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Embora as tradicionais planilhas para advogados ainda sejam amplamente utilizadas, existem formas mais eficientes de se fazer uma boa gestão de contratos. E, sim, estamos falando de um software jurídico!
Para quem nunca pensou em adotar este tipo de ferramenta para a gestão de contratos jurídicos, é fundamental conhecer algumas das suas funcionalidades. Além de melhorar a produtividade do time de advogados, um bom software jurídico pode contribuir para a minimização de riscos para a empresa. Para saber mais, não deixe de conferir!
O que é a gestão de contratos?
A gestão de contratos engloba uma série de atividades que vão muito além do monitoramento. Além de acompanhar as etapas do documento, comparando aquilo que foi previsto com o que foi realizado, o gestor deve registrar ações e eventos relacionados ao contrato para fins de controle e auditoria.
Também é importante detectar ocorrências e falhas que podem trazer impactos negativos para a empresa ou o cliente. Por fim, é fundamental que no controle fiquem anexados documentos que comprovem o cumprimento de prazos e obrigações. Assim, atas, fotos, notas fiscais, certificados e outros devem ficar incorporados ao controle.
A gestão de contratos também engloba uma parte estratégica que, infelizmente, muitas empresas não o fazem por falta de capacitação e recursos. Cabe à gestão elaborar relatórios pontuais que retratem tanto o panorama quantitativo quanto qualitativo dos documentos. Também é necessário que, quem realiza a gestão de contratos, saiba avaliar o cumprimento das obrigações com qualidade, bem como, a minimização de riscos decorrentes de cláusulas mal redigidas e arriscadas. Melhorar e fazer críticas aos documentos também é uma tarefa que não deve fugir da gestão de contratos.
A importância da gestão de contratos
Para muitas empresas a gestão de contratos se resume ao acompanhamento de prazos e obrigações. O monitoramento do chamado “ciclo de vida do documento”, isto é, a sua criação, execução e encerramento, certamente são atividades que fazem parte da gestão. Porém, a real importância da gestão de contratos não se resume apenas a este tipo de controle.
Contratos com cláusulas falhas podem trazer problemas e prejuízos para a empresa, isso sem mencionar o risco judicial. Da mesma forma, o descumprimento de obrigações e a quebra de um contrato podem gerar prejuízos que superam as questões financeiras, trazendo danos à imagem e até ao operacional da empresa.
Por estas razões, a gestão de contratos não é apenas uma atividade burocrática vinculada ao controle de prazos e obrigações. Ela também é uma tarefa estratégica que contribui para a gestão de riscos de qualquer negócio e traz impactos significativos para o financeiro.
Uma boa gestão de contratos visa mais do que o controle propriamente. Ela é focada na criação de boas práticas dentro da empresa, além de oferecer melhores argumentos na hora de negociar e reduzir custos junto à fornecedores. Quem não possui um panorama global de seus contratos e fica preso apenas à analises pontuais, como prazos e cumprimento de obrigações, por exemplo, perde em conquistar mais benefícios vantagens para o seu negócio.
Com software jurídico ou sem?
Agora que você já sabe que a gestão de contratos não se restringe apenas ao monitoramento de prazos jurídicos e obrigações, vamos tratar sobre as ferramentas que facilitam à análise mais estratégica destes documentos.
Como falamos, muitos departamentos jurídicos e escritórios ainda utilizam as velhas planilhas para fazer a gestão de contratos. No entanto, esse recurso é bastante limitado, especialmente quando estamos falando de geração de relatórios e análises globais. Contar com ferramentas que auxiliem nesse tipo de tarefa permite que o processo de tomada de decisão de gestores ganhe mais qualidade. Além disso, a empresa pode criar boas práticas e até aprimorar os próprios documentos, visando a minimização de riscos.
Funcionalidades de um software jurídico para a gestão de contratos
Por meio de um software jurídico é possível não só gerar relatórios de análise, como também organizar e visualizar todo o ciclo de vida do documento. Com um software jurídico, por exemplo, é possível anexar documentos que comprovem o cumprimento de obrigações do contrato na própria pasta do documento. Este tipo de recurso não é possível com uma planilha, que força o escritório a ter uma pasta física ou digital para fazer esse tipo de atividade.
A gestão de contratos em um software jurídico é muito mais simples pois todas as informações e dados ficam organizados. Isso auxilia na localização de informações, bem como, na atividade de monitoramento.
Por fim, os softwares permitem que o usuário crie lembretes com relação aos prazos. Isso dificulta que o cumprimento de obrigações seja esquecido e todas as consequências, como aplicação de multas e outras penalidades do documento recaiam sobre a empresa ou o cliente.
A gestão de contratos, como explicamos, pode ser trabalhosa e ao mesmo tempo ineficiente. Contar com as ferramentas certas não é um luxo, mas sim, um investimento capaz de trazer retornos e minimizar riscos para o seu negócio.
