6 dicas para envolver sua equipe com um novo software jurídico
A contratação de um novo sistema para gestão do escritório exige o envolvimento de toda equipe para prevenir possíveis erros ou problemas no futuro
- Funcionalidades SAJ ADV
- Equipe SAJ ADV
- 10 de julho de 2017
- Atualizado em: 22 de dezembro de 2020
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Por que contratar um software jurídico?
A tecnologia já faz parte da realidade da Justiça brasileira e dos escritórios de advocacia, que contam com software jurídico para contribuir com a gestão das atividades e processos. Por isso, advogados e advogadas que não acompanharem esse cenário podem se perder de vez em um mercado tão competitivo.
Essa mudança de cultura impacta diretamente na rotina de toda a equipe do escritório de advocacia. É preciso que todos compreendam a importância da tecnologia no dia a dia da banca. Por meio do software jurídico, várias atividades podem ser automatizadas e o tempo de todos, otimizado.
Para que o software jurídico ajude o escritório a ter uma gestão de excelência, a equipe precisa se unir para inserir o máximo de informações possível no sistema. Isso, apesar do custo operacional considerável, garante que a solução processe suas informações corretamente e disponibilize dados fieis, relatórios precisos e uma gestão integrada, de fato. Neste post, separamos seis dicas que vão ajudar você a engajar sua equipe com um novo software jurídico.
1. Convide todos para testar o software jurídico
O engajamento da equipe deve começar assim que os gestores planejarem a implantação de um software jurídico. Se todos os usuários usarão o sistema no futuro, é prudente que façam os testes junto com os gestores. Esse convite vai fazer com que todos tenham uma empatia maior com a cultura da tecnologia dentro do escritório. Além disso, é uma forma de aproximar todos os integrantes da equipe em um projeto que trará benefícios para a banca.
É importante que se realize esse teste antes mesmo de adquirir o software. Assim, toda a equipe pode definir o sistema de gestão na advocacia que achar melhor.
Ademais, o teste precisa ser detalhado, para que não corra o risco de alguém escolher um sistema por acreditar que existe uma funcionalidade X no software e depois vocês descobrirem que não tem.
2. Faça feedbacks sobre o software jurídico
Durante o período de testes, reúna a equipe para pegar feedbacks sobre o uso do software jurídico. Veja o que todos estão achando sobre as funcionalidades, se elas realmente são úteis para as tarefas do escritório, e principalmente se o atendimento da empresa que oferece o software é bom. É importante que cada funcionário explore bem o novo sistema de acordo com as suas funções no escritório.
Se você for responsável pelos relatórios, por exemplo, tente gerar o maior número possível. Dessa forma, seu feedback para a equipe será muito mais qualificado a respeito dessa funcionalidade.
Um outro exemplo é sobre como o sistema contribui para melhorar o relacionamento com os seus clientes. O SAJ ADV, por exemplo, tem uma área exclusiva para clientes, que traz informações do processo em tempo real. Assim, você pode selecionar alguns clientes mais ativos para usar o sistema durante o período de testes e dar feedbacks também.
A partir dos feedbacks de todos, a equipe se sentirá muito mais preparada e se sentira parte da construção das melhorias do escritório, assim, adotar uma nova cultura, baseada na tecnologia se torna ainda mais fácil.
3. Incentive sua equipe para usar o novo software jurídico
É fundamental que os gestores estejam engajados, afinal, os funcionários só se sentirão motivados se o gestor colocar a mão na massa junto. É natural que no início todos tenham um trabalho maior para inserir todas as informações no software jurídico. Por isso, é importante que os gestores dêem o suporte que a equipe precise.
No momento de importação de dados, por exemplo, será importante que se faça uma boa triagem das informações que vocês pretendem inserir no software jurídico. Afinal, muitos escritórios não fazem a varredura das informações e acabam ocupando espaços desnecessários, seja física ou digitalmente.
Por isso, após o processo de triagem com a ajuda de todos, é hora de fazer a importação dos dados. Em softwares como o SAJ ADV, essa importação é ainda mais fácil. Confira o artigo sobre importação de dados no sistema jurídico.
Nesse momento de importação, é basilar que toda equipe esteja engajada e que se faça uma força tarefa, para que todos os dados necessários estejam no sistema em pouco tempo. Assim, vocês já começam a utilizar o sistema de gestão para advogados o quanto antes.
Uma boa dica é lembrar sempre que o software jurídico vai agilizar a rotina de todos. Dessa forma, o esforço no início vai ser recompensado em pouco tempo. Logo, todos estarão notando benefícios de curto, médio e longo prazo.
4. Defina uma meta principal
No início, a equipe terá muitas informações para inserir no software jurídico. Por isso, o mais indicado é definir uma meta principal e dividir os esforços para que seja alcançada. O escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), por exemplo, decidiu digitalizar todos os processos. A equipe se uniu e conseguiu eliminar a sala de arquivos físicos para ficar com apenas dois gaveteiros.
“Foi uma virada de chave. Com o novo momento do processo digital, não havia mais sentido transformar os documentos em algo físico. O sistema nos ajudou a eliminar nossa sala de arquivo. A mudança de endereço não teria sido possível com todas as pastas físicas que tínhamos antes”, destaca Érica Errico, uma das advogadas do escritório.
Uma outra vantagem de transferir os dados do seu escritório para o ambiente online é que, com a eliminação da sala de arquivos, como no caso anterior, várias despesas são eliminadas.
Isso porque, escritórios que pagam aluguel de salas maiores apenas para ter a possibilidade de ter um arquivo, ou ainda, pessoas que pagam uma sala apenas para arquivo, não precisam mais desse espaço.
Sem contar a economia com materiais de escritório e etc. No caso de ambientes comprados, a sala de arquivos pode ser transformada em sala de reunião, sala de espera, enfim.
5. Determine prazos e pessoas envolvidas
Uma equipe engajada entende que o novo software jurídico vai trazer benefícios a todos. Por isso, uma força-tarefa para inserir as informações no sistema pode ser uma boa estratégia. A equipe do Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial, de Itajaí (SC), usou essa tática e teve bons resultados. Em apenas um mês, os funcionários cadastraram 2.218 processos no SAJ ADV, 74% do total no escritório. No segundo mês com o novo software jurídico, a tarefa de migração de sistema estava concluída.
“Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no SAJ ADV. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados”, conta Solange Schaatt da Veiga, gerente administrativa-financeira do escritório.
Nesse sentido, é importante que se tenha uma meta. Seja ela de quantos dados vocês precisam inserir no sistema ou quando vocês precisam terminar tudo.
Uma dica útil para esse trabalho, caso sua equipe não concorde em separar um dia para essa atividade, é a utilização de metodologias ágeis para essa atividade. Assim, vocês podem dividir o trabalho e o tempo que ele levará para ser concluído.
Com isso, o tempo gasto é menor e a atividade se torna menos cansativa. No entanto, é importante não se esquecer de definir as datas de entrega para as atividades. Dessa forma, o controle de tarefas é mais assertivo.
6. Faça a implementação do software jurídico
Depois da contratação do software jurídico, há o período de adaptação da equipe. Nessa fase, o SAJ ADV oferece o serviço de Implementation Success. Um profissional especializado vai entender as necessidades do escritório e ajudar a equipe a traçar a meta principal. É este profissional com conhecimento amplo sobre o software jurídico que vai orientar a equipe sobre como melhor usar o sistema. É a maneira mais rápida e assertiva de aprender sobre o novo software e ficar familiarizado com a tecnologia.
Não é necessário que toda a equipe participe desse momento, mas é essencial que quem participar entenda muito bem como o sistema funciona para passar ao restante da equipe.
Mesmo assim, se ainda surgirem dúvidas, no caso específico do SAJ ADV, temos uma equipe sempre de prontidão para sanar esses questionamentos.
Com o software jurídico ajustado à rotina do escritório, a equipe pode se preparar para adotar uma nova metodologia de trabalho. Várias bancas já estão usando indicadores de desempenho, os KPIs, para aumentar a produtividade e melhorar os serviços prestados. Com a ajuda da tecnologia, é possível ter equipes de alta performance em escritórios de advocacia. A sua pode ser uma delas!
Dica bônus – Inteligência artificial na advocacia
Cansado de investir seu tempo na leitura de intimações? O SAJ ADV se tornou o primeiro software jurídico (com modelo SaaS) a trabalhar com inteligência artificial na advocacia e machine learning (máquinas que “aprendem” sozinhas). Com a funcionalidade de leitura automática de intimação e sugestão de tarefas você poderá economizar até uma hora por dia de trabalho. Entre em contato com nossa equipe para maiores informações e sinta o gosto do futuro da advocacia.