O planejamento da estrutura básica para a gestão de escritório de advocacia demanda uma série de fatores. À primeira vista, pode parecer um bicho de sete cabeças desenhar as atividades da empresa (cargos e funções), compreender os setores fundamentais de comunicação, finanças, gestão de pessoas (clientes, parceiros e fornecedores) e gestão empresarial. O desafio está em saber quando é a hora certa para o planejamento: se o escritório é iniciante ou se está em fase de crescimento ou reestruturação, é importante repensar a gestão e garantir que as atividades sejam desempenhadas da melhor maneira.
Já detalhamos em um post anterior que o escritório de advocacia é um negócio e precisa ser encarado desta forma. Em entrevista para o blog do SAJ ADV, o advogado Marcus Vinícius Motter Borges foi enfático: não importa se o escritório tem três ou 90 pessoas, o advogado tem que partir da premissa de que é um empresário e que sua sociedade precisa ser gerida, sob pena de ficar fora do mercado. Veja outros conselhos sobre boa gestão de escritório de advocacia compartilhados por Borges, que é advogado sócio do escritório Menezes Niebuhr e professor do curso de direito da Universidade Federal de Santa Catarina.
4 práticas de gestão de escritório de advocacia
1 – Focar em um segmento
O advogado em início de carreira, especialmente, deve se aprofundar em uma área do direito. A tendência dos próximos anos é que o especialista tome o espaço de carreiras generalistas. Há nichos de mercado muitas vezes esquecidos, como é o caso do direito eleitoral, desportivo ou imobiliário. Não são as áreas mais conhecidas, mas precisam de profissionais especializados. “Santa Catarina é um exemplo: temos uma vertente muito grande para o turismo, que envolve, no tocante à legislação, matérias de ordem do direito privado e público. Eis um belo nicho de atuação no estado”, comenta o advogado. Isso influencia diretamente na gestão de escritório de advocacia e na qualidade dos serviços prestados.
Pensar na gestão estratégica da carreira é muito importante. Em escritórios pequenos, é comum atuar em ações de diversas áreas, mas ao longo dos anos, é fundamental a especialização. “Com o tempo, o advogado vai desenvolver uma alta expertise em uma determinada matéria e, então, poderá passar a ser conhecido por essa atuação”, complementa.
2 – Gestão de procedimentos internos
O tempo é um fator preponderante na gestão de escritório de advocacia. O conhecimento profundo e a alta especialização prática da matéria medirá o nível de excelência nas respostas aos clientes, seja em um contrato ou mesmo em um recurso de apelação. Uma resposta que leva três dias, por exemplo, pode se transformar na perda de um negócio para o cliente ou de um prazo processual. “Muitas vezes o advogado está apto a responder com excelência e rapidez a demanda para o cliente, porém a falta de um procedimento de gestão pode dificultar a resposta e a solução do problema do cliente. Procedimentos facilitam, e muito, a conexão com o cliente”, orienta.
3 – Política de precificação
Se o advogado não sabe precificar o seu trabalho, pode muitas vezes estar trabalhando demais e recebendo de menos e isso se reflete diretamente na gestão de escritório de advocacia. A conta correta de honorários se baseia em um valor que remunera o trabalho do advogado, de forma condizente com sua expertise, e ao mesmo tempo é justo para o cliente. Este fica satisfeito, pois sabe que recebe um trabalho de excelência e no prazo correto. Investir em mecanismos objetivos de precificação fará o escritório chegar a uma política de preços bem clara, seja ela por hora, ato ou processo, por exemplo. Já aprofundamos o assunto aqui no blog, mas vale relembrar a tabela de honorários da OAB/SC e da OAB/SP para usar como referência.
4 – Comunicação
A atividade do advogado sofre algumas restrições no tocante à publicidade, como já falamos em outro post. Mas, de acordo com Borges, talvez a divulgação mais forte para o advogado seja o boca a boca. “Um cliente que indica o escritório para outro atestando que teve uma resposta de excelência, rápida e com preço justo. Não se precisa de outra propaganda além dessa”, comenta. O escritório passa a ser referência de trabalho aos clientes.
Antes de tudo, é preciso ter uma visão empresarial na gestão de escritório de advocacia, com foco e direção, além de planejamento para facilitar o gerenciamento da empresa. O conselho é que todo advogado tenha uma carga de técnica, de gestão e de atendimento, para poder responder pela matéria, gerir o escritório e também a equipe e, principalmente, atender bem o cliente.
Vale destacar a importância de um software jurídico para sistematizar a rotina dos processos internos. A dica é agrupar todas as demandas em uma única plataforma que fornece um mapa geral, simplificando a gestão de escritório de advocacia. “Hoje, o escritório está migrando para o SAJ ADV para integrar todas as atividades. No mesmo momento que a sentença é postada no SAJ o cliente recebe esta informação. Se for o caso, já é aberta a demanda interna para a elaboração dos recursos de apelação. De forma automática, a guia do preparo é gerada e vai para o setor financeiro, que envia ao cliente. Toda a interligação das questões nos fez migrar para o SAJ ADV”, destaca.
Materiais exclusivos e gratuitos sobre gestão na advocacia
A gestão de escritórios de advocacia é tema constante aqui no blog do SAJ ADV – Software Jurídico. Temos muitos materiais sobre o assunto, nos mais diversos formatos e abordagens. Abaixo separamos 6 materiais para você fazer o download:
- Ebook “Desmistificando a gestão em Escritórios de Advocacia”;
- Ebook “Tecnologias para gestão advocatícia”;
- Ebook “Como informatizar a gestão do seu escritório de advocacia”;
- Ebook “Guia para gestão de escritório de advocacia”;
- Trilha de Conhecimento: Boas práticas para a gestão de escritório de advocacia;
- Webinar – Os novos desafios da gestão na advocacia com Camila Berni;
