Como fidelizar clientes na advocacia com uma melhor gestão

Guia para gestão de escritório de advocacia: como fidelizar clientes e lidar com o dia a dia de trabalho.

A ambição de muitos advogados de construir um escritório de advocacia de sucesso depende de alguns fatores. Nossa experiência na área jurídica mostra que dois fatores, então, são fundamentais para o crescimento de um negócio nesta área. O primeiro deles é o conhecimento. Os profissionais do escritório precisam ter um bom know-how da doutrina jurídica e dos meandros do sistema judicial brasileiro. Para que essas informações sejam usadas da melhor forma possível, entra o segundo fator de sucesso: a gestão na advocacia.

A organização é uma importante ferramenta na gestão do escritório de advocacia. Afinal, a natureza do trabalho jurídico envolve procedimentos fixos, cumprimento de prazos, entrega de documentação…

E isso influencia diretamente a rotina de trabalho dentro da empresa: organização do tempo dos advogados e demais colaboradores, controle das datas de entrega, dimensionamento das demandas, acompanhamento das tarefas, sem contar os aspectos fiscais e financeiros relacionados à gestão do negócio.

Muitos advogados têm dificuldade nessas questões gerenciais e administrativas. Em alguns casos, problemas de gestão acabam obscurecendo grandes talentos jurídicos. Estruturamos esse material em eixos estratégicos para a gestão de um escritório de advocacia:

  • Como prospectar clientes e como fidelizá-los?
  • Gerenciamento de escritórios de advocacia;
  • Otimização de recursos (e o desafio da produtividade), e;
  • Como a tecnologia pode ser uma aliada para lidar com os três pontos acima?

Esperamos que, ao final deste post, você consiga colocar nos trilhos os processos administrativos do seu escritório e alcance o tão almejado sucesso na carreira jurídica.

1. Como prospectar clientes na advocacia e como fidelizá-los?

Conquistar clientes é uma tarefa estratégica. Demanda habilidade, conhecimento e diferenciação no mercado. Escritórios de advocacia, principalmente de pequeno e médio porte, apostam suas fichas em técnicas para se destacar no meio jurídico e criam uma boa rede de relacionamento para ampliar a carteira.



Para tornar o escritório mais lucrativo, portanto, é importante investir em um plano tático. Deve-se avaliar o mercado e as possibilidades de crescimento, traçar metas e criar um bom planejamento de marketing jurídico. Isto pode, assim, aumentar a carta de clientes e o reconhecimento dos sócios.

A montagem desse planejamento em escritórios iniciantes, onde ainda não está bem definida a área de atuação, exige foco. Definir o nicho de mercado vai ajudar a posicionar-se no segmento.

Para isso, é importante investir em atualização e especialização dos sócios e na definição clara de todas as necessidades e do perfil do cliente. Listamos algumas dicas para ajudar na captação:

1.1 Dicas para melhorar/aumentar a prospecção

Comece aproveitando bem os canais digitais. Um site jurídico bem construído, com todas as informações sobre a atuação do escritório de advocacia, é uma porta de entrada para clientes. Grande parte dos brasileiros consulta a internet antes de comprar um produto ou serviço.

Crie um layout que represente o escritório. Logotipos e cores bem aplicados farão parte da composição visual da marca e estarão presentes em cartões de visita, materiais de escritório, placas e no site da empresa.

Participe de entidades e associações empresariais

Ser engajado em entidades de classe faz toda a diferença para se tornar conhecido no meio. Marque presença em eventos importantes da área, ministre palestras e compartilhe seu conhecimento. Eventos e entidades são bons lugares para aumentar a rede de contatos, e consequentemente, de clientes.

Crie uma rede de relacionamento

Uma sugestão é propor serviços de consultoria para empresas de conhecidos. Ou ainda buscar na rede de relacionamento pessoas com problemas trabalhistas, previdenciários, ou fiscais, por exemplo. Normalmente se um conhecido tem problema nessas áreas, outras pessoas que trabalham com ele devem ter as mesmas dificuldades.

Comunique-se

Talvez a divulgação mais forte para o advogado (e para qualquer profissional liberal) seja o boca a boca. Um cliente que indica o escritório para outro atestando que teve uma resposta de excelência e rápida acaba se tornando o ponto de partida de uma rede de referências. Conquiste-o e fidelize-o, demonstrando a qualidade dos serviços prestados.

No entanto, quando se fala em marketing para advogados é preciso ficar atento ao que preconiza o Código de Ética da OAB. Há uma limitação, de acordo com o provimento 94/2000, relacionado ao capital intelectual e sua divulgação. De acordo com o parágrafo 1º do provimento, “a publicidade deve ser realizada com discrição e moderação, observado o disposto nos arts. 28, 30 e 31 do Código de Ética e Disciplina”. O uso de informação para fins de prospecção de clientes deve ser muito bem avaliado.

2. Gerenciamento de escritórios de advocacia: como lidar com prazos e atividades internas

Nem só de conhecimentos jurídicos vive um escritório de advocacia. Noções de gestão na advocacia podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. Isto, contudo, é ainda mais importante nos primeiros anos do escritório de advocacia. É necessário, portanto, que as práticas e técnicas de gestão sejam incorporadas às rotinas.

A gestão, entretanto, deve ser profissional. Contrate, assim, um especialista no assunto ou se torne um advogado gestor e, principalmente, automatize o processo. Não importa se o escritório tem três ou 90 funcionários. O advogado tem que partir, desse modo, da premissa de que é um empresário. E sua sociedade, dessa maneira, precisa ser gerida, sob pena de ficar fora do mercado jurídico.

2.1 Dicas de gestão financeira: não misture as finanças pessoais com as do escritório

Misturar as contas pessoais com as despesas do escritório é uma prática muito comum, mas, segundo especialistas, é um erro que pode ser fatal para a sobrevivência do negócio. É preciso aprender a separar as finanças e ser organizado, acima de tudo. Despesas domésticas não devem entrar na planilha de custos do escritório e o contrário também é válido.

Para a saúde financeira do escritório, recomenda-se reservar um percentual dos honorários para a manutenção das despesas, bem como criar um fundo de reserva. Em muitos casos, os advogados retiram todos os recursos oriundos dos honorários do mês, sem considerar os custos do escritório, e fazem aportes de capital no mês seguinte para cobri-los. É necessário prestar atenção em todas as despesas relacionadas ao trabalho, desde o pagamento de custas, deslocamentos, e até cobrança de reembolso de despesas de clientes.

2.2 O desafio da produtividade

Se tempo é dinheiro, organizá-lo é imprescindível. Com uma boa gestão de tempo, é possível que menos pessoas realizem diversas tarefas. Ao criar processos e procedimentos, a gestão é facilitada e é possível verificar se a equipe está com funções repetidas. Comece definindo tarefas e cronogramas. Quem ficará responsável pelo acompanhamento de intimações? E pelo controle de prazos? Importante pensar na ligação entre sistemas e resultados. Com isso, o advogado utilizará seu tempo para avaliar as melhores soluções para seus clientes.

Atualmente, os escritórios de advocacia estão apostando em novas rotinas operacionais para agilizar o atendimento, reduzir falhas e continuar respondendo ao cliente com rapidez e perfeição. Isso exige um conhecimento mais aprofundado em métodos de gestão e desempenho pessoal. É preciso muita disciplina para organizar agendas, funções e procedimentos, e ainda arrumar tempo para exercer a advocacia. Faça da tecnologia uma aliada e otimize o dia a dia.

2.3 Como aumentar a produtividade no trabalho? Siga estes passos:

Vale destacar que para uma gestão de tempo mais eficiente, os profissionais devem revisar constantemente as tarefas agendadas para o dia. Superar a procrastinação e evitar o desperdício de tempo com distrações também são essenciais para um dia de trabalho mais produtivo.

Desafogue o cérebro

Primeira lição: escreva. No papel, no computador, no celular. Anotações mentais ocupam um espaço que poderia estar sendo utilizado para produzir, além de correrem o risco de serem facilmente esquecidas. Aproveite as ferramentas disponíveis: liste as tarefas, seja manualmente ou em post-its, quadro de cortiça ou quadro de lousa. Se uma solução digital agradar mais, aplicativos de checklist para tablet ou smartphone ajudam a ir além das planilhas e documentos do Office atrelados ao computador.

Delegue e acompanhe tarefas

Nem tudo precisa ser feito por você. Delegue, mas seja responsável pelo acompanhamento de funções. Além de contribuir para a gestão de tempo no trabalho, delegar contribui para formar uma equipe que se sinta constantemente desafiada a fazer gestão de tarefas de forma adequada.

Determine a duração de cada atividade

Otimize o tempo definindo a duração de cada tarefa antes de começá-la, tornando o planejamento do dia mais objetivo. Inclua também o tempo de deslocamento, em caso de operações externas como audiências e diligências.

Guia para gestão de escritório de advocacia

3. Como a tecnologia pode ser uma aliada

Apesar de importantes, agendas e calendários físicos ou online podem não ser suficientes para suprir a necessidade de organização dos advogados. Para otimizar a gestão de tempo e de tarefas, os escritórios de advocacia costumam recorrer a um software jurídico que acumula ferramentas desenvolvidas para controlar prazos e atividades. Se você quer deixar de lado as planilhas de Excel e busca uma forma de controlar adequadamente o escritório de advocacia, talvez seja a hora de pensar em um software jurídico que seja adequado ao seu cotidiano. Muitos advogados têm dificuldades para escolher entre um software jurídico ou um sistema de administração do escritório. Antes de investir, é preciso uma análise criteriosa de funcionalidades que atendam às necessidades da banca.

3.1 Ferramentas genéricas para a advocacia

Há inúmeras opções de ferramentas genéricas para controlar prazos e compartilhar arquivos que podem ser utilizadas por escritórios de advocacia. Esses softwares normalmente são gratuitos e de fácil acesso, porém não foram projetados exclusivamente para as bancas. Diferentemente de um software para advogados com funções integradas, ao trabalhar com softwares genéricos é preciso combinar ferramentas para alcançar o resultado desejado. Para não perder prazos,  por exemplo, podem ser aproveitadas as agendas do Google ou do Outlook.

Já para o controle e compartilhamento de documentos, existem o Dropbox e o Google Drive – que também permite a criação de textos e planilhas na nuvem. Asana e Trello são opções para organizar as atividades e as soluções Money e Conta Azul facilitam a gestão de finanças. A maioria dessas ferramentas é parcialmente ou totalmente gratuita.

3.2 Ferramentas dedicadas – software jurídico

O software jurídico ideal permite organizar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. Desenvolvido especialmente para atender as necessidades dos advogados, traz como principal benefício a integração e consolidação das informações do escritório. É o caso do SAJ ADV, que possibilita o acompanhamento de pendências de maneira prática e rápida, por meio do celular, tablet ou computador.

Os processos, contratos e outros documentos são inseridos no sistema e ficam armazenados e protegidos na nuvem, com garantia de backup e segurança de todos os arquivos. Além disso, utiliza o conceito das redes sociais: ao permitir a comunicação por meio de comentários, os colegas de trabalho são notificados em tempo real, facilitando o compartilhamento de tarefas entre todos os funcionários do escritório.

Apesar de não ser gratuito, ao integrar as ferramentas necessárias para a gestão de escritórios de advocacia, um software jurídico traz economia de tempo e consequentemente, maior produtividade para os profissionais.

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