Controle de processos judiciais: diga adeus às planilhas para advogados
Sistema de controle de processos judiciais são as ferramentas que um escritório de advocacia utiliza para gerir e acompanhar as ações de seus clientes.
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 25 de agosto de 2017
- Atualizado em: 30 de setembro de 2020
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Saiba por que você otimiza a gestão jurídica com um software jurídico
As planilhas fazem parte da vida de advogados. Certamente você, assim como muitos outros profissionais, não imagina a sua vida sem elas. Pudera. Só no que diz respeito ao controle de processos judiciais, há uma série de planilhas jurídicas servindo para a gestão de atividades, de prazos jurídicos, controle de movimentações processuais e por aí vai.
Além disso, na gestão do escritório de advocacia, você também as utiliza. E então, elas servem para controle de clientes, cálculo de honorários advocatícios, para controle de produtividade e para a gestão financeira. E dentro de cada uma dessas atividades, há uma cascata de outras tabelas.
De fato, planilhas resolvem boa parte da rotina do escritório. Tanto sabemos disso que, em nossos conteúdos gratuitos, disponibilizamos inúmeras.
Porém, nós também sabemos, assim como você, que é possível fazer tudo que as planilhas fazem de outro modo – e ele é bem mais seguro e prática -, quando dispomos de um software jurídico.
Isso porque, ao investir em um software jurídico que opera na nuvem, como o SAJ ADV, gestores e advogados conseguem gerenciar dados e informações processuais e do escritório com segurança, num lugar só. Nele, pode-se registrar atendimentos, processos, documentos e até as finanças do escritório. Basta acessar a plataforma de qualquer lugar, que você tem o controle de tudo.
E tem mais! Veja os motivos pelos quais um software jurídico fará você dar adeus às planilhas na gestão de processos judiciais.
1. O sistema centraliza a gestão de processos judiciais
Apesar de muito versátil, no Excel existe uma limitação de recursos quando se trata de compreender a rotina de um escritório de advocacia. Por isso, a grande vantagem de dizer adeus às planilhas no controle de processos judiciais é que você, de fato, centraliza as atividades processuais e do escritório. Aliás, o sistema é pensado para maximizar a centralização das atividades. Para evitar que você precise ficar saltando de aba em aba para buscar informações.
Para começar, isso acontece porque o sistema funciona em qualquer dispositivo. Aliás, em agosto deste ano lançamos o aplicativo mobile, para que você consulte suas atividades na palma da mão.
Ademais, em constantes melhorias, trazemos toda a agenda de atividades: desde atendimentos, passando pelas movimentações processuais e intimações, até audiências. Dentro do sugestão de prazos, de tarefas e documentos pela inteligência artificial. Na parte de gestão de documentos, com ferramentas como o propositor de documentos e funcionalidades como importação e edição, você já consegue criar e armazenar peças processuais dentro do próprio sistemas após importá-las.
Outro ponto é que, no SAJ ADV todos os membros da banca vão trabalhar no mesmo lugar. Ainda assim, cada um terá a visão, no Painel de Controle, de suas próprias atividades. A visão do escritório todo pode ser liberada ou restrita de acordo com as necessidades de administração.
Além disso, com o recurso Área do Cliente, o advogado pode liberar até aos próprios clientes o acesso a seu processo. Com isso, sem esforço, ele oferece a vantagem de um autoatendimento similar aos de bancos, com a transparência e elegância de uma interface pensada para qualquer usuário compreender.
2. Todo o time engajado no controle de processos judiciais
Processos com menos requisitos geram mais engajamento do time, impedindo gaps e erros. Por isso, trabalhamos com esse objetivo em mente.
Como o software jurídico facilita o manejo de agenda de atividades, processos, prazos e documentos, o engajamento na gestão de processos judiciais vai aumentar. Afinal, os advogados verão o quanto podem realizar a mais com um software jurídico.
Esse benefício aparecerá na rotina de todos desde o começo. Para que a transformação inicie logo, promovemos uma força-tarefa para fazer a transição ao sistema. Portanto, o engajamento do time partirá disso.
Como se mostrou no caso da equipe do Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial, de Itajaí (SC). Todos se engajaram na tarefa de migração de sistema. Em apenas um mês, os funcionários realizaram o cadastro de 2.218 processos no SAJ ADV, o que correspondeu a 74% do total do escritório — a tarefa foi concluída no segundo mês de uso do sistema.
Depois que as informações estão inseridas no software, todos têm o controle de processos judiciais e das atividades em mãos, e contribuirão para que ele aconteça rigorosamente. Em pouco tempo, o esforço empenhado na transição será recompensado, já que várias atividades tornam-se automatizadas e o tempo de toda a equipe será melhor aproveitado.
3. Controle completo da movimentação processual
Quando se tem grande volume de processos, administrar todas as informações e prazos que decorrem de cada movimentação processual pode ser complicado. A utilização do SAJ ADV – software jurídico, além de integrar tudo isso, ajuda você na automatização dessas ações.
Você consegue, por exemplo, capturar processos em lote pelo número da sua OAB. Por meio da Central de captura processual do SAJ ADV é possível cadastrar os processos e acompanhar a movimentação processual de forma automatizada, por meio de robôs que fazem a captura nos sites dos tribunais. Além disso, os advogados serão notificados sobre qualquer andamento processual e atualização dos processos que tramitam nos sites dos tribunais.
Com apenas alguns cliques, é possível, então, atualizar a linha do tempo do processo, gerar tarefas e delegá-las, anexar peças e arquivos necessários ou deixar comentários para o grupo.
Dessa forma, tanto os gestores quanto os colaboradores obterão segurança e maior controle de processos judiciais.
Uma outra melhoria recente realiza na aba de controle de processos, é que o usuário pode escolher como deseja visualizar os andamentos dos processos. Ainda nessa aba, você consegue visualizar a data dos andamentos e fazer o filtro desses por período.
O SAJ ADV conta também com um painel de controle que apresenta os andamentos dos últimos 5 dias, o que facilita na visualização do andamento.
4. Sua nova metodologia de controle de processos judiciais
Após a contratação do software jurídico, a equipe do SAJ ADV orienta o time do escritório sobre como usar a ferramenta. E, mirando suas necessidades, ajuda você a traçar suas metas.
Ao personalizar o software para descomplicar a rotina do escritório, a equipe poderá chegar a uma nova metodologia de trabalho. Baseada, de fato, em entrega de valor e performance. A implantação de um sistema inteligente de gestão de processos judiciais cria uma cultura de inovação e de performance. Com isso, a determinação de objetivos e de indicadores de desempenho poderão se tornar realidades na sua banca. E o resultado dessa avaliação será produtividade e melhora nos serviços prestados.
Em suma, essa modernização garantirá o diferencial do posicionamento da banca no mercado jurídico, tornando-a mais competitiva.
5. Faça a gestão de seus processos judiciais de qualquer lugar
Como falei anteriormente, lançamos no ano passado o Aplicativo SAJ ADV. Esse ano, fizemos melhorias e atualizamos o aplicativo.
Agora, além de apenas visualizar as informações, você consegue fazer um controle completo deles de qualquer lugar. Nessa atualização você pode cadastrar os seus processos diretamente no aplicativo. É importante lembrar que esse ainda é um cadastro simplificado, porém já te permite mais agilidade nas suas ações cotidianas.
Além disso, os usuários autorizados – os responsáveis pelo processo – conseguem comentar no processo, isto é, é possível destacar pontos e propor ações diretamente no processo. Sem contar a possibilidade de adicionar, excluir e editar responder os comentários. Assim a comunicação entre os colaboradores envolvidos é muito melhor.
Ainda falando em comunicação, você consegue, por meio do SAJ ADV, compartilhar informações de processos via WhatsApp e outros aplicativos com seus clientes. Assim, seus cliente ficam mais informados e também mais satisfeitos.
Por fim, uma última vantagem que o tanto a versão web quanto o aplicativo do SAJ ADV tem é que é possível visualizar uma linha do tempo do processo. Assim, é possível entender o que ocorreu em cada etapa e determinar ações a serem feitas.
Tecnologia a serviço do controle de processos judiciais
Como vimos, o caminho para chegar ao controle de processos judiciais é a modernização da prestação de seus serviços jurídicos. O primeiro passo desse movimento é dar adeus às planilhas e aderir a um software jurídico.
Sabemos que escolher um software jurídico não é trivial. Como as opções no mercado são várias, indicamos um material que reúne tudo o que você precisa observar antes de escolher o seu software jurídico.
É importante se atentar na hora dessa escolha em alguns aspectos:
- O tamanho do seu escritório
- O seu orçamento
- As necessidades do escritório
- Qual software atende melhor suas necessidades
- Qual traz maiores resultados
Podemos garantir que com a automatização do seu escritório com um software jurídico, além de mais tempo para se dedicar a novos atendimentos, e consequentemente, obter maior lucro, uma vantagem do software é permitir que sócios e colaboradores tenham mais tempo para compromissos pessoais, como estar com amigos e família.
Aliás, você pode começar a sua tomada de decisão fazendo o teste do SAJ ADV. Experimente gratuitamente sem compromisso durante sete dias. Depois, nos conte o que achou!