Gestão na advocacia: 5 ferramentas que todo advogado precisa ter

Ferramentas de gestão na advocacia são todas as tecnologias e metodologias processuais que um escritório jurídico adota para otimizar a produtividade, crescimento e lucratividade do negócio.

A carreira do Direito não é fácil. Há, na verdade, muitos desafios a serem enfrentados por aqueles que decidem segui-la. Em primeiro lugar, a aprovação no Exame de Ordem da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Contudo, este é apenas um dos desafios. É na rotina agitada de um escritório – e na gestão na advocacia – que se encontram a maior parte dos “problemas” de um advogado. Lidar com uma agenda de compromissos – sem perder nenhum evento –, preencher relatórios, manter um controle de documentos, se atentar as despesas e ao fluxo do caixa… isso tudo sem se descuidar do cliente, é claro.

Tarefas como essas podem exigir do profissional um esforço e uma carga horária significativos. E fazem, desse modo, com que o cotidiano se torne maçante sem necessidade.

Com todo o avanço conquistado pela tecnologia nos últimos anos, no entanto, era inevitável que surgissem soluções para questões como essas. Os processos eletrônicos reconfiguraram a dinâmica de trabalho dentro das empresas. E se tornou impossível, então, resistir a todas as facilidades que o meio tecnológico nos fornece.

Até mesmo aqueles que se mostravam mais arcaicos e apresentavam dificuldades para lidar com a nova “era online” reconhecem, assim, que a simplicidade, automatização e otimização oferecidas por ela são, de fato, mais significativas e vantajosas. Resultado: hoje, todo profissional possui um domínio, ainda que pequeno, da tecnologia. E desfruta, dessa forma, de determinadas ferramentas digitais para conseguir realizar suas tarefas com maior excelência.

O mercado oferece, hoje, diversas ferramentas para automatizar as atividades do escritório. E claro, todas elas para facilitar o trabalho dos gestores. Com isso em mente, destacamos aqui algumas ferramentas de gestão para advogados que merecem destaque.

1. Agenda Eletrônica

O número de prazos com que um advogado precisa lidar é grande. São compromissos no fórum, reunião com os clientes, audiências, o dia do pagamento de uma taxa, tributo ou empréstimo… enfim, muitas atividades em prazos nem sempre condizentes. Desse modo, erros pequenos podem gerar danos enormes.



Analisando o número de informações com que um escritório lida durante o dia, chegamos a uma conclusão. Todos os compromissos devem ser, portanto, anotados em um único local. Assim a informação fica centralizada e o acesso é facilitado. Mas também a gestão na advocacia pode se tornar mais eficaz.

Tudo isso, contudo, pode ser solucionado com a adesão a uma agenda online. Além de poder ser acessada de qualquer lugar – basta que o profissional disponha de um aparelho com conexão a internet –, a essa ferramenta também costuma estar acoplados sistemas de alertas que transmitem avisos para as datas destacadas. Assim, o advogado ainda é lembrado de seus eventos.

ferramentas de gestão na advocacia

2. Armazenamento Digital

Possuir o controle dos processos judiciais do escritório por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório em um momento inicial. Mas, à medida que a quantidade de clientes aumenta de maneira significativa, essas planilhas se tornam verdadeiras ciladas. Ficam cada vez mais sujeitas a falhas, além do baixo nível de segurança dos dados armazenados. Isso, contudo, não é prejudicial apenas ao advogado e à gestão na advocacia. É também prejudicial ao cliente.

Como solução surgem as ferramentas digitais. A nuvem de armazenamento, por exemplo, é bastante famosa. Essa alternativa permite que as informações sejam lançadas e guardadas na nuvem digital, tudo através de um processo ágil e fácil. Além disso, ela possibilita acesso imediato de qualquer lugar.

Os dados agora podem ser compartilhados com as pessoas desejadas, e recebem atualizações em tempo real. Com a nuvem qualquer advogado pode acessar seus documentos do escritório, de casa e até mesmo de outra cidade – e novamente o único pré-requisito é que se tenha acesso à internet.  

As informações lançadas em um único lugar se mantêm centralizadas. Os relatos de profissionais que adotaram essa forma de armazenamento é de que, se antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pastas e planilhas, agora tudo se encontra ao alcance das mãos.

É o fim das horas contínuas dedicadas à organização de documentos e do dinheiro gasto em impressão e cópias.

3. Auxiliar Financeiro

A gestão financeira de um negócio não é um trabalho simples. Nos escritórios de advocacia, onde essa função normalmente é designada a um advogado, o processo pode se tornar mais complexo. Dessa maneira, aderir a uma ferramenta digital de controle financeiro pode se tornar a melhor opção para aqueles que buscam por melhorias nesse setor.

Com uma ferramenta digital de controle financeiro surge a possibilidade de automatizar e otimizar tarefas como o controle de honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa e a emissão faturas. Além disso, esse recurso conta com um complexo de segurança que garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso à plataforma.  

4. Software Jurídico para gestão na advocacia

O software jurídico é uma ferramenta tecnológica que auxilia a gestão na advocacia. Atualmente, já faz parte do cotidiano dos melhores advogados e escritórios de advocacia. E percebe-se que, com a sua implementação, a produtividade e lucratividade dos escritórios podem aumentar.

As vantagens são inúmeras. Em questão de tempo, um software jurídico otimiza as atividades, na medida em que facilita a gestão na advocacia. Além disso, auxilia na garantia dos prazos processuais. E pode, ainda, contribuir para a satisfação dos clientes, através de serviços como a área do cliente e a facilidade de fornecer informações sobre o processo com uma timeline do processo.

E o mercado trabalha cada dia mais no desenvolvimento desse recurso. O SAJ ADV, por exemplo, é um software jurídico que tem como objetivo automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia. O software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros. Ou seja, adquirindo o software é adquirido também as outras ferramentas citadas até aqui. Aliás, se desejar, pode experimentar e testar todas as funcionalidades da ferramenta.

5. Ferramentas de PDF

Como a maior parte dos processos jurídicos no Brasil giram em torno de documentos, é preciso que se tenha um bom sustento e manuseio do formato desses arquivos. As ferramentas de PDF são um diferencial com inúmeras vantagens para o trabalho dos advogados e escritórios. Isso ocorre porque tais ferramentas garantem o acesso e a segurança do arquivo e dos dados que nele estão contidos.

Nesse ponto indicamos as Ferramentas de PDF da empresa Juristas, que apresenta propriedade e excelência no assunto.  

A adesão a ferramentas para a gestão do escritório de advocacia contém inúmeras vantagens, e entre elas se incluem:

  1. aumento da produtividade do escritório;
  2. economia em diversos setores;
  3. possibilidade de gestão a distância;
  4. organização e controle do escritório;
  5. automação e otimização de tarefas; e
  6. melhoria de resultados.

Diminuir o tempo gasto em tarefas repetitivas, otimizar, ter total controle sobre a rotina do escritório e aumentar a produtividade do dia a dia são metas claras de todo advogado. Sem abandonar os valores e princípios da profissão jurídica, é possível se conectar cada vez mais com a tecnologia. E tornar, assim, a gestão de escritório de advocacia mais eficaz. Afinal, através dela essas metas se tornam alcançáveis.

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