Melhores dicas de gestão jurídica para o final do ano
A gestão jurídica não é nada mais do que os conhecimentos de gestão aplicados a escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
- Gestão na Advocacia
- Aline de Souza Pereira
- 17 de dezembro de 2020
- Atualizado em: 19 de janeiro de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Como fazer a gestão jurídica de excelência no encerramento do ano
Uma boa gestão jurídica não significa apenas conquistar clientes e causas. É necessário muitos outros conhecimentos para que o seu escritório de advocacia ou departamento jurídico alcancem os resultados que você, gestor, deseja. Por isso, o planejamento é essencial!
Na advocacia, muitos escritórios e departamentos utilizam o recesso forense para fazer esse planejamento e análise dos resultados do ano. Vou te contar agora algumas dicas de como utilizar esse período para organizar as atividades do seu escritório ou departamento jurídico.
Como fazer análise de gestão na advocacia?
O primeiro passo para uma boa gestão jurídica, é então, o colhimento de dados. Tendo os dados dos anos anteriores, e principalmente, do ano que está por findar, você pode analisar todas as atividades com mais cautela e assertividade.
Mas quais dados você deve coletar? Bom, é importante saber que a análise deve ser bastante detalhada. Assim sendo, todas as áreas da empresa devem passar por esse estudo.
Por isso, divida o estudo em análise financeira e analise das atividades dos colaboradores. Defina, então, as principais métricas na advocacia de cada uma dessas áreas e comece o estudo.
Quais as métricas para advocacia?
Para fazer uma análise financeira, é importante ter detalhes de todos os gastos e ganhos do escritório. Você consegue esses dados com facilidade se você faz o fechamento do caixa mensalmente.
Com esses dados em mãos, você identifica quais foram os gastos que não são essenciais e que você poderá evitar no próximo ano. Além disso, você consegue com eles realizar o cálculo do Custo para Aquisição de Clientes (CAC). Esse é um dado importante para identificar se suas ações de marketing, por exemplo, estão fazendo sentido.
Uma outra vantagem de realizar a análise financeira, quando falamos de gestão jurídica, é verificar se os investimentos realizados tiveram o retorno esperado. Além disso, com a análise e controle das finanças, é possível identificar qual foi o saldo final de todas as ações do ano no escritório ou departamento.
Analisar as atividades também é uma tarefa importante que se relaciona com a gestão das equipes. Nesse momento do planejamento, é hora de analisar como foram as entregas dos colaboradores do escritório ou do departamento.
Houveram muitos atrasos compromissos e tarefas? Houve perda de prazos? A distribuição de tarefas foi justa e igualitária? Houve sobrecarga? Nessa hora, é o momento de identificar quais falhas que se relacionam com capital humano ocorreram no ano. Também é importante analisar os saldos positivos nas entregas.
Se você faz um acompanhamento de produtividade, esse é o momento de analisar os resultados dessa métrica e também de conversar com sua equipe para que, se possa encontrar todas as possíveis melhorias a realizar.
Como fazer um planejamento para acertar na gestão estratégica no próximo ano?
Após finalizar as análises de todas as áreas é hora de fazer o planejamento da gestão jurídica para o próximo ano. Para isso, é importante utilizar os estudos que você fez junto da sua equipe e identificar o que será modificado, o que permanecerá, e o que você irão tirar das atividades.
O primeiro passo para o planejamento no próximo ano, portanto, se relaciona com o recesso forense, atendimento a clientes e controle de prazos processuais, que é, a comunicação com os clientes sobre o recesso forense.
É importante que você se lembre que os seus clientes podem não ter noção da suspensão dos prazos, e por isso, acabem não só ficando apreensivos, como ficam cobrando uma posição de sua parte nesse período. E vamos combinar, você não quer ter que interromper o seu descanso, não é mesmo?
Por isso, você deve realizar essa comunicação, seja ligando para cada cliente, seja colocando uma mensagem automática no WhatsApp para negócios, ou colocando um aviso em suas redes sociais (fazer todas as opções pode ser ainda melhor).
Clientes informados, é hora de pensar mais especificamente sobre o ano do seu escritório de advocacia ou do departamento jurídico em que atua. Coloque na ponta do lápis cada uma das atividades, ganhos, gastos, etc.
Como acertar na gestão financeira?
Após analisar todas as finanças do escritório no último ano, é o momento para pensar onde serão realizados os cortes de gastos, e principalmente, quais serão os investimentos no ano que está por vir, para uma boa gestão jurídica.
Nesse sentido, é importante que se faça o que chamamos de planejamento orçamentário. Além disso, esse é o momento de analisar se os valores dos seus serviços, ou seja, os honorários, estão corretos.
Nesse momento também, é hora de fazer o cálculo de quanto o escritório ou o departamento terá de despesas e quanto será necessário arrecadar para supri-las.
Por fim, mas não menos importante. Com toda a analise feita, e o planejamento das finanças para o ano que está por vir, é hora de oficializar uma meta financeira, ou seja, quanto o seu escritório pretende lucrar até o final do próximo ano e o que fará para conseguir o valor que você e sua equipe estipularam.
Como acertar na gestão de equipes?
Como comentamos anteriormente, uma das atividades da gestão jurídica é realizar uma boa gestão da equipe. Para isso, um dos principais fatores que se deve considerar quando falamos de equipes são as métricas que se relacionam com a gestão de pessoas.
Uma dessas métricas é a taxa de rotatividade dos profissionais. Unindo essa métrica a algumas outras que falaremos adiante, pode-se observar se a rotatividade é alta e os motivos para ela acontecer. Depois da análise, é importante traçar as estratégias para que essa rotatividade diminua.
Por exemplo, o seu escritório da possibilidade de crescimento para os colaboradores? Isso pode ser um fator para a troca de escritório. Além disso, os valores de honorários/salários são justos? Os profissionais tem reconhecimento? Com esse estudo, é possível inserir novas bonificações no planejamento do próximo ano.
Além disso, você pode implementar novas atividades para melhoria dos reconhecimentos, como feedbacks 360 anuais, mensais, etc.
Uma outra vantagem nesse sentido é que, após analisar a produtividade dos colaboradores, você identifica quais as atividades que precisam de uma ferramenta para auxiliar o trabalho. Também você identifica problemas de capacitação, de entrosamento da equipe e consegue, planejar ações que supram esses gaps.
Por exemplo, dinâmicas de grupo semanais, separar um orçamento para capacitações, ou até mesmo, a contratação de uma ferramenta de gestão jurídica.
Como saber se devo contratar um software jurídico?
Aproveitar o recesso forense para contratar um software jurídico também contribui muito com o planejamento do ano que está por vir. Isso porque, com um sistema, além de iniciar o ano com mais organização, você começa o ano com um sistema totalmente online.
Assim, seus colaboradores podem atender clientes de qualquer lugar. Uma outra vantagem é que, o acompanhamento de processos fica mais fácil e diminui o risco da perda de prazos processuais.
Além disso, o gestor consegue, num software jurídico, identificar a demanda de cada colaborador. Com isso, a distribuição de tarefas é mais justa.
Por fim, um software jurídico pode ainda contribuir com a gestão financeira, tornando esta mais fácil durante o ano, e trazendo mais lucratividade.
Em resumo, começar o ano com um planejamento estratégico e um software jurídico, garantem a você um ano com maior excelência no trabalho, e consequentemente, maior lucratividade.
Como saber qual software de gestão jurídica contratar?
Bom, agora que você já sabe tudo que você deve analisar para fazer um planejamento estratégico da sua gestão jurídica com qualidade, e com a decisão de contratação de um software. Você deve estar se perguntando qual software contratar?
Bom, para essa decisão, é importante que a partir dos estudos que você realizou para elaboração da estratégia para o próximo ano, você identifique quais os gaps você precisa suprir. Com isso, é o momento de olhar os sistemas existentes no mercado e definir qual o que se encaixa melhor.
Nesse sentido, você deve analisar não só os problemas que você precisa resolver, mas as atividades onde podem ocorrer melhorias. Também nesse momento, você deve olhar com atenção para o seu orçamento. Assim, você une as suas necessidades e o seu orçamento, e identifica no mercado qual sistema se encaixa melhor, considerando esses fatores.
O lado positivo de fazer esse investimento para gestão jurídica, durante o recesso forense é a adaptação que pode ser realizada durante esse período, e claro, a vantagem de começar o ano com o escritório mais organizado e online.
Em resumo, após toda essa análise, é o momento de fazer o investimento e escolher qual o melhor software jurídico para o seu escritório ou departamento jurídico.