Gestão de escritório de advocacia eficaz facilita o networking com clientes

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Parte primordial na gestão de escritório de advocacia, a manutenção da base de clientes possibilita a ampliação da sua rede de relacionamentos, podendo contribuir para a prospecção de novos contratantes.

Realizar o acompanhamento constante de sua base, usando as facilidades da gestão de escritório de advocacia,  pode garantir resultados efetivos com baixo investimento, já que essa prática permite reunir e documentar o máximo de informações atualizadas de seus clientes, identificando suas principais características e analisando possíveis oportunidades de negócios.

Registrar e avaliar estrategicamente cada um dos processos e atendimentos realizados ou em andamento é essencial para viabilizar a atração do cliente ideal na gestão de escritório de advocacia, oferecendo serviços diferenciados, adequados às necessidades reais dos clientes e de possíveis usuários dos seus serviços. Esta temática é abordada com mais profundidade no eBook “Dicas para um escritório jurídico manter uma carteira de clientes saudável e estável”, do blog do SAJ ADV.

Pelo fato de o Código de Ética e Disciplina da profissão restringir o uso da publicidade para divulgação dos serviços oferecidos pelo escritório, o profissional encontra limitações legais para prospecção de novos clientes, esbarrando principalmente na proibição do Marketing Jurídico em meios como rádio e televisão. Nestas mídias, o advogado deve se limitar a conceder entrevistas sobre assuntos jurídicos, visando objetivos exclusivamente informativos.Essas mesmas determinações também regulam a publicidade em meio digital, plataforma  em que o advogado poderá divulgar artigos relacionados às áreas de atuação do escritório, informações sobre a localidade e contatos, sendo proibida a veiculação de propaganda comercial, entre outras práticas.

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Investimentos em novos clientes é maior que manter uma base rentável

Portanto, a gestão de escritório de advocacia focada em resultados deve proporcionar um relacionamento positivo com seu cliente, imprescindível para garantir sua fidelização e para promover um networking eficaz com sua base atual. Sabe-se que é preciso aplicar mais investimentos para prospectar novos clientes do que para deixar satisfeitos os clientes atuais. Iniciativa que possibilita ainda a ampliação do atendimento aos clientes, ou seja, a partir de um relacionamento contínuo é possível identificar novas necessidades ou áreas de atuação para prestação do serviço jurídico.

Focar em estratégias que garantam a experiência positiva do cliente e sua plena satisfação vai proporcionar a divulgação dos serviços oferecidos por sua rede atual de contatos, conferindo  mais credibilidade institucional ao escritório. Afinal, o networking na advocacia é extremamente relevante, conforme apresentado no post Networking na advocacia – conexões são fundamentais”.

Software jurídico viabiliza gestão eficiente dos atendimentos

Nesse sentido, é cada vez mais importante coletar informações de forma precisa e atualizada, fazendo o registro de todos os atendimentos para gerenciamento dos dados vinculados ao processo do cliente. Um software jurídico pode ser um aliado nesta tarefa, principalmente se contar com funcionalidades que auxiliem na busca de todas as referências cadastradas com agilidade. Uma ferramenta de busca global permite que, com apenas uma palavra, seja possível realizar pesquisas no software, como atendimentos, pessoas e processos, bem parecido com as buscas realizadas no Google, por exemplo.

A utilização de um software jurídico pode auxiliar a gestão do escritório de advocacia a manter a ficha de clientes constantemente atualizada, possibilitando o armazenamento e o gerenciamento dos documentos digitais na nuvem. Desta forma, o usuário do sistema pode organizar esses documentos a partir das necessidades específicas de seu escritório ou departamento jurídico.

Atendimento como ferramenta estratégica

Com as informações atualizadas, ao analisar o histórico de um cliente, por exemplo, verifica-se a data que o último atendimento foi adicionado, identificando a frequência de informações que este cliente envia e qual a sazonalidade de receita que ele gera ao escritório. Muitas vezes, é possível constatar, por meio desta análise, a data do envio da última petição. Caso tenha sido enviada há alguns anos e o processo não tenha recebido qualquer movimentação, pode ser considerado inativo, sendo necessária uma atuação de retomada do contrato, realizando contato com os envolvidos.Essa prática pode contribuir para a identificação de quais aspectos são primordiais para considerar uma carteira de clientes saudável, ou seja, que garanta retorno econômico positivo para o escritório.

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Gestão de escritório de advocacia

Por meio do módulo “Atendimentos”, é possível registrar o histórico de atendimento ao cliente para o efetivo acompanhamento da prestação do serviço jurídico, como reuniões agendadas, ligações realizadas e envio e recebimento de documentos, bem como observações relevantes. O módulo proporciona ainda a criação de tarefas, que possibilita acionar grupos de trabalho para acompanhamento do atendimento em questão ou mesmo para vincular tarefas de novos atendimentos. Dessa forma, é possível gerenciar o andamento dos atendimentos e determinar tarefas, por exemplo: realizar o contato telefônico com um cliente em potencial na data que foi solicitada. Para isso, será necessário vincular a tarefa a um profissional do escritório, que será notificado sobre a data que deverá realizá-la, de acordo com a solicitação do cliente.

Transforme dados em informações e informações em tomada de decisão

Manter contato contínuo com sua base atual de clientes ou com prospects, seja pela internet, por contato telefônico ou presencialmente, garante o sucesso na gestão do escritório de advocacia, gerando maior confiança no seu trabalho. Além de contribuir também para a realização de análise sobre a gestão eficaz da carteira de clientes de um escritório de advocacia.

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