Escritório digital: como esse conceito está mudando a advocacia

A figura daquele advogado sentado atrás de uma mesa do escritório, debruçado sobre livros enormes, ansioso pela próxima causa e com uma agenda cheia e sem brecha para atender o cliente está, aos poucos, saindo de cena. No lugar dele está surgindo um profissional mais moderno e despojado, que às vezes trabalha de casa, conversa com o cliente por WhatsApp e faz atendimentos por e-mail. Esse novo advogado 4.0 está impregnado por conceitos inovadores e inserido em um ambiente de escritório digital. Ele também tem perfil mediador, busca evitar o litígio e conhece o negócio do cliente na mesma proporção que estuda a própria teoria jurídica.

Mas qual é a diferença entre eles, se o conhecimento jurídico é basicamente o mesmo? Enquanto o primeiro está integrado em um ambiente mais manual, o segundo circula em escritório informatizado, sem acúmulo de documentos e que aposta na tecnologia para otimizar o trabalho na advocacia. Tudo o que antes era feito à mão e individualmente, agora pode ser maneira online.

Neste post vamos conhecer um pouco mais do escritório digital e trazer um panorama geral do cenário que está se construindo.

O que é um escritório digital?

A tecnologia aproximou a todos, não só nas relações pessoais mas também na vida profissional. Exige-se que o advogado esteja imediatamente por dentro de tudo que acontece no escritório, mesmo quando está em uma audiência, por exemplo. Não há mais tempo a esperar. Deixar um problema para ser resolvido depois pode ser tarde demais e passar a imagem de despreparo e desorganização. A tecnologia trouxe a instantaneidade, afinal. E não perdoa atrasos.

O conceito de escritório digital, portanto, vem mudando a forma de se prestar os serviços jurídicos. Um ambiente virtual moderniza as atividades e oportuniza uma rotina mais ágil e eficiente. Isso, claro, permite o aumento da produtividade e resultados mais efetivos. Assim, com dispositivos móveis cada vez mais presentes, os escritórios de advocacia que baseiam sua atuação em processos e arquivos físicos começam, aos poucos, a dar lugar a soluções tecnológicas. A proporção, portanto, é a mesma: à medida que a quantidade de papel diminui, a demanda por tecnologia aumenta.

Em meio a esse cenário, o perfil do advogado ganha novas características. Além de toda a responsabilidade que já carrega, ele deve ser despojado, esbanjar adaptabilidade e, acima de tudo, ter perfil mediador. Em vez de ansiar pela próxima causa, por exemplo, o advogado 4.0 deve buscar inicialmente todas as formas de conciliar o problema sem a necessidade de judicializar o litígio. Tal conduta foi, inclusive, incentivada e regulamentada pelo Novo CPC, em vigência desde 2015.



Assim, para que consiga dar conta de todos os afazeres, o advogado precisa ter uma rotina organizada e tempo livre para estar disponível sempre que necessário.

escritório digital na advocacia

As vantagens do escritório digital sobre escritórios tradicionais

Um escritório digital informatizado oferece um grande diferencial estratégico dentro do mercado atual. No entanto, migrar de um escritório tradicional para um que seja digital não ocorre do dia para a noite. É um processo.

É preciso, por exemplo, analisar todo o contexto de forma estratégica, conhecer bem cada processo do escritório, entender o que os clientes necessitam, por exemplo. Isso faz com que seja mais fácil identificar as tarefas e setores que podem se beneficiar com a informatização. Afinal, nem todas as demandas devem ser incluídas inicialmente no processo.

Veja, por exemplo, algumas vantagens de transformar o escritório tradicional em um escritório digital e otimizado.

1. Reúne informações e documentos em um só local e com segurança

Chega de ter informações e documentos espalhados ou acumulado em pastas que não param de ficar maiores. Em um escritório digital, esse cenário é outro. Ele se apropria das facilidades trazidas pelo processo eletrônico e não se foca apenas nas necessidades do sistema. Todo o escritório se organiza dessa forma.

As informações de um processo estão todas em um único lugar, ao alcance de um clique, por exemplo. Precisa do nome completo? Está lá. O telefone? Também. O mesmo acontece com os documentos, que são digitalizados desde o primeiro contato. Está em deslocamento e percebeu que não sabe o endereço do cliente, ou, então, ficou doente e precisa de todos os equipamentos necessários para trabalhar de casa? O sistema que lhe repassa facilmente todo o tipo de informação dentro do escritório é o mesmo que pode ser acessado dentro do carro ou de casa, por exemplo.

Tudo isso é possível, hoje, por meio do armazenamento em nuvem. Armazenar informações e documentos em nuvem é tão seguro quanto reuni-los em uma pasta. Até mais, para falar a verdade. Afinal, os materiais não se misturam, não perdem a ordem e não correm o risco de se perder, por exemplo. Pelo contrário. Ao estarem centralizados em um local só, permitem pesquisas rápidas de qualquer lugar e consultas simultâneas a prazos e processos, por exemplo.

2. Permite a flexibilidade nos processos

Na mesma linha do tópico anterior está a possibilidade do advogado flexibilizar a relação que mantém com seus processos. Imagine, por exemplo, ter que realizar uma viagem de trabalho de forma repentina. Duas necessidades podem surgir daí:

  • não estar bem munido das informações suficientes do processo, por não ter dado tempo de separar tudo que poderia ser importante;
  • manter as demandas todas organizadas no escritório para o resto da equipe.

Então, quando surgem viagens repentinas, esse dois cenários são bem comuns de acontecer. Para um escritório tradicional, também é difícil de resolver: dá mais trabalho e gera mais estresse. Por outro lado, em um escritório digital, esse tipo de problema sequer existe. Afinal, com todos os dados organizados em nuvem, o advogado tem muito mais flexibilidade para acompanhar os processos e andamentos e também poder consultar informações que são necessárias.

Esse, aliás, é o melhor exemplo de autonomia que um advogado pode ter em relação ao escritório físico.

3. Reduz gastos

As finanças também são diretamente impactadas pela implementação do escritório digital. E o motivo é claro: as atividades, quando digitalizadas, têm baixo custo de manutenção. Afinal, não há mais necessidade de investir em material de escritório, providenciar xerox, usar folhas A4, gastar gasolina e utilizar o telefone, por exemplo. O maior investimento vai ser em um sistema único que seja capaz de abarcar todas essas informações, como é o caso, por exemplo, de um software jurídico de gestão.

Portanto, assim como o profissional ganha mais tempo para advogar, o escritório economiza mais dinheiro para fazer investimentos realmente relevantes.

4. Permite que o advogado possa trabalhar em home office ou remotamente

Em um escritório digital, as informações suficientes para a realização do trabalho não estão limitadas a uma única rede de computadores ligados a um computador central. Esse hábito das empresas tradicionais já foi ultrapassado. Agora, com os dados armazenados em nuvem, o cenário que se abre para a rotina de trabalho é bem diferente.

Os advogados, por exemplo, não estão mais presos a esses sistemas únicos. Eles podem trabalhar remotamente de qualquer lugar, já que as ferramentas de trabalho permitem essa autonomia. É assim que se popularizou algo que antes parecia inviável para a advocacia: o advogado home office. Assim, aqueles dias mais complicados – com fortes chuvas, trânsito caótico ou paralisação no transporte público que levam a congestionamentos enormes – deixam de ser motivo para preocupação ou estresse. Afinal, é possível monitorar tudo que ocorre no escritório enquanto se trabalha dentro da própria casa. E os softwares jurídicos de gestão, como o SAJ ADV, por exemplo, possibilitam isso.

Como pudemos ver, a implantação do escritório digital está mudando a forma de exercer a advocacia. Mesmo que a profissão seja tenha um perfil mais formal e resistente a mudanças, é difícil ficar de fora dessa transformação digital. Afinal, a tecnologia abraçou a vida social e facilitou todas as formas de trabalho, oportunizando maior produtividade e melhores resultados.

Então, se estiver interessado em transformar o seu negócio em um escritório digital, não perca mais tempo. É sempre importante estar à frente dos seus concorrentes e se diferenciar no mercado.

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