Saiba como fazer uma gestão de documentos com eficiência e aumentar a organização e o desempenho de um escritório de advocacia
Empresas em geral perdem muito tempo e dinheiro com a ausência de uma gestão de documentos. Com os escritórios de advocacia, onde os documentos possuem um papel central, essa realidade não é nem um pouco diferente.
Apenas para se ter uma ideia a PwC fez um levantamento do assunto em 2013. Diante dessa pesquisa, levantou-se que profissionais chegam a gastar cerca de 50% do seu tempo apenas buscando documentos e informações. Contudo, usam somente entre 5% a 10% do tempo com a leitura e o aproveitamento dos dados buscados.
Além disso, 40% das impressões realizadas nas empresas são consideradas desnecessárias. Por fim, funcionários chegam a perder cerca de 2 horas diárias buscando documentos extraviados.
Embora os dados não sejam tão atuais, a verdade é que o volume de documentos em um escritório de advocacia só tende a crescer. Afinal, esse número tende a acompanhar o desenvolvimento do negócio. Por isso, quanto antes o advogado se preocupar com a gestão de documentos, maiores são as chances de crescer de uma forma sustentável, com custos otimizados e uma boa produtividade.
Para saber como otimizar a gestão de documentos do seu escritório não deixe de conferir algumas dicas que podem ajudá-lo.
Mantenha uma boa organização de seu arquivo físico
Por mais que a digitalização seja uma tendência dentro das empresas e dos escritórios, todo advogado sabe que documentos que são digitalizados não possuem fé pública. Muitas vezes, é preciso manter documentos dos clientes armazenados no escritório, mesmo com o processo digital. Logo, o armazenamento e o arquivamento de alguns documentos ainda são necessários.
Todavia, de nada adianta manter um arquivo físico, se o escritório não conta com procedimentos simples e claros de armazenamento e organização. Assim, é necessário estabelecer critérios antes mesmo de se guardar os documentos em pastas ou caixas.
A criação desses critérios, no entanto, é algo bem peculiar já que deve obedecer às regras e rotinas próprias do escritório. Verifique se a coerência da localização física, deixe os documentos mais necessários e mais utilizados mais próximos. Do mesmo modo, esteja atento a agrupamentos de documentos. mas também à nomeação das pastas ou prateleiras, por exemplo. Observações como essas podem auxiliar na otimização do tempo e na manutenção da organização.
Na dúvida, vale a pena contratar um arquivista ou biblioteconomista para auxiliar nessa tarefa. Afinal, uma organização não adequada às necessidades do escritório pode não atingir os resultados esperados.
Evite o acúmulo
O excesso de documentos é a principal razão da perda e do extravio. Quanto maior o número de documentos, mais difícil será manter o controle deles. Por isso, uma das principais medidas em uma gestão de documentos eficiente é evitar o acumulo de documentos físicos ao máximo, principalmente através da digitalização.
Embora a digitalização seja uma excelente estratégia, é necessário que ela seja feita com critério. Afinal, digitalizar documentos pode levar tempo e também custar dinheiro aos escritórios. Busque digitalizar somente documentos que precisem ser consultados simultaneamente, ou ainda, aqueles cuja cópia pode servir como um fator de segurança. Nomeie-os de acordo com um padrão, para evitar a perda de documentos dentro de sistemas e também para facilitar o acesso a eles.
Não existe a necessidade muitas vezes de digitalizar todos os documentos. Escritórios que utilizam essa política, muitas vezes, acabam comprometendo a eficiência da gestão de documentos.
Tenha processos definidos para a gestão de documentos
Para uma boa gestão de documentos é necessário ter uma organização eficiente. Mais do que guardar documentos em uma caixa, é preciso ter critérios para a separação e para o armazenamento.
As rotinas de gerenciamento de documentos devem ser conhecidas não apenas dos funcionários responsáveis, como arquivistas por exemplo, mas todos os funcionários devem saber onde como e quando retornar as pastas ao arquivo.
Em se tratando de gestão de documentos, é interessante manter um controle do seu manuseio. No caso de documentos físicos, registro de retirada e devolução, bem como de atribuição de responsabilidade.
Aposte na nuvem
O cloud computing ou computação na nuvem nada mais é do que uma solução tecnológica. Ela permite o armazenamento de dados e informações, sem a necessidade de hardwares. Com essa tecnologia, os usuários da nuvem podem acessar os dados de onde estiverem, com mais agilidade. Além disso, com o armazenamento na nuvem, mais de um colaborador poderá ter acesso simultâneo a um documento.
O armazenamento na nuvem é um sistema seguro e customizável de acordo com as necessidades dos clientes. Além disso, é um sistema muito mais barato do que os hardwares. Por este motivo, cada vez mais escritórios de advocacia vêm abraçando o sistema na nuvem como forma ter mais agilidade na gestão de documentos.
Softwares jurídicos podem ajudar
Os softwares jurídicos possuem ferramentas integradas que ajudam gestão de documentos. Auxiliam, por exemplo, na organização e na indexação de documentos de acordo com os casos ou com os clientes. Assim, torna-se mais fácil localizar, referenciar e controlar processo judiciais e documentos a eles importantes. Essa ferramenta, para quem exerce atividades na área contenciosa, é essencial. Até porque, o número de documentos e peças processuais cresce a cada dia.
Um software é uma ferramenta estratégica que pode trazer mais agilidade as atividades do dia a dia do advogado, além de abraçarem também a gestão de documentos.
Essas são algumas das ferramentas que podem otimizar a gestão de documentos no seu escritório de advocacia, garantindo mais agilidade e até mais produtividade.
O grande segredo da gestão de documentos, no entanto, são processos bem definidos e uma boa organização. Sem essas premissas, mesmo com excelentes ferramentas, é comum que os escritórios acabem se desorganizando com o tempo.
