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Como qualquer profissional, advogados precisam saber realizar a gestão de tempo para fazer um dia render e não deixar demandas para trás. Listar tarefas e elencar prioridades pode parecer fácil, mas muitas vezes o que foi planejado não sai do papel — embora colocar os objetivos no papel já seja um primeiro passo.
Quem quer aprender a se organizar precisa passar por várias etapas antes de sentir os resultados da gestão de tempo adequada. Tenha em mente que, apesar de serem muitas as demandas de um escritório de advocacia, ou mesmo de um advogado, nem todas são urgentes. Só em preparar uma lista de tarefas e deixar o calendário atualizado o profissional consegue perceber a quantidade e prazo das atividades pendentes.
Confira dicas para, com base na gestão de tempo, aumentar sua produtividade no trabalho
1 – Desafogue o cérebro
Primeira lição: para a devida administração do tempo, escreva. No papel, no computador, no celular ou onde for mais cômodo para você. Anotações mentais apenas servem para ocupar um espaço que poderia estar sendo utilizado para produzir, além de correrem o risco de serem facilmente esquecidas. Algumas ferramentas podem ajudá-lo nesse processo: se você gosta de listar as tarefas manualmente, tente usar algo além dos cadernos ou agendas. Post-its, quadro de cortiça ou quadro de lousa podem auxiliar na organização das demandas. Se uma solução digital agradar mais, aplicativos de checklist para seu tablet ou smartphone ajudam a ir além das planilhas e documentos do Office atrelados ao seu computador.
2 – Na gestão do tempo, delegue e acompanhe tarefas
Outra regra de ouro da administração de tempo é: nem tudo é prioridade e nem tudo precisa ser resolvido por você. É comum ver em um escritório de advocacia recém-inaugurado, por exemplo, os sócios realizarem atividades operacionais e rotineiras como o pagamento de contas e o agendamento de compromissos. Com o tempo, isso pode ser repassado a secretárias e estagiários. Para não ter retrabalho nos processos, é importante acompanhar se a execução foi bem feita — a responsabilidade maior continua a ser de quem delegou. Além de contribuir para a gestão de tempo no trabalho, delegar contribui para formar uma equipe que se sinta constantemente desafiada a fazer gestão de tarefas de forma adequada.
3 – Determine a duração de cada atividade
Muitas vezes desperdiçamos muito tempo em tarefas que poderiam demandar menor esforço. Ao definirmos antes de começar as atividades quanto tempo é necessário dedicar a cada uma delas, os problemas tendem a ser resolvidos mais objetivamente e o planejamento do dia fica mais preciso. Também é importante incluir o tempo de deslocamento, em caso de operações externas como audiências e diligências.
4 – Utilize uma ferramenta de gestão
Agrupe em um só lugar os passos necessários para realizar a gestão do tempo. A utilização de uma ferramenta como um software jurídico auxilia no gerenciamento das informações que transitam no escritório ao permitir o registro e acompanhamento de atendimentos e processos, a gestão de tarefas e compromissos, o controle de receitas e despesas, entre outras funções. Há várias opções no mercado que devem ser avaliadas segundo alguns critérios.
Vale destacar que para uma gestão de tempo mais eficiente, os profissionais devem revisar constantemente as tarefas agendadas para o dia. Apesar de os prazos para cada atividade variarem de acordo com a relevância, é importante não deixar de realizar ou de delegar as tarefas de baixa prioridade. Superar a procrastinação e evitar o desperdício de tempo com distrações também são essenciais para um dia de trabalho mais produtivo.
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