Como ferramentas PDF aumentam a produtividade do seu escritório?

Tempo de leitura: 6 minutos

4 benefícios de ferramentas PDF na gestão do escritório de advocacia

Para aqueles que possuem um escritório de advocacia ou até mesmo trabalham em um, o fator produtividade é um ponto de grande importância. Isso ocorre porque exercer uma profissão no meio jurídico hoje – assim como outras áreas do mercado de trabalho – envolvem grande quantidade de etapas a serem cumpridas. A soma de várias tarefas executadas com excelência garante um bom resultado no trabalho final. E pode haver instrumentos, como ferramentas pdf, por exemplo, que facilitam esse processo.

O profissional de Direito lida, no seu dia a dia, com diversas obrigações. E elas vão desde o controle de uma agenda de compromissos até o fluxo de caixa. Isso sem falar no preenchimento de relatórios, na organização dos documentos, nos compromissos no fórum, na reputação do escritório, e o mais importante, na satisfação do cliente. O grande problema, contudo, é que, sem os auxiliares certos e com essa quantidade de tarefas, é comum que algumas coisas saiam do controle.  

Graças ao avanço tecnológico dos últimos anos, hoje possuímos diversos recursos digitais que visam exatamente o auxílio perante a essas questões. O mercado oferece, hoje, variadas ferramentas para automatizar e aumentar o nível de produtividade das atividades do escritório. A dinâmica com que os profissionais dessa área executam o seu trabalho não é a mesma de há alguns anos. As transformações são inúmeras e o ponto de maior destaque é: grande parte delas se relaciona ao meio digital.

O fato de vivermos em uma época que é conhecida como Era da Informação levou a um cenário em que a inclusão da tecnologia na rotina das empresas passou de um diferencial de luxo para uma necessidade básica. Temos uma nova execução e aperfeiçoamento das atividades realizadas dentro do escritório de advocacia.

ferramentas pdf na advocacia

1. Facilidade para lidar com documentos

Entre os muitos recursos disponíveis destacamos aqui as ferramentas de trabalho em PDF, que apresentam uma função essencial em todo esse processo.



Já adotada por diversos escritórios de advocacia a ferramenta de PDF trata-se de um mecanismo dotado de inúmeras vantagens para o trabalho dos advogados. Isso ocorre porque tal ferramenta garante um bom manuseio de documentos, melhorias no acesso e segurança de arquivo e dados.

Como os processos jurídicos no Brasil giram em torno de burocracias e papeladas, faz-se justificável toda atenção voltada para documentos. É essencial que se tenha um bom controle e manuseio do formato desses arquivos.

A ferramenta possibilita o armazenamento de modelos de documentos pré-editados, em uma espécie de padrão de documentos e processos, de maneira que quando o profissional for lidar com a digitalização ou formatação de algum documento ele não precisa começar do zero. Dessa forma ocorre a otimização do tempo.  

Mas a grande questão das ferramentas de PDF é que sua aquisição garante melhorias em outros setores do escritório, promovendo um crescimento geral.

2. Novas possibilidades de armazenamento

Com os arquivos em formato digital fica mais simples lidar com questões de armazenamento, acessar o arquivo de qualquer lugar, liberar espaço físico no escritório e etc. Lidando com ferramentas PDF é possível que o escritório trabalhe com o armazenamento na nuvem digital.  

Armazenar todos os dados do escritório em um só lugar faz toda diferença. E nesse caso não se trata apenas de todas as informações estarem centralizadas, mas de estarem online. Dessa forma, é possível acionar os documentos e arquivos sempre que precisar, de qualquer lugar e a qualquer hora.

A garantia do acesso imediato de diferentes servidores torna mais real a mobilidade do advogado. E permite, assim, que este trabalhe a qualquer hora sem que tenha que se deslocar desnecessariamente.    

A nuvem promove o não uso do papel, o que, além de tudo uma alternativa sustentável. Relatos de pessoas que adotaram essa forma de armazenamento comprovam sua eficácia, e mostra que se antes eram necessárias salas inteiras para armazenar pasta e planilhas, isso sem mencionar é claro a organização desses documentos. Uma tarefa árdua, de manutenção contínua, e exposta a falha, afinal uma posta poderia ser guardada em uma gaveta errada e prejudicar todo um processo. Agora isso chega ao fim, e tudo se encontra ao alcance das mãos.   

3. Segurança nas ferramentas PDF

É o fim das horas contínuas dedicadas a organização de documentos, e do dinheiro gasto em impressão e cópias.   

Além disso, com as ferramentas de PDF é possível garantir algum tipo de segurança de dados. No caso de escritórios esse é um requisito básico. Afinal, ao lidar com dados de processos, o advogado tem em mãos informações que exigem cuidados especiais de proteção. Para a segurança do profissional contratado e dos contratantes, portanto é preciso investir em uma ferramenta que ofereça um bom tipo de restrição. E que possua algum tipo de controle de acesso. Os arquivos em PDF podem ser protegidos de forma que terceiros não possam fazer alterações em seu conteúdo. Dessa forma garante-se a veracidade e a autenticidade das informações.  

4. Modernidade e integração com ferramentas PDF

Nos escritórios de advocacia a realidade de processos de armazenamento de arquivos físicos, documentos, pastas, papéis está quase extinta. Apresentar métodos de trabalhos antiquados pode não só prejudicar a rotina o local onde você trabalha. Também pode se tornar um fator negativo de competitividade perante os outros escritórios.

Uma empresa moderna, integrada, otimizada, com segurança de dados e bom funcionamento transmite segurança aos contratantes. E isto pode fazer, assim, toda a diferença na hora de escolher entre serviços. A tecnologia se tornou o melhor auxiliar para os escritórios que buscam um crescimento. A maneira como as ferramentas modificam a rotina apresenta respostas rápidas, e os resultados são promissores.

Já sabemos que o controle e a administração do escritório não são por si tarefas fáceis. Entretanto, ressaltamos que investir na modernização do escritório e aliá-la à gestão é uma maneira eficaz de garantir maior eficiência nesse quesito. A informatização possibilita automatizar atividades da banca, gerenciar de forma simples processos, e promove a organização de uma rotina profissional.

A forma como esse processo é feito garante toda a diferença no resultado final do serviço oferecido pela empresa. Por isso, a importância das ferramentas PDF. Se executado de forma organizada e otimizada o advogado assegura uma maior fluidez e agilidade do seu trabalho. E beneficia, dessa forma, não só o grupo em que trabalha. Embora, bons resultados individuais somados garantam um bom resultado geral, é preciso pensar também por outro aspecto. E trazer benefícios, desse modo, também ao cliente.

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