Como fazer a gestão de escritório de advocacia pelo celular

Gestão do escritório de advocacia são todas as atividades que visam conduzir o negócio a seus objetivos estratégicos e crescimento. Para auxiliar a tomada de decisão, o gestor pode lançar mão de ferramentas como softwares jurídicos e aplicativos.

Com aplicativos, você leva seu escritório para a palma da mão

Intimações recebidas e lidas, providências, tarefas, compromissos e os responsáveis por eles determinados ou, então, audiências já agendadas e comunicadas. Nada como ter o poder de agir imediatamente, sem depender da memória ou de anotações esparsas. E então ter a tranquilidade de estar com a gestão do escritório de advocacia sempre em dia. 

Infelizmente, na maioria das vezes a expectativa está bem mais distante da realidade do que gostaríamos. Qual o advogado que está dentro do escritório praticamente full time capturando intimações e, a partir delas, atualizando manualmente tarefas, atendimentos e finanças em planilhas jurídicas

Embora isso já tenha sido verdade no passado, hoje não precisa ser assim. Isso, porque você pode adiantar muito trabalho simplesmente tendo um celular. E com certeza você deve estar com o seu por perto agora! Então, com ele, você estaria cuidando da gestão do escritório de advocacia na rua, no trânsito, aguardando um cliente ou uma audiência.  

De fato, o celular perpassa a nossa vida. Mesmo quando não queremos usá-lo. Parece que cabe tudo nele. Compras, pagamentos, entretenimento, comunicação e, nesse caso, até trabalho.

Então, se você ainda tiver dúvidas sobre como aproveitar seu aparelho para aumentar a produtividade, fique comigo. Porque, neste artigo, vou explicar como o celular pode ajudar você na gestão do escritório de advocacia.  

gestão do escritório de advocacia

Gestão de processos judiciais   

Não sei se você nutre alguma nostalgia pelos antigos processos físicos. Para mim, felizmente, é ótimo que eles estejam se tornado algo do passado. Uma vez que chegamos aos processos eletrônicos, muita coisa mudou – e para melhor.



Hoje, por exemplo, nenhum advogado acompanha, pessoalmente ou com um emissário, in loco, o andamento de todos os seus processos. As movimentações são acompanhadas, fase a fase, do escritório.

No entanto, uma coisa não mudou: a necessidade, no escopo da gestão do escritório de advocacia, de acompanhamento, revisão e controle constantes de cada causa judicial do advogado. Certamente, todos os dias você faz esse controle dos processos judiciais prioritários.

E então, a tecnologia trouxe funcionalidades para dar mais rapidez. Para fazer esse trabalho, você precisa de nada mais do que um aplicativo para celular.

As opções do mercado normalmente são complementos de softwares jurídicos. O SAJ ADV também funciona assim. Na versão principal, o sistema proporciona a captura de intimações e andamentos nos tribunais (quando eles não são secretos) diariamente.

Se não puder cuidar de tudo no escritório, não tem problema. Já no aplicativo, você poderá automaticamente associar cada intimação a seu processo correspondente e tomar as providências necessárias. Assim, chegamos a mais um ponto em que o seu celular pode proporcionar um alívio para a sua memória, seu bloco de notas ou sua agenda pessoal: a gestão das atividades do escritório de advocacia.

Gestão de atividades do escritório de advocacia

Recebidas as intimações, priorizados os processos que você precisa acompanhar, agora vem a parte ativa da vida do advogado: as atividades. Não coincidentemente é na gestão de tarefas que está o tendão de Aquiles da gestão do escritório de advocacia. Sobretudo quando o volume de processos é grande.

Como você sabe, boa parte das atividades surgem de movimentações processuais. Delas, inicia o processo de determinação e distribuição das tarefas e demais providências relacionadas ao processo, bem como os prazos que o advogado tem para cumpri-las. E elas podem ser muitas em escritórios com grande volume de processos.

Aqui, com um aplicativo de software jurídico celular você pode, assim que levantou as necessidades, criar tarefas para executá-las. Isso, tanto vinculadas estritamente ao processo – como agendar uma audiência, interpôr recursos ou analisar documentos – quanto a seu cliente – como enviar um relatório ou agendar uma reunião – ou a um pagamento – fazer uma cobrança, quitar uma guia etc.

Ainda pelo seu celular, você pode delegar tais atividades, editar, excluir e até acompanhar sua execução, para que não perca, por exemplo, nenhum prazo processual.

Imagine: você acorda de manhã, pega o celular da cabeceira da cama e, assim que deu aquela vista de olhos nas redes sociais do escritório, verifica na sua agenda todas as tarefas, audiências, intimações e compromissos que tem para o dia corrente e os seguintes. Tudo isso sem sequer se levantar. E tem mais!

Atendimento aos clientes

Um advogado que se mostra sempre acessível: é o que todo cliente quer. Por isso, quando leva a gestão do escritório de advocacia também para a palma da mão, você leva o relacionamento com seus clientes junto.

Até porque quais as opções fora do celular? Telefone fixo? Ano a ano o número de linhas ativas vem caindo. A tal ponto que alguns até já decretaram o desaparecimento dele. Previsão acertada ou não, o mundo percebeu que os fios da linhas fixas não nos deixam ir muito longe mesmo, logo não servem.

A telefonia, hoje, está no celular. Com ela, estão também caixa de e-mails, mensagens e todos os demais canais de contato. Abra um canal no Whatsapp Business, por exemplo, para responder àquela mensagem do seu cliente de onde quer que esteja. Se quiser mais dicas sobre isso, leia nosso artigo Advogado online: boas práticas para atender clientes pelo Whatsapp.

Responda seus e-mails de onde estiver prontamente. Seja e esteja disponível. Ainda pelo celular, compartilhe andamentos e resultados de processos, na hora em que os recebe, com seus clientes.

Gestão de documentos

Outra coisa que você consegue fazer quando transporta parte da gestão do escritório de advocacia para o seu celular é o manejo de documentos. Por exemplo, transformando-os em scanners ou até possibilitando a assinatura. Bom, e no mercado há uma verdadeira profusão de opções gratuitas para isso.

No quesito scanner, tem o Microsoft Office Lens, por exemplo, Nele, você salva documentos em PDF, Word ou Power Point e os armazena no OneDrive. Baixe no Google Play ou na App Store. No caso do SAJ ADV, por exemplo, basta subir os arquivos digitalizados para o processo respectivo dentro do software jurídico. Lá dentro, você ainda poderá editá-los.

O tradicional aplicativo Evernote alia o scanner à sua principal funcionalidade, as anotações, sendo uma boa opção para digitalizar documentos. No Genius Scan (no link tem a opção de baixar tanto para Android quanto para iOS), você digitaliza documentos e, ainda, os assina digitalmente. Há ainda o Scan Bot, Scan Writr e por aí vai.

Para assinatura digital, temos as brasileiras Clicksign, D4Sign e Bry Tecnologia. O Adobe Sign vai na mesma linha. Todos eles permitem que, do celular, você assine e envie documentos para outras partes assinarem, tudo digitalmente, sem imprimir uma via sequer. E evidentemente, com segurança jurídica.

Gestão do escritório de advocacia pelo celular: deixe virar realidade na sua rotina 

Como você pôde ver, o celular pode concorrer para levar o planejamento operacional e a gestão de seu escritório de advocacia para qualquer lugar. Longe de ser uma forma de fazer o advogado trabalhar mais, essa é uma forma de ajudá-lo a trabalhar melhor. Como estamos em trânsito constante, a possibilidade de resolver assuntos do escritório fora dele nos torna mais produtivos.

Aqui no SAJ ADV, lançamos em agosto deste ano a primeira versão mobile de nosso software jurídico. Ela foi pensada para ser o assistente pessoal que o advogado pode ter sempre consigo.

Cada dia novas ferramentas aparecem no mercado, e opções não faltam. Para saber quais são as melhores para você, no entanto, a alternativa é uma só: testar. Assim, você poderá garantir o melhor da tecnologia pensada para a gestão, para você.

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