Como calcular com precisão a rentabilidade em escritórios de advocacia

Tempo de leitura: 13 minutos

Avaliar a rentabilidade é fundamental para qualquer modelo de negócio. Só assim é possível medir exatamente o retorno financeiro sobre o serviço prestado ou produto vendido. E na advocacia não é (ou deveria ser) diferente.

Essa tática é vital para manter a saúde financeira da organização e desenvolver o planejamento estratégico do negócio a longo prazo. A gestão de escritório de advocacia vive a mesma realidade. Ainda que muitos advogados tenham resistência em admitir, o escritório deve ser visto como uma empresa.

Por esse motivo, adotar práticas administrativas na gestão de escritório de advocacia é determinante para que as bancas tenham vantagem competitiva no ambiente jurídico. Os escritórios devem ser efetivamente gerenciados como uma empresa para garantir seu crescimento sustentável.

Ao considerar uma gestão profissional da banca – não somente no que se refere à prestação dos serviços jurídicos, mas também como uma atividade comercial -, a implementação de indicadores administrativos e financeiros torna-se primordial para o controle da rentabilidade na gestão financeira do escritório.

Confira neste material conceitos e estratégias utilizadas para um bom planejamento financeiro na gestão de escritório de advocacia e veja como aplicá-las à realidade do seu negócio.

1. Rentabilidade em pauta na gestão de escritório de advocacia

Destinar tempo e atenção à organização e ao controle da movimentação financeira do escritório, por meio da implementação e do acompanhamento de indicadores administrativos e financeiros, possibilita uma gestão mais eficaz dos recursos. Para permitir aos gestores uma análise realista do negócio, é importante que as receitas e as despesas sejam controladas. Só assim é viável apurar corretamente a rentabilidade do escritório de advocacia.



Os principais elementos presentes em qualquer outro modelo de negócio – como por  exemplo: proposta de valor, fontes de recursos e despesas, ações de relacionamento com cliente, segmento, entre outros -, também devem ser incorporados na gestão de escritório de advocacia, seja nas bancas que já possuem uma estrutura organizacional bem definida, ou até mesmo para o advogado autônomo. Adequar-se a essa realidade garante ao gestor priorizar soluções assertivas para o aumento da produtividade dos profissionais e para a melhoria da qualidade dos serviços jurídicos prestados.

Criado por Alex Osterwalder, o Modelo Canvas de Negócios (Business Model Canvas) é bastante utilizado como ferramenta para quem deseja iniciar um negócio e, também é recomendado aos empreendedores e empresas que buscam a inovação do atual modelo de negócio. A metodologia Canvas auxilia no planejamento das principais atividades e como elas se correlacionam.

Pequenos detalhes, grandes resultados

O objetivo é disponibilizar no quadro as principais informações referentes a cada um dos elementos demonstrados por meio de adesivos coloridos (post-its). Isso irá proporcionar maior visibilidade dos principais aspectos que devem ser considerados para o sucesso na gestão de escritório de advocacia, bem como maior facilidade para adicioná-los ou modificá-los quando necessário. A ferramenta permite tanto o gestor, como também os colaboradores, obterem uma visão geral do escritório e suas atividades. A criação do quadro Canvas é imprescindível para obter clareza sobre o negócio, contribuindo diretamente para a tomada de decisões estratégicas mais assertivas.

Business Model Canvas na advocacia

Ao entender que é preciso estruturar a gestão de escritório de advocacia como um modelo de negócio, a rentabilidade passa a se tornar item de análise indispensável dos gestores. Dessa forma, armazenar o máximo de informações do escritório e utilizá-las para a construção de indicadores é fundamental para que os gestores façam uma estimativa do tempo necessário para a realização de cada uma das atividades. Isso inclui controlar os gastos fixos e variáveis, que acabam influenciando na definição dos valores a serem cobrados. É a partir dessas análises que você vai garantir a saúde financeira do escritório a longo prazo.

2. A importância dos indicadores financeiros para cálculo e controle da rentabilidade

Definir métricas monetárias é essencial para determinar a rentabilidade do escritório de advocacia. “Isso permite identificar o custo de cada atividade realizada pelos profissionais do escritório e, assim, precificar de forma justa os serviços jurídicos prestados”, comenta Márcio Feitosa de Oliveira, especialista em gestão de escritórios de advocacia.

Na construção desses indicadores devem ser levados em consideração os custos fixos mensais da banca, as custas processuais, as horas trabalhadas, os profissionais empenhados, as receitas obtidas no período analisado e outros indicativos que irão auxiliar o gestor a compor a rentabilidade corretamente.

Como a prestação de serviço jurídico é considerada uma atividade intangível, deve-se documentar cada tarefa, custos e tempo empregado para a sua realização, além de receitas obtidas para compor a rentabilidade com base nessas informações.

A disponibilização de dados, a partir do conhecimento das movimentações financeiras do escritório, pode auxiliar os gestores a determinar o custo-hora dos profissionais.

De acordo com o histórico de atendimento de cada cliente, ainda pode-se analisar se é melhor cobrar por hora, projeto, ações ou tarefas entregues. É possível também considerar o tipo de serviço prestado, a área de atuação do cliente e outros indicadores.

Visão macro das ações no escritório de advocacia

Saber exatamente quanto tempo do profissional é empregado em cada atividade e os valores fixos mensais para a manutenção do escritório é fundamental para que o gestor tenha uma macro visão do negócio. Assim, ele vai conseguir determinar um valor base para o processo de construção do preço, que deve considerar ainda sua área de atuação, o mercado onde está inserido e a tabela da OAB de seu estado como referência para definir os honorários advocatícios.

Oliveira destaca ainda que o tempo e o conhecimento são considerados as matérias-primas do advogado. Por isso, é imprescindível incluir uma métrica cronológica de cada atividade nos indicadores que irão compor a margem de rentabilidade. Dessa forma, é possível que os gestores considerem investir em soluções que otimizem ao máximo o trabalho operacional dos profissionais, como um software jurídico.

Ao proporcionar que os advogados dediquem mais tempo para sua atividade fim, as atividades operacionais se tornam automatizadas e há um ganho de produtividade que poderá refletir positivamente na rentabilidade do escritório. Essa visão estratégica do negócio é uma consequência do efetivo controle no gerenciamento das movimentações financeiras da empresa e do conhecimento aprofundado na gestão de escritório de advocacia.

Ao discriminar minuciosamente as receitas e as despesas nos lançamentos financeiros do escritório, o gestor poderá visualizar a contabilidade diária, semanal ou mensal do escritório e definir a margem ideal de cobrança pelos serviços jurídicos prestados.

dicas rentabilidade em escritórios de advocacia

3. Controle e visão macro da gestão financeira do escritório por meio de relatórios gerados por software jurídico

Contar com as funcionalidades de um software jurídico permite aos gestores controlar de forma eficaz as principais rotinas operacionais e jurídicas da banca. Ao automatizar as atividades dos profissionais, o sistema contribui ainda para a redução de custos e o aumento da rentabilidade na gestão de escritório de advocacia.

A ferramenta deve possibilitar uma visão macro da gestão financeira a partir da geração de relatórios. Márcio Feitosa de Oliveira, do Menezes e Niebuhr Advogados Associados, comenta que os relatórios financeiros gerados pelo software jurídico contratado devem integrar, em uma única plataforma, receitas e despesas de diferentes contas. Isso permite a organização das transações financeiras do escritório e auxilia no gerenciamento dos resultados.

Dessa forma, o gestor consegue saber exatamente o valor que está sendo cobrado por cada atividade do escritório e a quantidade de processos/atendimentos realizados por cliente, em cada área de atuação. Assim, é possível identificar e analisar mais facilmente a quantidade de contratos rentáveis e deficitários para o escritório.

Para que seja possível mapear a rentabilidade por meio do software jurídico, é necessário organizar todas as informações financeiras do escritório na plataforma. Além disso, é importante que o uso da ferramenta seja incorporado no dia a dia dos profissionais.

Controle constante

Afinal, é aconselhável que a rentabilidade seja avaliada constantemente pelos sócios, a partir de uma rotina de monitoramento dos relatórios gerados pelo software para advogados. Para isso, é necessário que, a cada atendimento concluído, os profissionais cadastrem tarefas futuras (se houver), o tempo usado para realizá- la e incorporem os lançamentos financeiros em receitas/despesas do atendimento.

Com essas informações, é possível extrair relatórios precisos e obter os índices de rentabilidade, o extrato da movimentação financeira e da conta bancária. Monitorar constantemente essas informações de forma automatizada, por meio do software jurídico, é vital para uma gestão financeira eficaz. O SAJ ADV, solução utilizada pelo escritório Menezes e Niebuhr Advogados Associados, oferece um módulo financeiro dedicado para o controle de receitas e despesas do escritório e para o gerenciamento das movimentações financeiras da banca.

Incluir no software jurídico os valores dos custos fixos do escritório possibilita gerar relatórios detalhados sobre a saúde financeira da banca. Por isso é importante alimentar o sistema com informações de gastos mensais, como aluguel e salários de funcionários, e receitas fixas, a exemplo dos contratos de longa data.

Com os relatórios gerados pelas informações disponíveis no sistema, o advogado consegue controlar as movimentações financeiras, tornando mais ágil a gestão de escritório de advocacia. Essa análise garantirá que os valores cobrados sejam necessários para suprir os gastos fixos mensais do escritório e ainda proporcionem um retorno financeiramente viável para a banca.

4. Case de sucesso: como o escritório Menezes e Niebuhr otimizou o controle de rentabilidade e gestão financeira com software jurídico

O escritório Menezes e Niebuhr Advogados Associados, de Florianópolis (SC), executou ações internas para que os gestores tivessem uma boa ideia de sua rentabilidade. Isso foi determinante para a composição dos valores a serem cobrados. Segundo o gerente administrativo do escritório, Márcio Feitosa de Oliveira, por se tratar de um escritório full service, esse controle é essencial para definir os valores de cada área de atuação e obter visão estratégica do negócio para a tomada de decisões assertivas.

Ele explica que monitorar as informações financeiras das atividades é primordial para calcular e controlar a rentabilidade. Com o uso do SAJ ADV, além de tornar essa atividade mais simples, o escritório otimizou a gestão financeira do trabalho da equipe, evitando que o escritório assuma projetos deficitários. Este tipo de projeto contribui apenas para o aumento de demandas e compromete o atendimento a novos clientes e, por consequência, o aumento da receita do escritório.

As atividades realizadas pela banca devem estar bem definidas para que as funcionalidades disponíveis no sistema sejam utilizadas corretamente. Para Oliveira, o crescimento sustentável da empresa pede que o gestor considere itens que vão além dos custos e do tempo de execução das atividades. Cabe alinhar o gerenciamento com o foco no cliente para obter a rentabilidade do negócio de forma permanente, a partir da análise de indicadores que devem mensurar a satisfação do cliente com o atendimento prestado.

Indicadores utilizados pelo escritório

Oliveira considera os seguintes indicadores para mensurar a rentabilidade do escritório:

  • Custos físicos;
  • Tempo;
  • Valor cobrado;
  • Custas do processo;
  • Indicadores pós rentabilidade (fidelização do cliente);

Assim, é viável mensurar a rentabilidade não apenas com base nos custos e no tempo despendido em cada atividade, mas também no histórico de atendimento de cada cliente. O SAJ ADV proporciona que o gestor tenha noção exata dos custos. Oliveira afirma que essa é uma das funcionalidade mais importantes que um software para advogados pode oferecer para uma gestão eficaz:

“Ao ter conhecimento aprofundado da rentabilidade do escritório, o gestor pode gerenciar melhor o relacionamento com seus clientes mais representativos, com objetivo de beneficiar tanto o cliente quanto a banca. As análises de rentabilidade podem demonstrar que é viável atender um projeto mesmo que não seja rentável para o escritório num primeiro momento. Isso se torna possível porque as análises podem identificar que o cliente possui outros projetos com potencial de retorno financeiro à banca a médio e longo prazos”.

No entanto, essa decisão deve ser planejada e amparada pelas análises de rentabilidade para não comprometer o orçamento do escritório. Ou seja, a partir das análises realizadas pelos relatórios gerados via software jurídico, o escritório consegue ainda estabelecer ações de relacionamento com o cliente por meio da gestão financeira eficiente, garantindo sua satisfação pelos serviços prestados e contribuindo para o aumento do desempenho do escritório de advocacia.

6. Considerações finais

Fica evidente que o investimento em um software jurídico na nuvem, como o SAJ ADV, traz inúmeros benefícios para a gestão financeira do escritório de advocacia. Ainda aponta a importância de os advogados investirem em áreas de conhecimento além do direito para gerenciar de forma eficaz seu negócio.

Alinhar o exercício da advocacia com práticas empresariais para obter melhor desempenho torna a banca mais competitiva frente aos concorrentes. Nesse sentido, o software jurídico pode ser um aliado para uma boa gestão financeira ao permitir o controle eficaz das receitas e despesas do escritório, além da redução de custos com a aquisição de materiais de escritório como, por exemplo, o papel. As informações estratégicas viabilizadas pelo sistema de gestão também auxiliam a banca a direcionar esforços para alcançar além dos retornos esperados.

Além desta ferramenta, é imprescindível que o escritório conte com uma equipe de profissionais atentos a todas as questões administrativas para auxiliar na gestão financeira do escritório de advocacia.

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