Como fazer a gestão de escritório digital na advocacia
O escritório digital na advocacia é a tendência de abertura de escritórios online, permitida pelo uso de ferramentas de gestão e tecnologia de comunicação com clientes.
- Colunistas
- Gustavo Ferrari
- 08 de outubro de 2020
- Atualizado em: 08 de outubro de 2020
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
As melhores dicas de gestão para o seu escritório digital
Com a pandemia gerada pela COVID-19, alguns escritórios pautados no modelo tradicional foram obrigados a adotar medidas “virtuais” para manter sua operação rodando. Enquanto isso, os escritórios nascidos durantes este período já foram concebidos com a nova realidade: a de serem um escritório digital.
Pelo que parece, o que tem sido popularmente chamado de “novo normal” vai permanecer, então, fazendo jus ao nome que lhe foi atribuído.
Os motivo práticos disso são bem simples: agilidade e redução de custos.
Um escritório tradicional, por exemplo, tem como custos fixos:
- Aluguel;
- Condomínio;
- Água;
- Luz;
- IPTU;
- Internet;
- Manutenção;
- Mobílias Diversas;
- Auxiliar Administrativo;
- Limpeza, Garagem;
- Deslocamento de Colaboradores, etc.
Todos esses gastos, portanto, podem facilmente ultrapassar a casa dos R$ 20.000,00 mensais.
Os Escritórios Virtuais, no entanto, vêm com uma larga vantagem. Isto porque possuem como custos fixos apenas os inerentes à contratação de plataformas de gestão e otimização de rotinas do escritório.
1. Como encontrar a melhor solução para seu escritório digital
Nesse ponto, existem soluções digitais para todos os bolsos. Basta ter boa vontade e organização para encontrar a melhor solução que possui fit com a proposta de valor do seu escritório.
Você deve estar se perguntando, então:
Como encontrar a melhor solução para mim?
De uma forma bem simples, a melhor solução para o seu escritório digital é aquela que encontra congruência com o modelo de negócio que você se propôs a fazer.
Explico:
Muitas vezes, por mais que sejamos muito bons em nossa atividade fim e a exerçamos com excelência, não somos tão eficientes quando se trata de gestão.
Dessa forma, vejo alguns colegas de profissão sem noções exatas de qual estratégia seguir para poder evoluir o escritório de forma constante.
Para isso, existem algumas perguntas básicas:
1º Onde eu quero chegar?
As respostas aqui podem ser de uma diversidade infinita. A única coisa a que devemos nos atentar é quanto a objetividade da resposta. Veja os exemplos:
- Quero que o escritório gere X mil reais de receita por mês;
- Tenho o objetivo de que o escritório prospecte 20 novos clientes por mês;
- Desejo de ser referência nacional em Direito Tributário;
No primeiro e segundo exemplo, temos assertividade quanto ao objetivo. Desse modo, fica infinitamente mais fácil encontrar formas de cumprir o que nós mesmos nos propusemos a fazer.
Observe que, no terceiro exemplo, por mais nobre que seja, o objetivo soa muito mais como um propósito do que como uma meta. Este, portanto, é o motivo de maior dificuldade para se situar no tempo e espaço do que precisa ser feito.
OBS: Quero deixar claro que existe maior dificuldade, porém INEXISTE IMPOSSIBILIDADE.
2º Como funciona a minha operação?
Nesse ponto, é importante que o gestor tenha conhecimento real da situação do escritório digital. Assim, pode fazer uma mapeamento de todas as etapas dos processos [internos] que a empresa possui.
- Como funciona e quem é responsável pela delegação de tarefas?
- Quem cuida de cada área específica do escritório?
- Como é feito o atendimento ao cliente?
- De que modo o cliente é informado sobre os andamentos de suas demandas?
- Como o financeiro é organizado e quem é o responsável por ele?
- Há checklist de tarefas repetitivas?
- Há demandas repetitivas?
- Temos idéia do tempo médio de realização de tarefas?
- Temos prazos estabelecidos com parceiros? [Ex.: Contadores / Peritos / etc.]
- Quais áreas operacionais do escritório precisam estar interligadas?
3º Onde estão os erros / “buracos” em minha operação?
Daqui, sentado em minha cadeira, a única coisa que te afirmo, com 100% de certeza é: Você tem problemas com a sua operação.
Isso é um fato real, encare ele.
Por mais que você preste seus serviços com a maior excelência possível e que sua equipe seja o mais eficiente possível, você, ainda assim, tem problemas com ela.
Não se engane. O foco aqui não é depreciar as operações internas do escritório e nem responsabilizar terceiros, mas sim mirar no crescimento. SEMPRE!
E para isso, então, é preciso ser honesto.
Tente observar os quesitos:
- Onde as tarefas do escritório ficam represadas?
- Onde eu e minha equipe alocamos energia com demandas que poderiam ser automatizadas ou simplificadas?
- Quais as rotinas mais morosas que temos?
- Onde acontece / aconteceu / tem probabilidade de acontecer equívocos técnicos dentro da operação?
- Quais prejuízos já sofreu por erros internos?
- Qual prazo médio de cumprimento de demandas [Inicias / Intermediárias / Recursais / Contratuais / Administrativas]?
Encontre estes gaps e mapeie sua situação com sinceridade para poder encontrar a forma de melhorar ou migrar para o escritório digital.
4º Como facilitar a vida do cliente?
Por último, mas não menos importante, o que precisa ser visto é como facilitar a vida do seu cliente. Afinal de contas, sem ele não há escritório.
Assim, reflita sobre como tem sido as suas tratativas com os clientes:
Os contatos são feitos via telefone pessoal?;
Os contatos são feitos sempre pelo cliente?
O escritório comunica o cliente regularmente de sua situação processual?
O cliente precisa comparecer ao escritório para assinar instrumentos ou deixar algum tipo de documento?
Você mantém seus clientes informados sobre novos direitos?
Esse ponto é primordial e necessita bastante atenção, pois o sucesso de um escritório está absolutamente ligado ao grau de satisfação dos clientes. Pense com carinho em como anda o grau de comunicação e facilidade que o cliente tem com o seu escritório.
2. Ferramenta de gestão digital
Após fazer esse mapeamento, portanto, você já tem o conhecimento que precisa para otimizar as rotinas internas de um escritório digital
Dito isto, vamos começar pelo mais simples: Ferramentas Gratuitas.
Hoje em dia, são incontáveis as ferramentas que temos acesso sem ter que desembolsar um centavo sequer.
As ferramentas Google são de ENORME valia e podem ser o start para a digitalização do seu escritório de advocacia.
O Google Planilhas, por exemplo, você pode utilizar para gestão financeira da empresa, com relatórios de contas e dashboards de crescimento.
Sabe o queridinho Microsoft Word? Você pode substituí-lo pelo Google Documentos, com aparência e funcionalidades muito parecidas, para não dizer idênticas.
Você pode utilizar o Google Meet para fazer reuniões com Clientes ou, ainda, reuniões internas de alinhamento da equipe do escritório.
Já o Google Drive, você pode e DEVE utilizar para armazenar os documentos do seu escritório, extinguindo o famoso arquivo físico. Bast, então, a boa vontade para digitalizar os documentos.
O GMAIL, enfim, integra com todas as outras funcionalidades do google, facilitando absurdamente o acesso, envío, recebimento de qualquer documento / arquivo que você tenha na nuvem.
Conforme a complexidade aumenta, você pode começar a pensar em ferramentas pagas, como um software jurídico.
Além de automatizar a gestão do escritório, ele permite integração de informações. E muitos sistemas já estão em nuvem e permitem, dessa forma, o acesso remoto por todos do escritório.
Por fim, você também pode encontrar um plano de software jurídico gratuito que atenda às suas necessidades!
3. Como fazer a gestão de escritório digital
Passado esse ponto, agora vamos para a gestão do seu escritório digital!
Não importa o seu tamanho e nem o volume de processos, se você tem 5 processos ativos eu fortemente já te recomendo ter um software de gestão de escritório.
É de suma importância que se tenha em mãos uma plataforma que te traga o que chamo de SAC (segurança, agilidade e controle).
- Segurança que você não está deixando passar algum prazo ou demanda interna.
- Agilidade na tomada de decisão e no cumprimento de obrigações operacionais.
- Controle do seu escritório como um todo.
Com isso, as suas tomadas de decisão passam a ser baseada em dados 100% acessíveis e não apenas fundadas em “achismos” da equipe.
Além disso, a sua exposição aos riscos humanos se torna exponencialmente menor, uma vez que terá uma ferramenta que servirá quase como um “mentor” e te mostrará com clareza o que está acontecendo e o que deve ser feito.
4. Contato com clientes em meios digitais
Como último conselho, por fim, digo: CENTRALIZE SEUS CONTATOS DIRETOS COM O CLIENTE EM UM ÚNICO CANAL.
Sugiro fortemente o WhatsApp (plataforma também gratuita). Isto porque lá você pode distribuir informativos, solicitar documentos, informar situação processual, cobrar pagamentos, repassar parecer. Enfim, tudo que se faz presencialmente se faz pelo Whatsapp.
Ademais, uma funcionalidade muito importante é a possibilidade de fazer Respostas Rápidas. Você pode, então, pré defini-la, e basta um simples comando para repassá-las ao cliente.
Use a plataforma e seus recursos com inteligência e não apenas para ter 87 grupos de amigos.
Hoje em dia, quase todas as pessoas de nosso círculo social utilizam o WhatsApp, sendo um canal perfeito para você manter contato com o seu cliente.
Caso seu volume de clientes seja muito grande, contudo, existem diversas ferramentas pagas que você pode contratar para fazer a gestão de seus contatos, com automatização de respostas e funil de tratativa automática com o cliente.
Por fim, digo e repito, escritório digital não precisa ser a realidade integral do seu escritório, mas essa mentalidade obrigatoriamente tem que estar presente em alguma proporção dele.
Isso facilita a sua vida, facilita a vida do cliente e gera, dessa forma, economia de tempo para você e para ele.
O escritório Gustavo Ferrari Advocacia já atua desse modo há algum tempo, nas áreas de Direito do Consumidor, com ênfase em negativação indevida, e Direito Civil. E as dicas desse artigo podem auxiliar você também!
Simples assim.