Gestão de contratos são procedimentos que visam gerenciar todo o processo de contratação, desde a proposta, a negociação e a criação do contrato até o acompanhamento da execução e finalização.
Os benefícios de um software jurídico na gestão de contratos
Convenhamos: a formalização de negociações em contratos formais de serviços e honorários advocatícios ainda deixa a desejar na advocacia. De fato, o advogado sabe que pode prescindir dessa formalidade. E no entanto, como ela pode evitar problemas. Se você sabe disso e estiver pensando em estruturar uma gestão mais madura de contratos, talvez já tenha se perguntado se um software jurídico pode ajudar.
É exatamente o que vamos responder neste post.
Para começar, vamos falar um pouco da importância da gestão de contratos jurídicos. Depois, vamos abordar, comparando à gestão de contratos jurídicos sem um software jurídico, algumas das suas funcionalidades dos sistema.
Então, para saber mais, não deixe de conferir!
O que é a gestão de contratos?
A gestão de contratos engloba uma série de atividades que vão muito além do monitoramento. Além de acompanhar as etapas do documento, comparando aquilo que foi previsto com o que foi realizado, o gestor deve registrar ações e eventos relacionados ao contrato para fins de controle e auditoria.
Também é importante detectar ocorrências e falhas que podem trazer impactos negativos para a empresa ou o cliente. Por fim, é fundamental que no controle fiquem anexados documentos que comprovem o cumprimento de prazos e obrigações. Assim, atas, fotos, notas fiscais, certificados e outros devem ficar incorporados ao controle.
A gestão de contratos também engloba uma parte estratégica que, infelizmente, muitas empresas não fazem por falta de capacitação e recursos. Cabe à gestão elaborar relatórios pontuais que retratem tanto o panorama quantitativo quanto qualitativo dos documentos. Também é necessário que o responsável pela gestão de contratos saiba avaliar o cumprimento das obrigações com qualidade, bem como a minimização de riscos decorrentes de cláusulas mal redigidas e arriscadas. Melhorar e fazer críticas aos documentos também é uma tarefa que não deve fugir da gestão de contratos.
A importância da gestão de contratos
Para muitas empresas a gestão de contratos se resume ao acompanhamento de prazos e obrigações. O monitoramento do chamado “ciclo de vida do documento”, isto é, a sua criação, execução e encerramento, certamente são atividades que fazem parte da gestão. Porém, a real importância da gestão de contratos não se resume apenas a este tipo de controle.
Contratos com cláusulas falhas podem trazer problemas e prejuízos para a empresa, isso sem mencionar o risco judicial. Da mesma forma, o descumprimento de obrigações e a quebra de um contrato podem gerar prejuízos que superam as questões financeiras, trazendo danos à imagem e até ao operacional da empresa.
Por estas razões, a gestão de contratos não é apenas uma atividade burocrática vinculada ao controle de prazos e obrigações. Ela também é uma tarefa estratégica que contribui para a gestão de riscos de qualquer negócio e traz impactos significativos para o financeiro.
Uma boa gestão de contratos visa mais do que o controle propriamente. Ela é focada na criação de boas práticas dentro da empresa, além de oferecer melhores argumentos na hora de negociar e reduzir custos junto a fornecedores. Quem não possui um panorama global de seus contratos e fica preso apenas a analises pontuais, como prazos e cumprimento de obrigações, por exemplo, perde em conquistar mais benefícios e vantagens para o seu negócio.
Sendo uma atividade-chave, fica a pergunta: como operacionalizá-la, com ou sem software jurídico?
Gestão de contratos: com software jurídico ou sem?
Agora que você já sabe que a gestão de contratos não se restringe apenas ao monitoramento de prazos jurídicos e obrigações, vamos tratar das ferramentas que facilitam a análise estratégica destes documentos.
Como falamos, muitos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia recorrem às planilhas para fazer a gestão de contratos. Elas são bastantes úteis. Principalmente quando se tem poucas contas.
À medida que esse número começa a crescer, no entanto, as planilhas se tornam bastante limitadas, especialmente quando estamos falando de geração de relatórios e análises globais. Portanto, a gestão precisa amadurecer também. Porque tem coisas que uma planilha não vai entregar
E para isso, contar com um software jurídico que auxilie nesse tipo de tarefa permite que o processo de tomada de decisão de gestores ganhe mais qualidade. Além disso, a empresa pode criar boas práticas e até aprimorar os próprios documentos, visando a minimização de riscos.
Portanto, respondendo à questão: se o escritório tiver muitos contratos, a opção mais assertiva é mesmo um software jurídico. Para menos de 30 processos, a gestão ainda cabe em planilhas.
Aliás, deixo abaixo já alguns materiais gratuitos que produzimos:
Mas, afinal, quais as funcionalidades que um software jurídico soma?
Funcionalidades de um software jurídico para a gestão de contratos
Por meio de um software jurídico é possível visualizar todo o atendimento, cliente a cliente. A partir disso, você poderá verificar atividades, prazos, pagamentos e pendências.
Para comprovar todas as atividades, por exemplo, pode ainda anexar documentos que validem o cumprimento de obrigações do contrato na própria pasta do atendimento.
Além disso, um software jurídico permite que o usuário crie lembretes com relação aos prazos. Isso dificulta que o cumprimento de obrigações seja esquecido e todas as consequências, como aplicação de multas e outras penalidades do documento recaiam sobre a empresa ou o cliente.
No final, você poderá ainda gerar relatórios de análise, organizando e visualizando todo o ciclo de vida do documento. Estes tipos de recursos não são possíveis em uma planilha. A não ser o escritório faça uma pasta física ou digital de cada contrato.
Assim, a gestão de contratos em um software jurídico é muito mais simples, pois todas as informações e dados ficam organizados. Isso auxilia na localização de informações, bem como na atividade de monitoramento.
Software jurídico: gestão de contratos e muito mais
A gestão de contratos, como explicamos, pode ser trabalhosa e ao mesmo tempo ineficiente. Contar com as ferramentas como um software jurídico não é um luxo, mas sim um investimento capaz de trazer retornos e minimizar riscos para o seu negócio.
Ademais, um sistema para advogados pode fazer muito mais pela banca em termos de gestão. Pois centraliza as atividades do escritório de ponta a ponta, incluindo o controle financeiro do escritório, gestão de documentos, gestão de processos judiciais,com segurança, praticidade e transparência.
Para você ver, deixo aqui um artigo sobre o retorno do investimento em um software jurídico.
