Gestão de escritório de advocacia: otimizar as horas trabalhadas

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Quem nunca teve a sensação de que faltou tempo para a conclusão de um trabalho? Nos escritórios de advocacia isso é muito comum. São vários advogados, processos, audiências, ações e recursos sendo providenciados no mesmo dia. O questionamento que permanece é sempre o mesmo: como tomar nota de tudo isso e fazer uma distribuição de horas de trabalho de maneira eficiente? A melhor forma de otimizar a gestão de escritório de advocacia é recorrer a um modelo de atribuição adequado ao ramo jurídico: o timesheet, também conhecido como apontamento de horas.

De forma geral, o timesheet é um sistema de controle de horas trabalhadas que serve para o acompanhamento de qualquer atividade. No ramo jurídico, ele permite que o escritório de advocacia fuja das imensas e complicadas planilhas administrativas. A ferramenta ajuda a identificar como o tempo da equipe está sendo aproveitado no dia a dia e a torná-lo realmente efetivo. Por meio de relatórios completos, a gestão de escritório de advocacia é feita de forma ainda mais otimizada e, consequentemente, a produtividade da banca aumenta.

Essa prática de distribuição das horas trabalhadas vai além da geração de relatórios, já que modifica toda a estrutura da banca. Para a efetividade do método, é necessário um alto engajamento da equipe e da gestão de escritório de advocacia. Afinal, nem todos os advogados estão acostumados a esse modelo de atribuição do tempo. Para esclarecer ainda mais o modelo timesheet, confira alguns benefícios do método para uma gestão de escritório de advocacia eficaz:

As vantagens do modelo de distribuição das horas trabalhadas para uma gestão de escritório de advocacia eficaz

São inúmeras as vantagens da distribuição de horas trabalhadas para o aperfeiçoamento da gestão de escritório de advocacia. Priorizamos quatro aspectos que auxiliam muito os gestores na hora de precificar os serviços, melhorar a produtividade da equipe, garantir feedback dos clientes e tomar decisões.

Trocar por algo mais usual do serviço prestado

Determinar o valor a ser cobrado, de acordo com o serviço prestado, é mais fácil na teoria do que na prática. As tabelas disponibilizadas pela OAB de cada estado (veja as informações da OAB de SP, por exemplo) é uma referência a ser seguida. Mas, assim como em qualquer negócio, é preciso analisar caso a caso os custos operacionais do escritório de advocacia e, principalmente, o tempo empenhado por cada profissional no atendimento ao cliente. Tudo isso deve ser analisado antes mesmo de começar o serviço.



Aperfeiçoar a distribuição das horas trabalhadas é fundamental para avaliar melhor as atividades realizadas para o cliente. Lembre-se que muitas horas diárias serão destinadas à pesquisa, aos recursos, embargos e apelações, que também precisam ser levadas em consideração na cobrança dos honorários. Por isso, ferramentas de timesheet ou apontamento de horas, podem facilitar a gestão de escritório de advocacia.

Dessa forma, a gestão de escritório de advocacia passa a ter todo o embasamento das atividades desempenhadas pelos colaboradores, os custos específicos de cada ação e, especialmente, as horas trabalhadas de cada advogado.

Transparência no atendimento ao cliente

Os relatórios de distribuição das horas de trabalho ajudam a determinar o melhor valor a ser cobrado do cliente. Mais do que isso, o uso de um método quantitativo para determinar as horas funcionais dos advogados refletem diretamente no atendimento e na gestão de escritório de advocacia. Isso porque o uso do timesheet e de ferramentas especializadas no ramo agregam um valor incalculável para a clientela: a transparência.  

Dificilmente os clientes entendem de assuntos jurídicos. Por isso, o escritório de advocacia deve fornecer todos os dados que indiquem com precisão as horas gastas pelo advogado e os custos do serviço. Somente dessa forma haverá a transparência necessária para que ele não se sinta enganado.

Aumento da produtividade

Assim como o software jurídico auxilia na distribuição dessas horas trabalhadas e na criação de relatórios, a ferramenta pode aumentar a produtividade da equipe. Por meio da análise das informações relativas às atividades e dos indicadores do escritório, é possível apontar as medidas a serem tomadas para diminuir os gastos ou até mesmo o tempo levado para a conclusão das ações. A otimização do trabalho de cada profissional da equipe torna a gestão de escritório de advocacia ainda mais eficaz.

Auxílio na tomada de decisões

Outro aspecto a ser analisado na gestão de escritório de advocacia é a visão sistêmica do funcionamento da banca para a tomada de decisões. Ou seja, os gestores precisam  saber as atividades desempenhadas por cada colaborador, os custos para o funcionamento da organização e dos processos, além de prospectar novos clientes.

gestão de escritório de advocacia

Fazer todo o processo sem utilizar um método como o timesheet e um software jurídico – que tem outras funções além da distribuição das horas trabalhadas – pode despender um tempo precioso no desempenho estratégico. É preciso avaliar quantas horas os próprios gestores estão dedicando apenas às atividades administrativas e contábeis, sem refletir na estratégia de sobrevivência do escritório de advocacia a médio e curto prazo.

Então, não basta calcular as horas de trabalho dos advogados do escritório e a produtividade deles. Para uma gestão de escritório de advocacia realmente eficaz, os próprios responsáveis pelo gerenciamento da equipe precisam otimizar os processos internos e focar em soluções que auxiliem na prospecção do público e no fortalecimento da rede de contatos e do nome do escritório.

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