Respondendo às dúvidas mais comuns de contabilidade para advogados

Tempo de leitura: 10 minutos

(Last Updated On: 28 de novembro de 2018)

Principais dúvidas sobre contabilidade para advogados

Depois de seguir os passos para abrir um escritório de advocacia, tudo fluirá bem, certo? Não exatamente. Existem muitas questões que precisam ser analisadas na hora de gerir a atividade profissional. E muitas delas não são ensinadas nas faculdades de Direito. É o que ocorre, por exemplo, com a contabilidade para advogados.

Manter um escritório de advocacia exige uma boa gestão financeira. Afinal, como qualquer profissão e negócio, a advocacia é o meio pelo qual o advogado obtém seus rendimentos. E um déficit nessa organização pode comprometer uma continuidade equilibrada e produtiva.

As dúvidas existem, e não são poucas. Contudo, não é preciso ficar assustado com números e documentos. Por essa razão, responde-se, aqui, às principais dúvidas sobre contabilidade para advogados!

1. Qual o primeiro passo da contabilidade para advogados?

contabilidade para advogados

O primeiro grande passo para fazer a contabilidade na atividade jurídica é manter um controle financeiro. Ou seja, registrar todos os valores que entram e saem na prática profissional, seja das contas de advogados individuais ou de um escritório de advocacia.



Controlar os impostos, por exemplo, pode evitar despesas maiores desnecessárias. E quanto aos demais gastos, controlá-los pode antecipar transtornos com despesas geradas por equívocos verificados somente em fiscalizações, quando pode ser aplicada uma multa.

Assim, os dados poderão ser organizados, posteriormente, em relatórios. E os resultados dessa análise informarão qual a situação econômica e quais medidas precisam e podem ser adotadas para aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia ou do advogado individual.

2. Como realizar o controle financeiro?

No registro dos custos (passivos), o advogado pode registrar, por exemplo:

  • custos com aluguel e outras contas, como energia elétrica, internet, entre outras;
  • custos com instrumentos da atividade profissional, como aquisição e manutenção de equipamentos;
  • custos com possíveis serviços contratados para a atividade profissional, como consultorias, serviços de marketing e design, por exemplo;
  • despesas tributárias; entre outros.

Ressalta-se que esses custos devem ser atualizados constantemente. Do mesmo modo, não se deve ignorar um custo por não ter recorrência. Afinal, custos imprevistos sempre podem ocorrer. Então, considerá-los no cálculo de contabilidade é essencial.

Já quanto aos rendimentos (ativos), é imprescindível constar, na contabilidade para advogados:

  • os valores recebidos como honorários advocatícios (inclusive montantes liberados de processos antigos);
  • os valores recebidos a título de atendimentos e outros serviços;

A gestão financeira pode ser realizada através de softwares especializados ou mesmo de planilhas de controle financeiro. Ao final dos cálculos, por fim, o profissional terá as contas de resultados. E poderá, dessa maneira, planejar suas atividades futuras conforme os lucros e prejuízos.

3. Quais os benefícios da formalização de empresa na contabilidade para advogados?

Mesmo para advogados autônomos, pode ser benéfico formalizar a empresa, sobretudo pela economia tributária. Trabalhar como autônomo, por exemplo, exige que sejam pagos tributos como imposto de renda e contribuição à Previdência Social superiores aos de uma empresa.

Veja algumas diferenças, considerando a rentabilidade a partir de R$ 3.751,06:

Autônomo Empresa
INSS (porcentagem ao mês) 20% 11% sobre o pró-labore
Imposto de Renda Incide sobre o pró-labore, com pagamento de 22,5%. Não incide se o pró-labore não for alto de alto valor.
Tributos gerais De 42,5% a 50% de tributação. Percentual máximo de 16,85% na opção do Simples Nacional.

Portanto, é benéfico formalizar um empresa quando as alíquotas incidentes sobre os rendimentos do advogado autônomo superam aquelas incidentes sobre os da pessoa jurídica.

4. O que é o Simples Nacional e quais os benefícios?

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, voltado às micro e pequenas empresas. Assim, simplifica e favorece a tributação incidente sobre elas, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. Consoante a Resolução CSGN nº 140/2018, aplica-se:

  • às microempresas que faturem, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais); e
  • às empresas de pequeno porte que faturem, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais).

Preenchidos os requisitos da Lei Complementar nº 123/2006, o advogado poderá, então, optar pelo Simples Nacional:

  • em até 180 dias, a partir da data de constituição junta à OAB;
  • até 30 dias da liberação do cadastro junto à Prefeitura em que o escritório está localizado;
  • no mês de Janeiro de cada ano.

São diversos os benefícios do Simples Nacional em questões de redução tributária, como se verifica pela legislação e pelos cálculos de contabilidade para advogados. No entanto, o benefício de maior destaque, como já observado, refere-se à isenção do Imposto de Renda, nos moldes do art. 14 da Lei Complementar nº 123/2006. Assim, ele dispõe:

Art. 14.  Consideram-se isentos do imposto de renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao titular ou sócio da microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, salvo os que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados.

Cabe mencionar, por fim, que foi editada, em 2018, a Instrução Normativa 1808 da Receita Federal, que dispõe sobre o Programa Especial de Regularização Tributária das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte Optantes pelo Simples Nacional. Ou seja, para saneamento de possíveis débitos ou irregularidades tributárias.

5. Sociedade de advogados também se beneficia do Simples Nacional?

Segundo o artigo 15 do Estatuto da Advocacia e da OAB, “os advogados podem reunir-se em sociedade simples de prestação de serviços de advocacia ou constituir sociedade unipessoal de advocacia”. Contudo, pode ainda restar dúvidas quanto à opção do Simples Nacional por sociedades de advogados, simples ou unipessoais, uma vez que o artigo 3º da Lei Complementar nº 123/2006 não traz essa especificidade. Assim, ele dispõe:

Art. 3º Para os efeitos desta Lei Complementar, consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte, a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário a que se refere o art. 966 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso […]

Apesar da incerteza do artigo, segundo o artigo 2º da Resolução CGSN nº 140/2018, as sociedades de advogados também se enquadram nos conceitos de microempresas e empresas de pequeno porte para fins do Simples Nacional. É o disposto no artigo:

Art. 2º Para fins desta Resolução, considera-se:

  1. microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada ou o empresário a que se refere o art. 966 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, e a sociedade de advogados registrada na forma prevista no art. 15 da Lei nº 8.906, de 4 de julho de 1994, desde que: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 3º, caput; art. 18, § 5º-C, VII).

Os cálculos e documentos necessários à contabilidade para advogados, todavia, também devem respeitar a disposições legais do Simples Nacional, aplicáveis às demais modalidades de empresa.

6. Quais os livros necessários à contabilidade para advogados que optem pelo Simples Nacional?

Segundo o artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018, é necessário à contabilidade para advogados que optem pelo Simples Nacional, possuir os seguintes registros e controles, através de livros :

  • Livros Caixa: com a escrituração de toda a sua movimentação financeira e bancária;
  • Livro Registro de Inventário: com registro dos estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;
  • Livro Registro de Entradas: modelo 1 ou 1-A, com a escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;
  • Livro Registro dos Serviços Prestados: com registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;
  • Livro Registro de Serviços Tomados: com registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
  • Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle: caso seja exigível pela legislação do IPI;

No tocante ao Livro Caixa, faz-se uma ressalva no parágrafo 3º, pois é dispensada a sua apresentação, caso se apresente a escrituração contábil, em especial o Livro Diário e o Livro da Razão.

7. Por quanto tempo é preciso guardar os documentos necessários aos cálculos de contabilidade?

Comprovantes das movimentações financeiras são essenciais, inclusive à contabilidade para advogados. Então, os documentos não devem ser descartados imediatamente. Pelo contrário, alguns deles precisam ser guardados por longos períodos. Contudo, ter documentos em excesso pode atrapalhar a organização do advogado individual ou mesmo do escritório.

Assim, vale a pena conferir por quanto tempo é recomendado arquivar determinados documentos e quando é possível liberá-los para abrir espaço na organização e facilitar a gestão documental.

  • Contratação e movimentação de empregados: 20 anos;
  • Impostos e recolhimentos: 5 anos;
  • Extratos bancários: 5 anos
  • Pagamento de aluguel do escritório: 3 anos;
  • Contas de consumo: 90 dias

É preciso lembrar que armazenar documentos na nuvem facilita esse processo de armazenagem e organização!

8. É necessário contratar um contador ou uma empresa de contabilidade?

Certamente, o primeiro passo para se chegar a um resposta é analisar os livros de contabilidade do escritório de advocacia ou do advogado individual e observar se o controle é realizado de modo adequado. Caso haja equívocos ou o controle não seja realizado, é o momento de pensar na contratação de um contador ou de uma empresa de contabilidade.

Contudo, ainda que o controle esteja fluindo bem, há outras razões para pensar nessa possibilidade. Em primeiro lugar, ter um contador facilita na hora de analisar os cálculos de contabilidade para advogados. Capacitados para essas atividade, eles podem verificar equívocos ou dados mais rapidamente e fazer planejamentos tributários, por exemplo. Não obstante, isto economiza o tempo do advogado, que, como é sabido, precisa correr em sua rotina para lidar com os prazos processuais.

Em segundo lugar, há atos, sobretudo para quem opta pelo Simples Nacional, que somente podem ser realizados por um contador habilitado legalmente, como no caso vislumbrado de dispensa do Livro Caixa.

O próprio Livro Caixa, por sua vez, deve conter, conforme o artigo 7º e seu inciso I da Resolução CGSN nº 140/2018:

  • termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; 

Portanto, ainda que a legislação preveja a opção de simplificação da contabilidade para advogados que optarem pelo Simples Nacional e, inclusive, algumas possibilidades de Escrituração Contábil Digital, há questões que apenas um contador habilitado poderá solucionar.

Isto, contudo, não dispensa a busca de conhecimento acerca de contabilidade para advogados. Pode-se, por exemplo, buscar cursos, online ou presenciais. Afinal, é importante que o advogado também tenha controle sobre a gestão e consiga entender a informações repassadas por um contador.

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