Como organizar um escritório de advocacia com a tecnologia

O mercado jurídico competitivo pede que os advogados estejam cada vez mais atualizados e conectados a novas tecnologias.

Com a gestão do escritório organizada e as atividades repetitivas automatizadas, os profissionais têm mais tempo para melhorar os serviços prestados. Então, como organizar um escritório de advocacia?

Ainda não conhece as possibilidades de automação do seu escritório de advocacia? Lei o artigo; Consulta processual automatizada: o jeito certo de fazer”

A administração do tempo das tarefas do advogado, por exemplo, é um aliado fundamental para que os profissionais prestem um serviço de qualidade. Por isso, um software para advogados é uma ferramenta essencial na rotina do escritório de advocacia.

Este tipo de ferramenta agrega valor ao escritório e ajuda o advogado a fazer uma gestão de excelência.

Os métodos tradicionais de controle de atividades e prazos, como as planilhas, podem até causar a sensação de agilidade aos profissionais, mas, o software para advogados apresenta benefícios melhores a curto, médio e longo prazos.



Como organizar um escritório de advocacia: planilhas jurídicas ou softwares para advogados?

Manter o uso das planilhas de excel para advogados no processo de como organizar um escritório de advocacia é arriscado, já que as chances de erro são muito maiores.

No início do uso do software, é natural despender um pouco mais de tempo para inserir as informações do escritório no sistema. Mas, este tempo será recompensado logo depois, quando todos estarão integrados ao sistema e terão várias atividades automatizadas.

A fase inicial pede um engajamento do escritório de advocacia.

Quanto mais profissionais envolvidos para inserir as informações, mais rápida será a adaptação ao sistema.

É importante que todos entendam que a tecnologia ajuda na economia e no controle de tempo de tarefas do advogado.

Além disso, o software centraliza  as informações e agiliza o acesso a esses dados.

Depois que as informações estão cadastradas a gestão do escritório fica muito mais fácil.

Um sistema como o SAJ ADV, por exemplo, é uma das maneiras de como organizar processos de um escritório de advocacia, de maneira que os usuários possam criar tarefas que ajudam nos prazos e no controle das atividades. Além de organizar o histórico de atendimento dos clientes e poupar tempo com a criação de relatórios.

software para advogados

Como organizar processos de um escritório de advocacia em um software

Inicie o dia organizando processos

Como organizar documentos de um escritório de advocacia?  Você pode fazer a captura dos processos no início da manhã.

No dia seguinte ou no final do expediente, cadastre os processos registrados por meio da captura e crie tarefas para as próximas atividades.

Se você separar alguns períodos do seu dia para inserir as informações no software para advogados, essa boa prática vai entrar naturalmente na rotina do escritório.

Leia mais em: Gestão de tarefas: como organizar atividades em escritórios de advocacia

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Quando você cria tarefas no software para advogados, os outros usuários têm a responsabilidade de acessar o sistema e ver quais atividades precisam executar naquele dia.

Isso também ajuda para que todos usem o software de forma alinhada.

Uma das principais vantagens em delegar tarefas é manter as atividades do escritório organizadas e visíveis para todos.

O SAJ ADV, por exemplo, disponibiliza um painel de tarefas e envia notificações para que os usuários se lembrem de suas atividades e os prazos de cada uma.

Essa é uma forma de como organizar processos de um escritório de advocacia.

Além de manter a rotina mais organizada, a gestão de processos com software jurídico, amplia a agilidade e segurança na execução dos serviços.

Acompanhe intimações

Outra funcionalidade sobre como organizar um escritório de advocacia, fundamental para os advogados é o acompanhamento das intimações.

No sistema as intimações ficam salvas no histórico do processo e podem ser consultadas a qualquer momento pelos usuários.

Isso promove uma gestão dos processos muito mais organizada e evita que o advogado perca prazos.

Receba alertas de atividades

Os alertas enviados pelo software, por e-mail ou no próprio sistema, ajudam a equipe a organizar sua rotina e a otimizar seu tempo.

Todos os dias, os usuários recebem um e-mail com um resumo das atividades que precisam ser realizadas. Dessa forma, a equipe consegue se organizar com as demandas do dia e não perde tempo com atividades secundárias.

Otimize o atendimento ao cliente

A área do cliente no SAJ ADV também ajuda no controle de tempo de tarefa do advogado.

Por meio dela, o cliente do escritório acompanha a situação do seu processo em tempo real.

Isso poupa tempo na criação de relatórios e reportes ao cliente e a comunicação  fica muito mais fácil.

A relação de confiança entre o escritório e o cliente também fica mais forte. A área do cliente garante uma transparência maior dos serviços prestados.

Conclusão

Ainda que a rotina seja puxada, é possível achar maneiras de como organizar um escritório de advocacia.

A implementação de um software para advogados é uma das opções de melhoria possíveis.

É natural que o início da implementação do sistema exija uma força-tarefa de toda a equipe para que todas as informações sejam inseridas. Mas, depois de colocadas, o software fará a gestão do escritório automaticamente e otimizará o tempo de todos.

No caso dos advogados individuais, a ajuda de um software jurídico é ainda mais importante. Por automatizar uma série de atividades, a rotina fica mais organizada e o controle de tempo de tarefas do advogado é mais eficiente.

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