Gestão de escritório de advocacia é o conjunto de técnicas e funções administrativos fundamental à manutenção de uma equipe jurídica e de um escritório de advocacia. A metodologia ágil é uma técnica de melhora de produtividade que pode ser empregada dentro dos escritórios de advocacia.
O uso da metodologia ágil por empresas do segmento tecnológico é cada vez mais comum. Basicamente, o método faz parte, assim, de um modelo de gerenciamento pelo qual se procura ter menos hierarquia e mais liberdade na empresa. Pode ser simples, então, imaginar esse sistema em empresas altamente inovadoras. Contudo, você consegue vê-lo aplicado em uma gestão de escritório de advocacia?
Veja, desse modo, como aplicar a metodologia ágil ou agile results na gestão do escritório.
Metodologia ágil na advocacia
A técnica da metodologia ágil ou agile results é benéfica, principalmente, àqueles que não conseguem prever exatamente quais tarefas necessitam ser realizadas. Mas também pode auxiliar aqueles que precisam de constante flexibilidade na agenda. Assim, é recomendado estabelecer 3 resultados a serem alcançados no período estabelecido, seja diário, semanal ou mensal.
Trabalhar com agilidade, sem perder qualidade é uma preocupação de todo advogado. Portanto. um escritório de advocacia tem muito a usufruir do método, desde que ele seja bem acompanhado e que a equipe esteja bem alinhada.
O modelo horizontal da gestão de escritório de advocacia busca tirar todo o poder de decisão da mão de poucas pessoas. A ideia, então, é descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações da empresa. Assim, também aumenta a responsabilidade dos colaboradores e o engajamento.
No escritório de advocacia, a metodologia ágil pode tornar a gestão mais compartilhada, alinhada, com um aumento de produtividade perceptível. Para alcançar esse grau de eficácia, são necessárias reuniões periódicas, planos de metas e objetivos muito bem traçados. Veja neste post como colocar isso em prática na gestão de um escritório de advocacia.
Ferramentas para aplicar a metodologia ágil na gestão de escritório de advocacia
Um escritório de advocacia também pode usufruir de um modelo horizontal e ter bons resultados a curto, médio e longo prazos. Quando apenas os líderes tomam decisões, sem levar em consideração a equipe muitas vezes, o planejamento da gestão de escritório de advocacia tende a falhar. É fundamental que todos os colaboradores estejam a par do que está acontecendo, buscando sempre melhorar as entregas. Sem uma metodologia eficaz para mensurá-las, o engajamento e a produtividade da equipe podem decepcionar.
Para garantir a efetividade da metodologia ágil, é preciso seguir alguns critérios e ferramentas para avaliação. Separamos três dicas simples de aplicar e altamente eficazes para otimizar a rotina na gestão de escritório de advocacia.
1. Reuniões diárias
É comum pensar que reuniões são cansativas e sem muito foco. Se você é do time que não vê efetividade nisso, é bom mudar de opinião. As reuniões diárias no método ágil, também chamadas de daily scrum meeting – devem primar pela gestão do tempo. O ideal é que sejam feitas em até 10 minutos e com todos os participantes de pé. Com o encontro rápido, as pessoas passam a ter ciência do que cada um da equipe está desenvolvendo, o que fez no dia anterior, o que pretende fazer nas próximas horas, seus prazos, o que deu errado e pode ser melhorado.
Além de todos saberem no que o escritório de advocacia está trabalhando, é uma ótima maneira de destacar a colaboração do time. Afinal, a gestão de escritório de advocacia não precisa ser feita por apenas uma pessoa. Todos podem ajudar a melhorar o gerenciamento e a produtividade da equipe, pensando de forma coletiva.
2. Reuniões semanais de planejamento
Não basta compartilhar o dia a dia de cada um. Para o funcionamento de qualquer gestão de escritório de advocacia, é necessário elaborar um planejamento a curto prazo. As tarefas individuais e coletivas devem ser pensadas para cumprir a meta da empresa. É preciso identificar o que foi finalizado, o que está sendo feito, o que está emperrado e, principalmente, os prazos para cada ação.
Um status report semanal ou quinzenal é uma boa forma de monitorar e documentar os resultados da equipe. O conceito de transparência no trabalho de equipe é o mesmo das reuniões diárias. A diferença é que nas reuniões de planejamento o time pensa os projetos de forma mais ampla e organiza como vai executá-los.
3. Definição de OKRs
A metodologia ágil baseia-se no planejamento contínuo, de curta duração, para que os resultados possam ser avaliados e melhorados a médio prazo. OKRs (Objectives and Key Results) são utilizados para o acompanhamento das metas, que devem ser mensuráveis e dinâmicas.
Os objetivos e as metas precisam estar claras e devem, necessariamente, ter métricas quantitativas. Eles podem ser relativos ao crescimento do número de clientes do escritório de advocacia, à quantidade de processos finalizados, indicadores financeiros e até feedback dos atendimentos, por exemplo. De forma geral, OKRs precisam estar de acordo com a visão da empresa e a gestão de escritório de advocacia, além de serem acompanhados semanalmente pelos responsáveis diretos de cada meta.
Exemplo prático de aplicação da metodologia ágil em escritórios de advocacia
A técnica de agile results ou metodologia ágil pode ser aplicada na advocacia conforme o exemplo abaixo:
Imagine-se que um advogado estabelece como resultados a serem obtidos ao fim de 1 semana:
- entregar as alegações finais de um processo complexo de sonegação fiscal e evasão de divisas;
- entregar os relatórios de gestão do escritório;
- elaborar um contrato para uma empresa cliente.
Na segunda-feira, por exemplo, poderá definir como resultados:
- elaborar relatório com base na planilha de gestão financeira;
- elaborar relatório de gestão de pessoas;
- elaborar relatório dos processos realizados.
E assim por diante. Estabelecendo pequenos resultados, será mais fácil se ater ao que precisa ser feito. E assim, evita que despenda tempo em muitas coisas, sem finalizar alguma delas. Dessa maneira, talvez consiga realizar mais e verificar melhor o seu progresso.
Esses exemplos simples de como aplicar a metodologia ágil, enfim, podem ser colocados em prática no escritório de advocacia para garantir resultados com rapidez. Cada colaborador fica responsável direto por alcançar a sua meta pessoal e a ajudar o colega quando ele precisa. Isto gera, por fim, não só um senso de coletividade alto, como proporciona uma melhora na produtividade da gestão de escritório de advocacia.
