Controle do processo judicial são todas as ferramentas que o escritório de advocacia utiliza para a gestão e acompanhamento jurídico eficiente de seus clientes, aumentando o índice de sucesso de seus serviços.
Saiba que soluções podem colocar o escritório em dia com a gestão jurídica
A maioria dos escritórios começa com um volume pequeno de processos. No entanto, à medida que a cartela de clientes vai aumentando, é muito comum que ferramentas tradicionais de controle do processo judicial comecem a falhar. E então começa uma seara em busca das melhores soluções.
Planilhas para advogados, em geral, ajudam. Nós mesmos temos várias delas em nossos conteúdos gratuitos. Mas elas se tornam limitadas para lidar com uma quantidade significativa de ações. Para escritórios de advocacia que cresceram, ou querem crescer, é recomendado buscar ferramentas que possibilitem a gestão ágil de processos. E a tecnologia pode ser um grande aliado do advogado.
Por isso, neste post, vamos tratar dos principais problemas que indicam que você precisa repensar seu método de controle do processo judicial e, principalmente, como implementar soluções para eles.
Quer ter uma rotina mais ágil e sem perder informações e prazos? Então, não deixe de conferir!
Perco tempo para me organizar para reuniões e atendimentos
Você tem duas reuniões no dia, mas gasta mais tempo se preparando para elas do que falando com os clientes? Quando o cliente liga para o escritório, nem sempre você tem os dados e informações necessários para fazer um bom atendimento?
Se a resposta foi sim, provavelmente a gestão de processos judiciais do seu escritório é deficitária. Aliás, este é o primeiro sinal dela. Nesse caso, é fundamental tomar algumas ações que vão além da organização.
Então, cogitou as planilhas jurídicas? Por um tempo, elas suprem as necessidades. Mas um dos grandes problemas de quem apela a formas básicas de controle de processo judicial é justamente encontrar todas as informações que são necessárias para um bom atendimento.
Para controlar um alto volume de processos, só um software para advogados. Com ele, é possível anexar uma série de documentos e dados junto ao dashboard do cliente. Isso facilita a localização de informações e o atendimento. Além disso, o advogado pode imprimir relatórios que também auxiliam na preparação para reuniões.
Tenho uma equipe reduzida para um alto número de processos
Este é um problema cada vez mais comum nos escritórios. Devido à concorrência acirrada, para não perder a lucratividade, muitos escritórios têm uma equipe sobrecarregada.
Lidar com um alto volume de processos, no entanto, não precisa ser um problema. Usando os recursos certos, sua equipe tem uma boa parte do tempo de trabalho otimizado, o que significa que é possível executar mais tarefas dentro da própria rotina.
Um software jurídico, além de organizar dados do processo e todo o andamento, automatiza uma série de atividades de suporte. Assim, as etapas mais burocráticas do controle do processo judicial são resolvidas automaticamente.
Por isso, o advogado consegue gerenciar um volume maior de demandas, sem que isso signifique comprometer a produtividade e a qualidade do seu trabalho. Ao final, sobrará mais tempo e mais espaço na agenda para assumir outros processos.
Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho
O dia a dia de um escritório gira em torno de prazos processuais e de compromissos. Justamente por isso, muitos advogados acreditam que, com um pouco de organização, é possível manter o gerenciamento de processos em dia.
Porém, a rotina do advogado, assim como de qualquer profissional está sujeita a imprevistos. Além disso, à medida que o volume de processos cresce, fica cada vez mais complicado gerenciar com efetividade tantos processos e atividades. São várias intimações, prazos correndo juntos, atendimentos, audiências, horários que se chocam. Em suma, a agenda se torna um caos.
A fórmula do sucesso para escritórios que conseguem vencer uma rotina atribulada é o trabalho em equipe. Sem um time bem afinado, fica difícil controlar prazos, atender clientes, participar de audiência e elaborar peças processuais com qualidade.
Os softwares jurídicos mais modernos do mercado contam com recursos que facilitam não apenas o controle dos prazos e o fluxo de trabalho, como também favorecem a comunicação.
O SAJ ADV, por exemplo, funciona com a mesma lógica das redes sociais. Assim, todos os advogados podem trocar ideias e delegar tarefas em um único processo, facilitando o controle do processo judicial e a execução dos trabalhos.
Outra vantagem é que, da própria atividade que o advogado criou, o sistema apresenta no painel de controle o calendário de atividades. Seja no desktop ou no aplicativo mobile, dessa agenda, o advogado consegue dar início, editar, cancelar ou dar por encerradas todas as suas atividades.
Estou perdendo prazos e o controle do processo judicial
Perder prazos é uma questão grave para qualquer escritório. Além de prejudicar o cliente, isso afeta a imagem da banca e seus profissionais no mercado. Perder prazos é uma falha que não deve acontecer.
Não à toa os advogados temem tanto esse erro. E com o alto volume de processos judiciais para gerir e controlar, não é raro que ele aconteça.
Por isso, o advogado deve contar com todos os recursos que permitam fazer o controle do processo judicial, bem como lembrar o profissional de seus deadlines, se há choque de horários etc.
Mais uma vez, a tecnologia é melhor nesse quesito. Com um software jurídico essas tarefas são feitas automaticamente. Com base na inserção de informações, o próprio software faz os cálculos e também cria lembretes para que nenhum prazo ou compromisso sejam perdidos.
Controle do processo judicial: de problema a solução
Ter problemas com o controle do processo judicial é algo muito comum. E eles não são demérito de escritórios pouco profissionais. Problemas nesse sentido afetam até os melhores escritórios.
O que muda de um para o outro é a urgência da solução. Uma vez identificado o problema, é melhor aceitar que ele existe e buscar formas de resolvê-lo.
Muitos advogados resistem aos recursos disponíveis, especialmente à tecnologia. Porém, escolhendo e implementando as ferramentas corretas, não demora muito até que a sua rotina e o controle do processo judicial fiquem perfeitamente alinhados! E o benefício disso será sentido no retorno sobre esse investimento.
