Gestão de equipes: como saber quais atividades de cada advogado

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No post sobre tendências e desafios no mercado de trabalho para advogados destacamos a importância dos profissionais se reinventarem e apostarem em medidas inovadoras para se destacar frente à concorrência. Uma das formas de renovar o escritório de advocacia é investir em softwares que auxiliam na gestão de equipes, financeira, processos e atividades. Na gestão de processos é preciso controlar quais advogados estão atuando em cada ação, na gestão financeira é necessário gerenciar as contas a pagar e a receber e na gestão de atividades, uma das preocupações rotineiras é no cuidado com os prazos.

Para melhorar a gestão de equipes nos escritórios, separamos algumas ferramentas que podem auxiliar a distribuir demandas e saber quais profissionais estão atuando em cada processo. Mas se você quiser saber como um software jurídico pode ajudar os gestores de escritórios, você pode clicar aqui.

3 ferramentas que facilitam a gestão de equipes

Software jurídico

Existem vários softwares jurídicos no mercado que podem ajudar na gestão de equipes e de atividades em um escritório de advocacia. O SAJ ADV, por exemplo, possui um módulo que permite cadastrar e acompanhar atendimentos. As informações podem ser colhidas durante a entrevista com o cliente para evitar a perda de dados importantes. Essas referências podem ser vinculadas ao processo do cliente, o que facilita o dia a dia no escritório. Além disso, ainda é permitido distribuir processos e atendimentos para advogados ou grupos de trabalho. A execução das atividades pode ser realizada eletronicamente com possibilidade de inserir arquivos e comentários. Se seu escritório está buscando um software jurídico para aumentar a produtividade da equipe, você pode fazer um teste gratuito do SAJ ADV por um período de 15 dias.

Agenda compartilhada

Uma agenda compartilhada auxilia na gestão de equipes pois todos os advogados e colaboradores podem acessar a agenda online do escritório e se informar sobre as atividades, reuniões e audiências de cada profissional. Ela é atualizada em tempo real e cada colaborar acessa as suas informações através do seu usuário e senha.  Os sócios e supervisores podem consultar a agenda global do escritório, de uma equipe ou de um colaborador específico. Entre as várias vantagens de um escritório de advocacia ter uma agenda compartilhada, podemos destacar: os advogados podem organizar seu tempo de trabalho em função do planejamento do escritório; aumento na produtividade, já que não é preciso telefonar para várias pessoas ou enviar inúmeros emails para checar a disponibilidade de um profissional ou consultar a situação de uma tarefa. O gestor também pode marcar reuniões de acordo com a disponibilidade de todos os colaboradores da equipe.

Você pode criar uma agenda compartilhada em ferramentas gratuitas, como o Google Agenda ou se beneficiar de mais essa vantagem da contratação de um software jurídico. Para utilizar a ferramenta do Google, basta fazer login e no menu “minhas agendas”, clicar em “nova agenda”. Depois disso, você preenche com as informações de data, hora e local, acrescenta um nome ao evento, como por exemplo, “Agenda escritório de advocacia”, seleciona a caixa “compartilhar esta agenda com outras pessoas”, insere os emails de todos os colaboradores de seu escritório e a agenda compartilhada está criada. Já o SAJ ADV, além de trazer todos os benefícios de uma agenda compartilhada, envia notificações sobre novos processos, atendimentos, tarefas e alterações realizadas.



Compartilhamento de arquivos

gestão de equipes

Outra ferramenta que pode auxiliar a gestão de equipes é o compartilhamento de arquivos e documentos produzidos pelo escritório. O gestor pode criar uma pasta compartilhada com cada advogado e dividir textos, planilhas e apresentações. Essa ferramenta alinhada com a agenda compartilhada permite que o gestor tenha uma visão global das atividades desenvolvidas em seu escritório de advocacia. Para tanto é possível utilizar ferramentas gratuitas, porém com espaço limitado, como o Google Docs ou o Dropbox, ou ainda, contratar um software jurídico com disco virtual que pode ser expandido de acordo com a sua necessidade. 

SAJ ADV, por exemplo, possibilita que os documentos sejam vinculados a pessoas, atendimentos, processos e até mesmo em uma tarefa específica. Desta forma os documentos ficam organizados de acordo com o contexto da informação. Necessitou consultar qual documento foi produzido para realizar a apelação do processo X do cliente Y ? No SAJ ADV ele vai estar armazenado e vinculado à pasta do processo e a tarefa.

Gostou de nossas dicas para facilitar a gestão de equipes em seu escritório de advocacia? Tem outra sugestão para acrescentar? Divida-a conosco nos comentários!

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