Como fazer assinatura digital para advogados
Assinatura digital é uma maneira segura de assinar aqueles documentos que precisam transitar em meio eletrônico. Toda assinatura digital está associada a um certificado digital e é por meio dele que os dados do usuário ficarão protegidos e sem risco de serem violados.
- Tecnologias Jurídicas
- Equipe SAJ ADV
- 23 de agosto de 2018
- Atualizado em: 26 de fevereiro de 2021
- Tempo de Leitura: 5 minuto(s)
Por que investir em assinatura digital para advogados
Muitos advogados e advogadas ainda têm dúvidas sobre como assinar digitalmente um documento. Muitos não sabem nem por onde começar. Afinal, é algo que se popularizou apenas nos últimos anos. E ainda há muitos mitos sobre a segurança e a praticidade da assinatura digital para advogados.
Mas se você ainda tem receio, não se preocupe! Nosso papel é explicar tudo isso para você.
Neste post, então, vamos ajudar você a entender melhor como fazer uma assinatura digital para advogados com segurança e tudo o que você precisa saber sobre essa tecnologia.
Para saber mais, não deixe de conferir!
O que é uma assinatura digital?
Para quem ainda não está familiarizado com o termo, a assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que precisam transitar no meio digital, como contratos eletrônicos, por exemplo.
Toda assinatura digital está associada a um certificado digital e, é por meio dele, que os dados do usuário são protegidos, minimizando, assim, o risco de violação.
Da mesma maneira que o RG é a comprovação da identidade de uma pessoa, a assinatura digital com certificação é a forma que o advogado tem, então, de se legitimar no ambiente online. Na prática, para que o advogado tenha uma assinatura digital, antes ele precisa ter um certificado digital.
Por força do art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2, assinaturas digitais feitas com certificado digital possuem validade jurídica. Isso significa que, hoje, um contrato assinado no meio digital equivale ao documento físico, sem qualquer tipo de questionamento portanto.
Agora que você já sabe o que é uma assinatura digital para advogados, talvez você esteja se perguntando “Mas, afinal, como obter um certificado digital?”.
A boa notícia é que o processo costuma ser simples e bem mais fácil do que o procedimento da assinatura em si. Assim, basicamente, o usuário precisa:
- optar pela compra;
- preencher o cadastro;
- escolher o certificado;
- selecionar o período de armazenamento;
- cadastrar as senhas;
- fazer a validação pessoal;
- começar a usar o certificado digital para assinar documentos.
Depois de realizar todas essas ações, enfim, o advogado conta com um certificado digital ativo. Após isso, falta apenas a assinatura em si.
Como fazer assinatura digital para advogados
Com o certificado digital em mãos, é fácil fazer a assinatura de petições e contratos que precisam de validações para atender as determinações da legislação.
O mais comum dos documentos que permitem a inclusão de assinatura digital é o PDF, já que confere maior segurança e confiabilidade aos documentos. No entanto, também há outros tipos. O OpenOffice (na versão 3.2 ou superior) e os documentos do Office (na versão 2007 ou superior), por exemplo, também aceitam a assinatura digital.
Para saber como fazer uma assinatura digital para advogados, não existe muitas complicações. Por isso, separamos os cinco passos para você usar essa ferramenta.
1. Verifique a versão do programa
Não é toda versão de programas de formato PDF que aceita a assinatura de documentos com o certificado digital. Então, já fique atento a essa questão para não ter retrabalho.
Caso você não possua a versão correta do programa, contudo, não tem problema. Muitas vezes a solução está na atualização do programa, por exemplo.
2. Abra o documento
O passo seguinte é abrir o documento para incluir o certificado digital. Depois de abrir, selecione, então, a opção “Assinar com certificado”.
Para chegar até ela, o caminho é: “Preencher e assinar” -> “Ferramentas de preencher e assinar” -> “Assinar com certificado” -> “Avançar”.
3. Demarque o local onde a assinatura deve ficar
Você pode incluir a assinatura digital em diferentes partes do documento. Por isso, é essencial demarcar o local onde a assinatura ficará.
O cursor do mouse adquire a forma de cruz quando a opção “Assinar” é selecionada. Para tanto, é preciso demarcar o local onde ela deve ficar: clique ali e segure o botão do mouse enquanto seleciona a extensão que a assinatura deve ocupar. Assim, ao concluir a seleção, solte o botão.
4. Escolha a assinatura mais adequada (se for esse o caso)
Feita a seleção do espaço em que deve constar a assinatura, uma outra tela é ativada para que se faça a seleção do certificado. Quem possui somente um certificado, não terá dúvidas sobre qual escolher. Por outro lado, as pessoas que são detentoras de duas ou mais certificações digitais, precisam cuidar para usar a que estiver realmente ativa. Feito isso, é só concluir com o comando “Assinar”.
5. Salve o documento
Todo documento assinado com o certificado digital precisa ser salvo para que o processo de assinatura seja completado. No entanto, nenhuma senha é pedida nesse momento, caso o certificado que o advogado possua seja do tipo A1. Somente certificados do tipo A3 é que pedem que seja informada a senha de autenticação (PIN) para completar o processo de assinatura.
Com esses passos, portanto, o advogado já tem um PDF digitalmente assinado. Muitas vezes, todavia, o profissional também precisará assinar outros tipos de documentos.
Como inserir assinatura digital para advogados em documentos Word
E os documentos em Word? Também é possível inserir uma assinatura digital neles? Sim! E o processo é muito parecido com o que acontece com documentos PDF e tão simples quanto!
Então, aprenda como fazer uma assinatura digital para advogado em Word em 7 passos:
1. Abra o documento
Assim como ocorre com o PDF, o documento Word também precisa estar aberto para ser assinado. Em nenhum documento fechado é possível incluir o certificado.
2. Insira a assinatura
O documento está aberto? Ótimo! Então, é só selecionar “Inserir”, no menu superior esquerdo do documento, e, entre as opções, escolher “Linha de assinatura”.
3. Preencha as informações
Essa é a etapa que mais exige atenção no processo de como fazer uma assinatura digital. Portanto, cuidado para não se distrair! Preencha os campos corretamente para evitar que a assinatura seja invalidada. Assim, o documento irá pedir o signatário sugerido (nome completo de quem está assinando), o cargo e o endereço de e-mail dele.
Depois, mantenha as “Instruções para o signatário” e deixe a caixa “Mostrar data da assinatura na linha de assinatura” selecionada. Então, clique em “Ok”.
4. Insira a assinatura propriamente dita
A essa altura, a assinatura já deve constar no documento. O próximo passo, portanto, é clicar nela com o botão direito do mouse e selecionar “Assinar”. Com esse comando, abrirá uma caixa em que haverá um campo em branco.
5. Preencha a assinatura digital
O campo vazio que surgiu na nova caixa aberta deve ser preenchido com o nome de quem está assinando o documento. Abaixo dessa caixa constam, por exemplo, os dados do certificado digital com que se está assinando o documento Word. Então, após a inclusão do nome, é só clicar em “Assinar”.
6. Confirme
Depois de clicar em “Assinar”, irá surgir uma outra caixa de “Confirmação da assinatura”. Então, basta clicar em “Ok”. Com isso, o documento estará assinado. E caso haja interesse em consultar as informações da assinatura é só verificar as informações na caixa lateral, que se abre à direita do documento. Nele constam as “Assinaturas válidas”.
7. Salve sua assinatura digital
O mais difícil já foi feito. Este é, portanto, o último passo do processo: salvar o que foi feito. Depois disso, então, o documento (assinado com o certificado digital) pode ser enviado para qualquer lugar.
Mas, atenção: o interessante de assinar um documento com o certificado digital é que, se qualquer pessoa tentar alterar as informações do arquivo, ele chega ao destino com a assinatura inválida.
Viu como fazer uma assinatura digital para advogado é fácil? Não há mistério! Se essa rotina for recorrente, aos poucos, você irá se acostumar com o passo a passo e saberá exatamente o que fazer.
Fazer uma assinatura digital é mais simples do que parece. Gostou de saber como fazer uma assinatura digital para advogado em PDF, Word e ainda ser informado sobre como adquirir o certificado digital? Temos mais informações relevantes para o dia a dia da advocacia para compartilhar com você.
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