eSocial: informações, cronograma e tentativa de desburocratização

eSocial e a tentativa de desburocratização da entrega pelas empresas

O eSocial foi instituído através do Decreto nº 8.373/2014 e vem a ser, então, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

A ideia principal do sistema, portanto, é a comunicação que os empregadores deverão repassar ao Governo sobre tudo o que envolve seus trabalhadores. É o caso, por exemplo, de vínculos, folha de pagamento,avisos prévios, assuntos relativos a previdência, as comunicações de acidente de trabalho e informações sobre o Fundo de Garantia do Trabalhador.

eSocial

1. O que é eSocial e qual a importância na vida dos contribuintes

O fato de ser eletrônica a informação dos dados, nos remete, dessa maneira, à ideia de simplicidade ao prestar esta obrigação que envolve assuntos fiscais, previdenciários e trabalhistas das empresas empregadoras para o Governo, a informatização fará a substituição de preenchimento de milhares de formulários e, conseguinte, diminui o volume de papeis que antigamente era enviado de forma separada para entes distintos. Afinal, o meio ambiente agradece.

Além de ter as informações todas em um só local, o Governo consegue ter real alcance do que precisa melhorar para aprimorar a desburocratização de obrigações na vida do empresariado, bem como poder diferenciar o tratamento dado a micro e pequenas empresas.

A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do eSocial, conforme decreto 8.373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das informações.

O projeto eSocial, ademais, é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.



Assim, se faz mister apresentar ao leitor quais são as principais dúvidas que afligem os empregadores no ato do cumprimento da obrigação fiscal, trabalhista e previdenciária.

2. O que é o eSocial Empresas?

O eSocial Empresas é um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal. E visa, desse modo, facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, então, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.  

Todas as informações coletadas pelas empresas comporão, dessa maneira, um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal. Este abrangerá, enfim, mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade. 

3. Como vai funcionar, na prática, o sistema?

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, contudo, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. Com a entrada, entretanto, em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

4. Qual é o cronograma para a implantação do sistema?

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

5. Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?

Por meio desse canal os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações. São as obrigações, portanto:

  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social 

6. Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o eSocial Empresas?

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.

A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação. 

Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

Esse novo modelo traz outras vantagens, como:  

  • Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado; 
  • Integração de processos; 
  • Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos. 

Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado. 

Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro.

7. Quais as vantagens para o trabalhador com a implantação deste programa?

A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. 

Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

O eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos sistemas das empresas.

8. Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.

A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores. 

9. Por que o eSocial Empresas é inovador?

O eSocial traz, para o formato digital, informações que hoje ainda podem ser registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em livros de papel. Tais dados, que ainda hoje devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas. As 15 obrigações, fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas num único banco de dados. O eSocial Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes.

O eSocial também inova como modelo de projeto de construção coletiva, que conta com a participação efetiva de vários órgãos governamentais, assim como da sociedade civil.  Para o desenvolvimento deste projeto, foi criado o Comitê Gestor do eSocial, formado por um representante de cada instituição participante: Caixa Econômica Federal; Receita Federal; Ministério do Trabalho; Secretaria da Previdência Social e INSS. 

10. O que assegura que esse programa seja um dos mais sofisticados do mundo?

Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação. Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o universo empresarial, contribuíram também para o desenho da plataforma do eSocial. Entre eles, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD), que fazem parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, com padrão de excelência reconhecido internacionalmente.

A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir daí, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros.

11. É uma medida de combate à sonegação ou de desburocratização?

É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão.  A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

12. Se esse sistema vai facilitar o processo fiscalizatório, como o governo já afirmou, significa que há previsão de se ampliar a arrecadação de receita?

O objetivo principal é a desburocratização na prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. O possível aumento de arrecadação da receita virá como um efeito secundário dessa simplificação dos processos, pois vai diminuir os erros ainda cometidos pelas empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das informações a serem prestadas à administração federal.

Vale ressaltar que em uma ação de fiscalização de Receita Federal, realizada em 2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento empresarial no Brasil, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação, mas sim da contribuição previdenciária calculada no valor menor em relação ao que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à auditoria, no momento da fiscalização.

13. Quais as penalidades que as empresas estão sujeitas, caso não cumpram algum quesito?

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

14. Quanto foi investido nesse sistema?

O investimento é da ordem de R$ 100 milhões, aplicado predominantemente em tecnologia da informação para o desenvolvimento da plataforma. 

15. Se as micro e pequenas têm que aderir, o MEI será extinto pelo governo?

Não, muito pelo contrário. De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.

Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.

16. Quais os benefícios da participação das empresas na fase de testes do sistema?

A participação nessa fase de testes do sistema – iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade – é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo. 

Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal.  

Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades, erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do programa.

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema. 

17. Quando começaremos a sentir os efeitos da implementação do eSocial Empresas?

Na verdade, em algumas áreas da administração federal, como de cadastros, já é possível perceber mudanças mesmo antes da implantação oficial do eSocial. Muitas empresas já começaram a rever os processos administrativos e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. Essas organizações estão trabalhando no desenvolvimento das soluções de TI para se adequarem à nova sistemática de prestação de informações e algumas delas já estão até testando essas soluções.

A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível começar a substituir os procedimentos e perceber, na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa.

18. Mudanças que o Governo Federal já sinalizou

A simplificação do envio se dará graças ao SPED ( Sistema Público de Escrituração Digital).  Teremos assim a junção das informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.Ademais, da folha de pagamento, são pelo menos 14 os itens compreendidos dentro do eSocial. Antigamente , todos eles eram cobrados individualmente.

Passaremos a assinalar as mudanças relativas à divisão das empresas em grupos:

Grupo 1

No Grupo 1 foram incluídas as empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016. A partir do mês de agosto, elas devem enviar para a Receita Federal a Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS. Depois, é preciso ficar atento á última fase do projeto que está prevista para janeiro de 2020: o envio dos dados de segurança e de saúde do trabalhador (SST). Confira quais são eles:

  • S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • S-2220: Monitoramento de Saúde do Trabalhador
  • S-2221: Exame Toxicológico do Motorista Profissional
  • S-2245: Treinamentos e Capacitações

Grupo 2

 No Grupo 2 estão incluídas as demais empresas que não fazem parte do primeiro item. Para a maioria das companhias, portanto, já no mês de janeiro passou a vigorar a obrigatoriedade de envio para o eSocial de todas as folhas de pagamento. Mais mudanças devem ser percebidas no mês de abril, quando um processo deve ser iniciado: a Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias. Observe, portanto, os seguintes eventos:

  • S-1200: Remuneração do Trabalhador
  • S-1202: Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social (RPPS)
  • S-1210: Pagamento de Rendimento do Trabalho
  • S-1250: Aquisição de Produção Rural
  • S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
  • S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
  • S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
  • S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
  • S-1300: Contribuição Sindical Patronal
  • S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador (antes do fechamento da folha)
  • S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (antes do fechamento da folha)
  • S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)
  • S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)

Vale  ressaltar que, a substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias tem datas distintas para as empresas do Grupo 2, conforme o faturamento anual.

Ainda observe que, empresas com faturamento superior a 4,8 milhões iniciaram a entrega em abril de 2019, já os empregadores com faturamento inferior a 4,8 milhões bem como empresas constituídas após o ano-calendário 2017 devem realizar a substituição em outubro de 2019.

Grupo 3

No Grupo 3 estão os  empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Para eles, há muitas novidades em 2019. Isso porque as empresas desse grupo começarão a cumprir quase todas as fases das obrigações do eSocial neste ano – algo que para os demais grupos vem sendo implantado desde 2018.

Em janeiro teve início a obrigatoriedade de envio dos cadastros do empregador e das tabelas. Em abril de 2019 será o momento de enviar os dados dos trabalhadores e vínculos (os chamados “eventos não-periódicos”). Após a publicação da Portaria n° 300 a terceira fase dessas empresas programada para julho de 2019 foi prorrogada para janeiro de 2020, onde passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamentos. Veja quais itens requerem atenção:

Fase 1:
  • S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte
  • S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
  • S-1010: Tabela de Rubricas
  • S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
  • S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos
  • S-1035: Tabela de Carreiras Públicas
  • S-1040: Tabela de Funções e Cargos em Comissão
  • S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
  • S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
  • S-1080: Tabela de Operadores Portuários
Fase 2:
  • S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
  • S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo/Ingresso do Trabalhador
  • S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
  • S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
  • S-2230: Afastamento Temporário
  • S-2250: Aviso Prévio
  • S-2260: Convocação para Trabalho Intermitente
  • S-2298: Reintegração
  • S-2299: Desligamento
  • S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
  • S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
  • S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
  • S-2400: Cadastramento de Benefícios Previdenciários (RPPS)
  • S-2300: Exclusão de eventos.

Grupo 4

Quanto ao Grupo 4 este fecha a lista , é composto por órgãos públicos e organizações internacionais. Para eles não há novidades sendo implantadas em 2019, mas em 2020 começam a valer todas as obrigações listadas para os demais grupos. Portanto, ainda que não seja uma urgência, é importante que essas entidades comecem a se preparar desde já. 

19. Cronograma e informações sobre as penalidades advindas com a falta da entrega

O cronograma é o abaixo assinalado:

Como já delineado nas informações acima,o eSocial é uma mudança significativa e importante para  empregadores, empregados e governo,  e sua implementação se dá desde o ano de 2016.

Como todas as normas tributárias/ fiscais, existentes e exigidas no Brasil, a sua não observância, implicará a penalidade corresponde, ou seja, a multa pela não informação será legítima.

Por outro giro, vale salientar que existem sistemas contábeis que lhe auxiliarão no seu controle e entrega das obrigações principais e acessórias, são eles os sistemas de gestão contábil, como a SAGE que conta com diversos softwares de auxílio e controle.

É normal que, apesar de todas as divulgações de iformações da necessária gestão e planejamento para estar em dia com a entrega da eSocial, e os prazos já instalados, o empresariado clama por mais tempo de adequação, o que é totalmente esperado, tendo em vista estarmos diante de uma novidade.

O ideal, por fim, é pensar : “informatizar é desburocratizar, e ter a mãos sistemas de gestão contábil de facilitação é  um grande passo para o futuro das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias no Brasil”. com este pensamento, pode-se buscar a tranquilidade e planejamento necessários para se manter em dia com o fisco.

Referências

  1. http://www.diaadiatributario.com.br/governo-deve-anunciar-novo-esocial-menos-burocratico-para-as-empresas.html acesso em 05 de julho de 2019.
  2. http://portal.esocial.gov.br/noticias acesso em 05 de julho de 2019.
  3. http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/Cronograma-esocial-grupo-de-empresas.htm acesso em 05 de julho de 2019.
  4. https://blog.sage.com.br/esocial-2019-cronograma/ acesso em 05 de julho de 2019.

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