Gestão de Escritório de Advocacia – Evitando o gargalo produtivo

A falta de planejamento normalmente é a grande responsável pelo gargalo produtivo na gestão de escritório de advocacia. A perda de produtividade da equipe, ocasionada pela obstrução de alguma etapa no fluxo de trabalho, pode acarretar problemas nos serviços prestados e a necessidade de retrabalho, comprometendo a rentabilidade da empresa.  

Além da organização pessoal de cada um, é fundamental que a gestão de escritório de advocacia ofereça as ferramentas necessárias para auxiliar o trabalho em conjunto do seu time de colaboradores.

Saiba como evitar o gargalo produtivo através de uma boa Gestão de Escritório de Advocacia:

  • Defina procedimentos

Pode levar um tempo para padronizar os procedimentos realizados pela sua empresa, mas ao realizar essa etapa você tem ganhos na organização do escritório e será mais difícil ocorrer o gargalo produtivo. A ideia não é engessar o fluxo de trabalho, mas mostrar que demandas semelhantes podem ter soluções semelhantes.

O gestor pode começar a definição de procedimentos desenhando o fluxo de leitura de intimações: quem ficará encarregado de realizar a leitura; interpretação do prazo a ser cadastrado; distribuição para os responsáveis e acompanhamento. Outro fluxo que deve ser mapeado é o de um novo cliente, com as etapas do atendimento, cópia e digitalização de documentos, negociação, assinatura de contrato e procuração.

  • Registre e tenha controle das demandas do seu escritório de advocacia

Muitas vezes o gargalo produtivo na gestão de escritório de advocacia ocorre porque demandas são esquecidas e quando cobradas precisam ser resolvidas rapidamente. É comum esquecer-se de atividades e prazos quando eles não são registrados. Mesmo quando você delega ou quando alguma demanda não parece tão importante, é indispensável ter o controle delas. Por isso anote e acompanhe as tarefas pelas quais você ou o seu time de colaboradores é encarregado.

Gestão de Escritório de Advocacia



  • Comunique-se com a equipe

Na correria do dia-a-dia, entre reuniões e audiências, pode parecer impossível atualizar os colegas de trabalho sobre o que você tem feito ou o que está pendente, mesmo quando vocês compartilham uma mesma atividade, processo ou cliente. Isso atrasa todo o trabalho da equipe e pode causar um gargalo produtivo na gestão de escritório de advocacia. O ideal é que o status das demandas esteja claro para todos, principalmente aos diretamente envolvidos em cada uma delas. Reuniões diárias de no máximo 15 minutos para atualização das tarefas da equipe também tendem a aprimorar a comunicação no seu escritório. Outras saídas são a criação de um grupo do escritório no WhatsApp ou Google Talk e a manutenção de um painel ou tela de software com as atividades da equipe.

  • Elimine o retrabalho

Tenha controle de quem está responsável por cada atividade da empresa e evite o gargalo produtivo. Em alguns escritórios, isso é feito manualmente — o gestor imprime uma intimação e anota prazos e pessoas para quem delegou a atividade. Na sequencia replica as mesmas informações para a sua agenda pessoal e na agenda compartilhada do escritório.  Ao automatizar esse procedimento, as tarefas e prazos podem ser registrados, delegados e acompanhados em uma única ferramenta.

Evitar o retrabalho é apenas uma das etapas que pode ficar muito mais fácil com o uso da tecnologia. Para cumprir todos os passos acima de forma mais simples, você pode optar pela utilização de um software jurídico no seu escritório. O uso de uma ferramenta como o SAJ ADV permite o controle de processos e organização de procedimentos, através de uma gestão de escritório de advocacia de qualidade. Com essas funções, as informações da empresa passam a ser controladas de forma global.

É possível registrar informações dos processos, pedidos, intimações e acompanhamento de prazos, entre outras atividades comuns ao dia a dia no escritório, além de interagir com os colegas por meio de comentários. E por operar na nuvem, o acesso ao SAJ ADV  pode ser feito de qualquer lugar, seja no desktop ou no celular, o que agiliza o andamento das tarefas. Confira neste eBook o que é necessário para automatizar a gestão do seu escritório.

Você encontrou outras soluções para prevenir a sua equipe do gargalo produtivo? Deixe suas dicas nos comentários.

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