Saiba como implementar OKRs na gestão de escritório de advocacia

OKR ou Objectives and Key Results é uma metodologia de negócios utilizada para definir o objetivo macro da organização em um determinado período de tempo, e pode ser utiliza na gestão de escritório de advocacia, ou seja, na administração do escritório de advocacia.

Como utilizar OKRs na gestão de escritório de advocacia

Imagine a possibilidade de implementar na gestão de escritório de advocacia a metodologia utilizada em empresas inovadoras do Vale do Silício, como Google, LinkedIn e Twitter. OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia simples, criada para determinar metas e elencar os indicadores-chave que devem ser mensurados para que o objetivo estipulado pelos gestores e suas equipes seja atingido.

Bastante difundida internacionalmente, ela está ganhando cada vez mais espaço no Brasil por possibilitar que tanto pequenas empresas quanto grandes corporações possam implementá-la. A metodologia pode ser igualmente incorporada na gestão de escritório de advocacia.

Desenvolvida originalmente pela Intel Corporation, essa metodologia foi implementada logo no primeiro ano de existência do Google. O sucesso da aplicação desta ferramenta em empresas de tecnologia levou outros segmentos a adotá-la em sua gestão.

Acompanhe o post, então, para entender o que são OKRs e como implementar a metodologia para melhorar a gestão de escritório de advocacia.

1. O que são OKRs?

OKR ou Objectives and Key Results é uma metodologia de negócios utilizada para definir o objetivo macro da organização em um determinado período de tempo. Também é o conjunto de metas mensuráveis para avaliar se o objetivo principal proposto será atingido. Diferentemente do planejamento anual, OKRs são definidos em conjunto pelos gestores e suas equipes. As metas determinadas são revisitadas trimestralmente, sempre com o objetivo de buscar melhorias para o cumprimento do objetivo principal da organização. E pode, assim, ser utilizada na gestão de escritório de advocacia.

A metodologia precisa ser implementada a partir do envolvimento de todos os níveis da organização para que seja possível alcançar as metas estipuladas. Ela também se diferencia das metodologias tradicionais utilizadas pelas empresas, que determinam seus objetivos exclusivamente em uma abordagem top-down (de cima para baixo). Geralmente, isso significa que as decisões são acordadas pela diretoria sem a participação dos colaboradores.



A definição de OKRs é feita utilizando duas abordagens distintas: a mais tradicional (top-down) e a bottom-up (de baixo para cima). Esta última conta com a participação dos colaboradores nas decisões da organização. Neste cenário, os OKRs são estipulados por pesos diferentes. Quarenta por cento são definidos pelos gestores e diretores da organização e 60% são determinados pelos gestores em conjunto com a equipe.

2. Objectives and Key Results na advocacia

OKRs são, necessariamente, mensuráveis e devem ser de simples compreensão. Confira as regras para criação deles em uma organização:

  • OKRs devem, obrigatoriamente, conter números, evitando métricas que não impactam diretamente no resultado do objetivo proposto. Exemplo de métrica para ser evitada: curtidas no Facebook do escritório. Você aumenta o número de possíveis leitores, mas isso não significa efetivamente o número de clientes.
  • Todos devem ser definidos em conjunto entre gestores e colaboradores
  • Pelo menos 60% dos objetivos devem ser definidos em uma abordagem bottom-up, ou seja, em conjunto com os profissionais que atuarão para alcançá-los

Quando definidos da forma correta, os OKRs podem auxiliar na melhoria da produtividade dos profissionais, que deixam de focar apenas na realização das tarefas para destinar atenção ao cumprimento das metas estipuladas. Isso garante que as metas inter-relacionadas sejam alcançadas e o cumprimento dos objetivos gerais da corporação sejam atingidos.

3. Saiba como os OKRs podem melhorar a gestão do escritório de advocacia

Para aplicá-los, é preciso compreender de que forma eles podem ser incorporados de acordo com o modelo de gestão de escritório de advocacia adotado. Afinal, para que essa metodologia apresente os resultados esperados, é necessário que eles façam parte da cultura organizacional do escritório.

As metas estipuladas até podem ser ambiciosas, mas os OKRs devem, necessariamente, ser possíveis de incorporar nas atividades do dia a dia da equipe. Afinal, adotar uma nova prática de gestão com foco em resultados requer alinhamento das metas junto à equipe que irá operacionalizar o trabalho. Ainda é preciso acompanhamento constante dos resultados por meio de indicadores mensuráveis.

Isso garantirá que os gestores tenham uma melhor percepção do negócio, pois vão conseguir identificar que os resultados pontuais apresentados por cada área estão direcionados ao cumprimento do objetivo macro da empresa. Ou mesmo para que eles identifiquem quais ações precisam ser revistas para atingir o objetivo macro proposto.  

4. Quais OKRs implementar na gestão de escritório de advocacia?

Primeiramente, é necessário que os sócios determinem juntos o objetivo macro do escritório para o próximo trimestre. A partir dessa premissa é que os gestores e suas equipes poderão definir OKRs. Vamos supor que um deles seja conquistar X novos clientes no próximo ano. A partir deste dado, será necessário desdobrar metas inter-relacionadas ao objetivo proposto. Exemplo:

Objetivo: conquistar X novos clientes no próximo ano

Resultados-chave:

  1. Implementar ações de marketing jurídico para alcançar X novos prospects contatos
  2. Iniciar X novas prospecções por mês
  3. Ter X novos contratos no primeiro trimestre  

5. Inovação na gestão de escritório de advocacia com uso de software jurídico

Contar com ferramentas que possam automatizar o trabalho operacional é determinante para que a atenção dos profissionais do escritório esteja voltada para o cumprimento das metas estipuladas pela equipe. Além disso, o tempo gasto para realização de tarefas operacionais é consideravelmente maior sem a utilização de um software jurídico. A ausência da tecnologia ainda pode comprometer a qualidade na prestação do serviço jurídico. E impactar, assim, no relacionamento com os clientes e na prospecção de novos contratos para o escritório. O Castanheira Consultores Associados economizou em torno de 6 a 8 horas semanais de trabalho com a ajuda do software SAJ ADV.

gestão de escritório de advocacia

Nesse sentido, a utilização de um software jurídico em nuvem pode contribuir para o engajamento dos profissionais para alcançar as metas, uma vez que possibilita o registro e o acompanhamento de atendimentos e processos, gestão de tarefas e compromissos, entre outras funcionalidades. No exemplo que demos acima, a ferramenta pode auxiliar no objetivo macro do escritório, que é conquistar X novos clientes. O software garante que os profissionais do escritório mantenham uma relação próxima e pró-ativa. Antecipam-se, desse modo, às necessidades do contratante a partir de um controle de toda atividade relacionada àquele atendimento específico.  

6. Software jurídico SAJ ADV

O SAJ ADV, software jurídico hospedado na nuvem, dispõe de um diferencial que fortalece a credibilidade do escritório e auxilia na meta de fidelização. A solução possui uma área disponível para acesso do cliente. Isto torna, assim, a comunicação mais transparente e eficaz. Afinal, possibilita o acompanhamento do status do processo e outras questões pertinentes às ações de responsabilidade do escritório.

Ao manter os clientes constantemente informados sobre os atendimentos, é possível obter maior satisfação. Inclusive, em pesquisa realizada pelo SAJ ADV, verificou-se que, a implementação de um software jurídico pode gerar até 74% mais satisfação de clientes. Dessa forma, garante-se também que os serviços do escritório sejam recomendados a possíveis prospects. Portanto, a ferramenta pode contribuir estrategicamente para o cumprimento dos OKRs estipulados pelo escritório. E pode facilitar, enfim, na obtenção de novos clientes ao escritório, atendendo ao objetivo macro determinado.

A utilização de um software jurídico, por fim, contribui para que o escritório e os profissionais invistam em ações focadas nos seus clientes e no sucesso do atendimento, mantendo um relacionamento duradouro. Isso pode proporcionar também uma otimização dos custos com ações de captação de novos clientes. Isto porque, ao fidelizar os atuais, as chances do seu trabalho ser recomendado de forma espontânea aumentam significativamente.    

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