaixo dessa caixa constam, por exemplo, os dados do certificado digital com que se está assinando o documento Word. Então, após a inclusão do nome, é só clicar em “Assinar”.

6. Confirme

Depois de clicar em “Assinar”, irá surgir uma outra caixa de “Confirmação da assinatura”. Então, basta clicar em “Ok”. Com isso, o documento estará assinado. E caso haja interesse em consultar as informações da assinatura é só verificar as informações na caixa lateral, que se abre à direita do documento. Nele constam as “Assinaturas válidas”.

7. Salve sua assinatura digital

O mais difícil já foi feito. Este é, portanto, o último passo do processo: salvar o que foi feito. Depois disso, então, o documento (assinado com o certificado digital) pode ser enviado para qualquer lugar.

Mas, atenção: o interessante de assinar um documento com o certificado digital é que, se qualquer pessoa tentar alterar as informações do arquivo, ele chega ao destino com a assinatura inválida.

Viu como é fácil assinar um documento eletrônico? Não há mistério sobre como fazer uma assinatura digital. Se essa rotina for recorrente, aos poucos, você irá se acostumar com o passo a passo e saberá exatamente o que fazer.

Gostou de saber como fazer uma assinatura digital em PDF, Word e ainda ser informado sobre como adquirir o certificado digital? Temos muito mais informações relevantes sobre o seu dia a dia para compartilhar com você.

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