Fluxo de caixa para escritórios de advocacia: confira o passo a passo

Como já foi abordado pelo SAJ ADV – Software Jurídico, quando um advogado decide abrir o próprio escritório jurídico ele precisa de capacitação. Isso porque a faculdade de Direito não prepara o profissional para empreender, e gerir um negócio requer conhecimentos que vão além dos jurídicos. Uma das principais questões para garantir a manutenção de qualquer empresa, inclusive um escritório de advocacia, é o fluxo de caixa. Quem não se preocupa com a gestão financeira não sobrevive no mercado.

Normalmente, o advogado recém-formado não tem experiência na precificação e cobrança de serviços realizados, nem sabe como gerir um escritório separando as contas pessoais das finanças da empresa. Para ajudá-lo nessa etapa inicial, separamos 4 dicas para você fazer o fluxo de caixa do seu escritório de advocacia.

Passo a passo para a gestão financeira e fluxo de caixa de um escritório jurídico

1. Atraindo e fidelizando clientes

Para começar a entrar dinheiro no seu escritório, você precisa de clientes. O mercado atual não comporta mais negócios que apenas esperam as demandas chegarem à porta, é preciso prospectar. Para isso, em primeiro lugar é essencial estar atento às oportunidades que estão surgindo nos segmentos em que o seu escritório jurídico atua. Assim como segurança, confiança e qualidade, a criatividade também é importante. Não espere o potencial cliente dizer o que precisa, pois muitas vezes ele nem sabe ou não conhece os seus direitos. Outra maneira de atrair novas demandas ao seu negócio é a partir do marketing jurídico, sempre seguindo o Código de Ética e Disciplina da OAB.

Segundo o novo código, votado neste ano e que deve ter vigência a partir de janeiro de 2016, os profissionais do Direito podem investir no marketing jurídico por meio de artigos em blogs, vídeos educativos, entre outros materiais que enfoquem mais nos problemas do cliente do que nas atividades desenvolvidas por seu escritório de advocacia.

Embora atrair clientes seja o primeiro passo, não se esqueça da importância de fidelizá-los. Estima-se que manter um cliente fiel pode ser até cinco vezes mais barato do que conquistar um novo. Para a fidelização de clientes, é indispensável conhecer quem contrata os seus serviços, além de estar constantemente em contato com eles.

2. Como cobrar pelos serviços

Saber precificar os serviços jurídicos e ter o controle dos pagamentos é fundamental para a gestão financeira e fluxo de caixa de um escritório de advocacia. A tabela da OAB é uma referência na hora de definir os honorários advocatícios. Entretanto, ela deve ser utilizada em obediência ao princípio da razoabilidade. Os valores sugeridos têm como função essencial evitar a concorrência desleal, uma vez que a atividade advocatícia difere das demais atividades mercantis em sua natureza. Afinal, o advogado é um agente da justiça. Antes de assumir qualquer demanda é necessário saber calcular o custo necessário para realização do serviço, que deve considerar desde a manutenção do escritório, até os gastos com o tempo despendido em reuniões, estudo, pesquisa e a tramitação do processo com possibilidade de interposição de recursos, embargos, entre outros.

A elaboração de um contrato que contenha os serviços que serão prestados e o valor acordado evita discussões futuras e traz mais segurança para a gestão financeira do escritório. É importante que o cliente esteja informado sobre todo o planejamento e movimentações que o escritório de advocacia faz na condução de sua ação judicial. Isso é possível a partir de reports periódicos dos advogados ao cliente, via e-mail ou por softwares específicos, e mostra que o trabalho desenvolvido vai além dos passos que envolvem diretamente o cliente.



fluxo de caixa para escritórios de advocacia

O gestor de um escritório jurídico precisa aprender a ser organizado e separar as contas pessoais das finanças da empresa. Sistematizar a gestão financeira é o primeiro passo: despesas domésticas não devem entrar na planilha de custos do escritório e o contrário também é válido. É essencial saber exatamente quais são os custos do escritório, o que facilita a listagem de despesas fixas — como aluguel, despesas com limpeza e segurança e salário dos colaboradores — e variáveis, como impostos, custas processuais e viagens. Muitas custas processuais, por exemplo, têm prazos para pagamento e nem sempre é possível repassar ao cliente em tempo hábil. Pense em quantas vezes você pagou um valor e não lançou no relatório. Lembre-se: é importante manter prazos e contas em dia, por isso atualize constantemente a planilha ou o software de gestão do seu escritório.

Como boa parte da receita de um escritório de advocacia é variável, recomenda-se reservar um percentual dos honorários para a manutenção das despesas, bem como criar um fundo de reserva, o que contribuirá para o fluxo de caixa do negócio. É necessário registrar com precisão todas as despesas relacionadas ao trabalho, mesmo as que possam parecer irrelevantes, como deslocamentos e reembolso de despesas dos clientes.

4. Fluxo de caixa

O gestor de um escritório jurídico precisa estar atento ao dinheiro que entra e às despesas do seu negócio, além de compreender o que esses números significam. As receitas de contratos negociados que são parcelados servem com uma previsão de ingressos futuros e as despesas fixas devem sempre ser consideradas para que o advogado tenha a noção de quanto dinheiro vai sobrar ou faltar no escritório.  Para fazer o controle do fluxo de caixa, podem ser utilizadas planilhas como essa, disponibilizada pelo Sebrae-SP e recomendada pela Revista Exame. Uma forma mais fácil para realizar a organização financeira do escritório é utilizar softwares.

Esses sistemas se dividem entre os genéricos, como o Conta Azul, que podem ser utilizados por qualquer empresa, e os desenvolvidos exclusivamente para escritórios de advocacia. Um software jurídico como o SAJ ADV permite, entre muitas outras funções, o controle de receitas e despesas do escritório por meio do acompanhamento de contas a pagar e receber, inadimplência de clientes, gerenciamento de movimentações financeiras e controle de reembolsos. Usando o módulo Financeiro é possível ainda gerar relatórios como DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), fluxo de caixa, melhores clientes, inadimplentes e contas a pagar. Entenda melhor as funcionalidades com o vídeo abaixo:

Você tem alguma dica sobre fluxo de caixa para quem está abrindo o escritório jurídico ou para quem pretende aprimorar a gestão financeira do seu negócio? Deixe suas sugestões nos comentários.

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