Gestão de tarefas em pequenos escritórios com um software jurídico

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Como utilizar um software jurídico em pequenos escritórios de advocacia para melhorar a gestão de tarefas

Ter um pequeno escritório de advocacia tem muitas vantagens em questões de gestão de escritórios. Fica mais fácil, por exemplo, gerenciar processos e equipes. No entanto, isto não significa que não deva haver uma gestão. Pelo contrário. A organização e o controle são essenciais em qualquer tipo de negócio. E nos casos dos pequenos escritórios, corre-se o risco de achar que, por ser menor, é possível dispensá-los. E já imaginou a bagunça em que um advogado pode se envolver se não gerenciar bem seus prazos e atividades? Portanto, uma boa gestão de tarefas também fazer parte dos pequenos escritórios de advocacia.

Embora sucesso pareça algo própria apenas dos grandes escritórios, pequenas ações podem levar os pequenos escritórios a outro patamar. E, assim, fazê-los se destacar no mercado jurídico. Segundo pesquisa realizada pelo SAJ ADV, um software jurídico pode gerar, por exemplo, a economia de quase 20h mensais por profissional. Ou seja, quase 3 dias de uma jornada de trabalho de 8h diárias. E um advogado sabe bem como esse tempo pode ser revertido em um trabalho melhor.

Na era da advocacia 4.0, a gestão se une à tecnologia, em busca da facilidade para os advogados. E é aí que um software jurídico pode fazer a diferença. Através de agilidade e praticidade, eles podem ajudar na organização dos escritórios, garantir prazos e permitir que o advogado tenha tempo para focar no que realmente importa.

Por que fazer uma gestão de tarefas?

A advocacia é marcada pela relação com prazos processuais. E por mais que haja quem entenda que falar de gestão de tarefas é algo do século passado, ainda é a realidade da maior parte dos advogados. O que muda, então, é que ela pode ser mais fácil do que era há 20 anos. E ao invés de planilhas – que, sim, fazem um ótimo trabalho, mas ainda não são tão otimizadas – ou agendas físicas, pode-se hoje utilizar uma ferramenta que praticamente faz a gestão por você: um software jurídico.

Com a tecnologia jurídica adequada, é possível ter seu dia-a-dia mais organizado. E, desse modo, não se perder entre tantas atribuições. Afinal, quem nunca teve inúmeras tarefas para fazer e, no final, do dia, não apenas não completou a maior parte como também esqueceu as mais importantes?

Um advogado não vai se liberar das tarefas, mas pode inseri-las em seu dia de forma mais harmônica. E liberar espaço na sua agenda, com um software que deixa tudo organizado por ele, o notifica dos prazos mais importantes e garante que o controle das atividades seja tão eficiente, que o usuário possa utilizar seu tempo para focar em produção jurídica e em seus clientes.

Benefícios de um software jurídico na gestão para escritórios de advocacia

Muito se fala sobre gestão de tarefas, mas o que um software jurídico pode, de fato, trazer para você. Afinal, você pode pensar: por que eu investiria em uma ferramenta tecnológica, se eu consigo me organizar com uma agenda física ou com a agenda Google? O que de fato, um software faz de diferente na vida dos advogados?

Um software jurídico adaptado às suas necessidade pode revolucionar a gestão do seu escritório. Há, sim, pessoas que se organizam muito bem com as ferramentas tradicionais. Mas será que elas aproveitam o máximo do tempo que poderiam aproveitar com o controle e organização?

Controle de andamento processual

Dificilmente um advogado trabalha com apenas um tribunal. Primeiramente, conforme os processos avançam em recursos, mudam também os tribunais. Além disso, sobretudo com o advento dos escritórios digitais, é comum que um escritório, ainda que pequeno, tenha processos em mais de um Estado. Assim com mudam os Estados, mudam os sistemas. E só de pensar nisso, já é possível ter uma noção do trabalho que leva conferir os andamentos processuais de cada processo que há dentro do escritório.

Fazendo um cálculo de 30 processos, 5 minutos por busca, já se tem uma média de 150 minutos apenas para conferência dos andamentos processuais. Ou seja, 2h e meia de um dia cheio de atividades, peças processuais para serem produzidas e prazos correndo. Bastante complicado conciliar isso dentro da gestão de tarefas, não?

A vantagem de um software jurídico, portanto, é que ele unifica essas buscas em uma só plataforma. Os 150 minutos podem ser reduzido para 30 ou menos, por exemplo. A conferência pode ser incluída nas atividades cotidianas, mas ainda sobrará bastante tempo para as demais atividades.

Captura de intimações

Se controlar os andamentos processuais já é difícil, acompanhar as intimações em Diários oficiais não fica muito atrás. A boa notícia é que, com um software jurídico como o SAJ ADV, é possível fazer a captura das intimações. E, assim, saber mais facilmente quando há algo precisa ser inserido na gestão de tarefas.

Por exemplo, você recebe a intimação de que deve se manifestar em 5 dias. Se você precisar buscar isso manualmente, pode ser que esqueça do Diário oficial em que foi publicado e até mesmo que perca o prazo. Portanto, independentemente do tamanho do seu escritório, esta é uma funcionalidade imprescindível. E faz a diferença na advocacia.

Inteligência artificial na advocacia

Por fim, já parou para pensar no tempo que você gasta apenas cadastrando tarefas decorrentes de outras atividades? Bom, há uma forma de facilitar inclusive esse processo. É aí que a inteligência artificial se destaca.

Quando se fala em inteligência artificial, logo vem à mente robôs que substituem os seres humano. E na advocacia, têm-se o medo de que a inteligência artificial indique as formas de solucionar litígios, fazendo o papel do advogado. Mas não precisa ser assim. A inteligência artificial pode estar em funções menores, mas que fazem uma grande diferença na rotina.

Você sabia, por exemplo, que a funcionalidade de sugestão de tarefas pode ser feita através da inteligência artificial. E assim aprender com a usabilidade do próprio usuário, se adaptando à experiência individual. Exemplificando: depois de receber a intimação de uma sentença você sempre cadastra uma tarefa de apelação. E isto pode se tornar automático, garantindo mais tempo para produzir a peça ou focar em outras tarefas do seu dia.

E a gestão de tarefas, de certo, torna-se bem mais segura. Fica mais difícil perder prazos, melhor para produzir e mais fácil crescer na advocacia.

Gestão de tempo e crescimento nos escritórios

Enfim, pequenos escritórios de advocacia podem erroneamente acreditar que menor tamanho significa não precisar investir em controle e organização. E este pode ser um erro fatal. Fazer a gestão de tarefas, atribuindo funções dentro do escritório e organizando as atividade permite ter controle sobre o que é produzido e o andamento do escritório enquanto ainda é mais fácil fazer isso. Conforme o escritório cresce, aumenta, sim, a complexidade de gestão. E aquele que nunca parou para pensar nisso, pode encontrar, então, dificuldades em começar. Então, por que não começar desde cedo a gestão do escritório?

Ainda, com uma gestão de tarefas eficiente, pode-se encontrar um tempo extra que se acreditava não ter. E desse modo, focar mais no que o escritório precisa para crescer no mercado jurídico, seja em produção, prospecção de clientes ou organização interna. E se a tecnologia do software jurídico facilita esse processo, por que não aproveitá-la?

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