A maioria dos escritórios começou com um volume pequeno de processos. No entanto, na medida em que a cartela de clientes vai aumentando, é muito comum que ferramentas tradicionais de controle do processo judicial comecem a falhar. Planilhas para advogados, em geral, ajudam. Mas são recursos limitados para lidar com uma quantidade mais significativa de ações.
Para escritórios de advocacia que cresceram, ou querem crescer, é recomendado buscar ferramentas que possibilitem a gestão ágil de processos. No post de hoje vamos tratar sobre os principais problemas quando o assunto é controle do processo judicial e, principalmente, como resolvê-los. Quer ter uma rotina mais ágil e sem perder informações e prazos? Então, não deixe de conferir!
Perco tempo para me organizar para reuniões e atendimentos
Você tem duas reuniões no dia, mas gasta mais tempo se preparando para elas do que falando com o cliente? Quando o cliente liga no escritório, nem sempre você tem os dados e informações necessário para fazer um bom atendimento? Essas situações acontecem com você? Se a resposta foi sim, provavelmente a gestão de processos judiciais do seu escritório é deficitária e nesses casos é fundamental tomar algumas ações que vão além da organização. Um dos grandes problemas de quem usa planilhas e formas mais rudimentares do controle processo judicial é justamente encontrar todas as informações que são necessárias para um bom atendimento. Com um software para advogados é possível anexar uma série de documentos e dados junto ao dashboard do cliente facilitando assim a localização de informações e o atendimento. Com um software além de localizar dados facilmente, o advogado pode imprimir relatórios que também auxiliam na preparação para reuniões.
Tenho uma equipe reduzida para um alto número de processos
Este é um problema cada vez mais comum nos escritórios. Devido à concorrência acirrada, para não perder a lucratividade, muitos acabam sobrecarregando a equipe. Lidar com um alto volume de processos, no entanto, não precisa ser um problema. Usando os recursos certos, sua equipe tem uma boa parte do tempo de trabalho otimizado, o que significa que é possível executar mais tarefas dentro da própria rotina.
Um software jurídico, além de organizar dados do processo e todo o andamento, automatiza uma série de atividades de suporte, deixando o advogado mais livre para focar no que realmente importa. Com um software jurídico, muitas etapas mais burocráticas do controle do processo judicial são resolvidas automaticamente, fazendo com que o advogado tenha mais tempo e mais espaço na agenda para assumir mais processos. Com um software jurídico o advogado consegue gerenciar um volume maior de demandas, sem que isso signifique comprometer a produtividade e a qualidade do seu trabalho.
Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho
O dia a dia de um escritório gira em torno de prazos e compromissos. Justamente por isso, muitos advogados acreditam que, com um pouco de organização, é possível manter o gerenciamento de processos em dia. Porém, a rotina do advogado, assim como de qualquer profissional está sujeita a imprevistos. Além disso, na medida em que o volume de processos cresce, fica cada vez mais complicado gerenciar com efetividade tantos processos.
A fórmula do sucesso para escritórios que conseguem vencer uma rotina atribulada é o trabalho em equipe. Sem um time bem afinado, fica difícil controlar prazos, atender clientes, participar de audiência e elaborar peças processuais com qualidade.
Os softwares jurídicos mais moderno do mercado contam com recursos que facilitam não apenas o controle dos prazos e o fluxo de trabalho, como também favorecem a comunicação. O SAJ ADV, por exemplo, conta com uma funcionalidade que funciona com a mesma lógica das redes sociais. Por meio desse recurso, todos os advogados podem trocar ideias e delegar tarefas em um único processo, facilitando o controle do processo judicial e a execução dos trabalhos.
Estou perdendo prazos e o controle do processo judicial
Perder prazos é uma questão grave para qualquer escritório. Além de prejudicar o cliente, esse tipo de problema pode afetar a imagem da banca e seus profissionais. Perder prazos é uma falha grave que não deve acontecer. Por isso, o advogado deve contar com todos os recursos que permitam fazer o controle do processo judicial, bem como, lembrar o profissional de seus deadlines. Com um software jurídico essas tarefas são feitas automaticamente. Com base na inserção de informações, o próprio software faz os cálculos e também cria lembretes para que nenhum prazo ou compromisso sejam perdidos.
Ter problemas com o controle do processo judicial é algo muito comum e que acontece nos melhores escritórios. Uma vez identificado o problema, é melhor aceitar que ele existe e buscar soluções. Muitos advogados resistem aos recursos, especialmente à tecnologia. Porém, escolhendo e implementando as ferramentas corretas, não demora muito até que a sua rotina e o controle do processo judicial fiquem perfeitamente alinhados!
