Erros de Gestão do Escritório: quais podem ser contornados com tecnologia?

Tempo de leitura: 15 minutos

A advocacia é uma das profissões mais tradicionais do mercado. Justamente por isso, não é incomum encontrar escritórios com mais de vinte anos de atuação e que foram passados de pai para filho. Independentemente do porte ou do nicho de atuação dessas bancas, a realidade é que a grande maioria conta com um modus operandi bastante consolidado. E, mudá-lo, nem sempre é uma tarefa fácil.

No entanto, com as transformações do mercado jurídico ocorridas nos últimos anos, especialmente devido ao aumento da concorrência, muitos escritórios estão sendo desafiados a rever suas práticas e adotar novas formas de atuação. Ocupados em se atualizar com as mudanças técnicas, como a chegada do processo eletrônico, por exemplo, muitos advogados se esquecem de cuidar de aspectos diversos relacionados à gestão do escritório, o que acaba ocasionando uma série de erros e falhas.

Esses erros de gestão do escritório, não apenas prejudicam as rotinas do advogado, como podem colocar em risco o seu posicionamento no mercado gerando desgastes e a falta de resultados. Ficar atento à gestão do escritório é uma obrigação de todo profissional, especialmente se quiser garantir a sobrevivência do seu escritório no atual cenário do mercado jurídico.

Porém, como fazer isso? São tantas mudanças, atualizações, tarefas e demandas, que é comum encontrar advogados sobrecarregados com a rotina da advocacia moderna. Para resolver essa questão, a palavra de ordem é facilitar! E isso, pode ser feito através das ferramentas certas.

A tecnologia vem se transformando em uma grande aliada da advocacia, ajudando advogados e escritórios a conquistarem maior produtividade e eficácia dentro de suas rotinas. Usando as ferramentas certas é possível conquistar uma gestão do escritório mais eficiente e estratégica. Embora muitos advogados ainda resistam à algumas ferramentas, a verdade é que não há o que temer! É possível usar o melhor da tecnologia para garantir uma gestão de alta performance e com menor incidência de falhas para o seu escritório. Para saber quais são os principais erros de gestão do escritório e como a tecnologia auxilia o advogado a contorna-los, não deixe de conferir!



gestao do escritorio

Erros de gestão do escritório: porque eles acontecem?

Nenhum profissional sai da faculdade treinado para administrar um escritório de advocacia. Aliás, muitos profissionais sequer conseguem ver seu escritório como um negócio. A visão mais empreendedora e o conhecimento básico sobre alguns aspectos da gestão  do escritório já são um diferencial. Porém, saber apenas não basta.

O advogado precisa saber como coordenar as atividades de gestão do escritório dentro da sua rotina e, talvez esse, seja o principal desafio.

As ferramentas tecnológicas estão aí para automatizar e facilitar uma série de tarefas que estão ligadas a gestão do escritório. O seu uso pode auxiliar no posicionamento da banca e até na melhoria da rotina, na produtividade e na interação.

Abaixo explicamos quais são os erros mais comuns da gestão do escritório e porque eles ocorrem. Naturalmente, também mostramos como cada um deles pode ser solucionado a partir do uso da tecnologia.

1- Não investir em fidelização de clientes

Muitos advogados acreditam que ações visando à fidelização de clientes não são necessárias no contexto dos escritórios de advocacia. Afinal, a maioria dos clientes procura um advogado apenas quando tem uma questão jurídica, o que torna a prestação de serviços algo pontual. Porém essa é uma visão bastante equivocada. Isso porque, um cliente fiel não irá apenas recontratar seus serviços sempre que precisar de um auxílio jurídico. Ele também irá indicá-lo para parentes, amigos e conhecidos.

Assim como em qualquer negócio, a fidelização de clientes também deve ser uma preocupação dos escritórios de advocacia. Prospectar clientes, como já é sabido, custa muito mais caro do que fidelizar um novo. Logo, para transformar seu escritório em algo rentável, o advogado deve investir em fidelização.

A pergunta que se coloca então é: “mas, como?”. A maioria dos profissionais têm ciência de que o Código de Ética impõe certas restrições, impedindo que o advogado utilize as estratégias tradicionais de marketing para reter clientes. Além disso, prestar serviços de qualidade não é o principal elemento para que seu cliente te indique ou te contrate em futuras demandas. Já que isso é o mínimo que se espera do seu escritório.

Para quem deseja fidelizar sua cartela de clientes e evitar esse erro de gestão do escritório tão comum entre os escritórios de advocacia, uma boa dica é investir na experiência do cliente. Mais do que entregar serviços de qualidade, o advogado precisa ter a certeza de que o cliente entende o valor dos seus serviços e se sente satisfeito com aquilo que recebe.

Aprimorar o atendimento também é uma dica valiosa se você pretende fidelizar seus clientes. Além de treinar sua equipe, usar um bom software jurídico pode ser uma excelente forma de descentralizar o atendimento. Isso porque com essa ferramenta qualquer advogado da banca conta com recursos para acessar todo tipo de informação sobre processos, atendimentos anteriores e demais dados da comunicação com o cliente. Se o seu objetivo é fidelizar sua cartela, vale a pena pensar.

2- Deixar o marketing jurídico de lado

Em um mercado concorrido, como é o da advocacia, muitos escritórios vêm recorrendo ao marketing jurídico como forma de se destacar. Mesmo se tratando de uma estratégia cada vez mais comum para quem busca se posicionar no mercado, o marketing jurídico ainda é visto com desconfiança por muitos profissionais e escritórios.

Muitos advogados não sabem ao certo como fazer o melhor uso do marketing jurídico a favor de seus escritórios. Além disso, muitos profissionais ainda mantém uma mentalidade ultrapassada, acreditando que apenas sólidos conhecimentos em Direito garantem ao advogado e seu escritório a notoriedade que tanto buscam.

O marketing jurídico não serve apenas para chamar a atenção de potenciais clientes, como também é uma ótima maneira de estreitar o relacionamento com a sua atual cartela. Por isso, nenhum advogado deveria abrir mão de realizar ações estratégicas e focadas em seu público alvo.

Obviamente é fundamental observar os limites do Código de Ética. Porém, saiba que não é nada impossível realizar boas ações de marketing, sem que isso implique em nenhuma sanção ou advertência ao escritório.

Para quem quer realizar boas ações de marketing jurídico, uma boa dica é apostar nas ferramentas digitais. Com um bom conteúdo e presença online é possível melhorar a capacidade de prospecção, o estreitamento de relacionamento com o cliente e até a visibilidade do escritório.

Ainda que na advocacia a pessoalidade e a reputação contem bastante, cada dia mais o mercado usa a internet para encontrar produtos e serviços. Isso significa que, se o seu escritório aparece nas primeiras posições dos buscadores, as chances de você conquistar novos clientes se multiplicam. Investir em conteúdo de qualidade e também em SEO é a melhor maneira de fazer com que o seu escritório ganhe destaque na web e faça com que seus potenciais clientes facilmente te encontrem.

Essa estratégia também é uma forma de automatizar a prospecção, possibilitando que o advogado tenha mais tempo para se focar em seu core business. Ter um bom site, gerar conteúdo através de um blog e usar as redes sociais para atrair tráfego e atenção do seu público é uma estratégia que pode gerar muitos resultados.

Como explicamos acima, os serviços jurídicos têm sim um caráter pontual. Por isso, além de investir em fidelização, o escritório também deve ter estratégias para quem mais clientes possam ter conhecimentos de seus serviços. Se isso for feito de forma quase automática e ampliando a visibilidade do seu escritório, o advogado tem ainda mais um recurso para conquistar melhores resultados, principalmente em termos de faturamento.

3- Não automatizar as das atividades de suporte

Você já parou para refletir quanto tempo a sua equipe perde realizando as chamadas “atividades de suporte” dos serviços jurídicos? Fazer o gerenciamento de publicações e intimações, administrar o andamento de processos, elaborar relatórios e até localizar documentos. Essas atividades são bastante comuns no dia a dia de qualquer escritório de advocacia. Porém, quando não são realizadas de maneira inteligente, elas podem comprometer tanto a produtividade quanto os resultados da banca.



Muitos escritórios usam ferramentas ultrapassadas para realizar atividades de suporte. Isso quando não recorrem a formas mecânicas de gerenciar essas tarefas. Isso, além de consumir tempo, naturalmente, também consome recursos.

Fechar os olhos para a atividade de suporte significa que o advogado está gastando um recurso precioso, o tempo, que poderia ser investido em prospecção, melhorias no próprio escritório e melhorias no time.

Quando o advogado fecha os olhos para o gerenciamento desse tipo de atividade, é como se ele contasse com uma espécie de “vazamento” na sua gestão. O que acaba afetando o orçamento.

Para quem quer evitar esse tipo de erro de gestão do escritório, o primeiro passo é conhecer quais são as rotinas da sua banca. É preciso entender quais são as principais atividades, quem são os membros responsáveis por elas, quanto tempo é consumido. Em seguida, é necessário avaliar quais tipos de ferramentas podem auxiliar no dia a dia do advogado.

Alguns softwares jurídicos que foram pensados para a rotina dos escritórios são ferramentas bastante úteis para este caso. Com um software jurídico é possível realizar o cadastro de todas informações processuais e gerenciar as publicações e intimações de forma automática. Com um software também é possível armazenar todo tipo de documento na nuvem, tornando o acesso e a localização muito mais fáceis.

Além de melhorar a produtividade nas rotinas do dia a dia, o software também permite uma melhor interação do seu time de advogados, contribuindo para a melhoria da comunicação e da eficiência da equipe como um todo.

4- Não contar com uma boa gestão financeira

A gestão financeira costuma ser o ponto fraco na administração de muitos escritórios. Afinal, a maior parte dos advogados não tem familiaridade com conceitos simples como fluxo de caixa e capital de giro. Além disso, muitos cometem erros como não separar as despesas do escritório das despesas pessoais perdendo completamente o controle do orçamento.

É comum que os profissionais da área jurídica não sejam muito fãs de planilhas e cálculos. No entanto, isso não significa que a gestão financeira deve ser esquecida, ou simplesmente terceirizada sem que o advogado monitore e acompanhe o seu desempenho.

A gestão financeira é uma base de sustentação do seu escritório e é também aquilo que garante o seu futuro. Logo, é fundamental que o advogado conheça alguns conceitos básicos e saiba como operá-los. Mesmo que o profissional decida terceirizar sua gestão financeira, é fundamental que ele saiba supervisionar e saiba interpretar dados a fim de tomar decisões mais estratégicas para a sua banca.

O uso da tecnologia pode ser uma boa alternativa para evitar esse erro na gestão do escritório. Isso porque, com a adoção de um software jurídico por exemplo, tudo o que o advogado precisa fazer é alimentar o sistema, inserindo todos os dados que são necessários para o controle e administração financeira do escritório. O próprio sistema gera relatórios e auxilia o advogado fazer uma boa gestão, sem que isso demande um curso de administração.

Mesmo nos casos de escritórios que terceirizam o financeiro, o uso de um software jurídico pode ser uma boa solução. Isso porque essa ferramenta organiza todas as informações financeiras, permitindo que contadores, administradores e advogados acompanhem tudo em tempo real e tenham uma comunicação efetiva com relação as ações dentro do escritório.

No quesito “gestão financeira” a tecnologia se transformou em uma grande aliada dos escritórios de advocacia. Isso porque, por meio dos softwares jurídicos de ultima geração, qualquer advogado tem a ferramenta certa para garantir um bom desenvolvimento do financeiro e, consequentemente, a saúde e o futuro do seu negócio.

5- Não avaliar o desempenho das áreas do seu escritório e abrir novas frentes de trabalho

De uns tempos para cá, a maior preocupação dos escritórios de advocacia é se destacar e se diferenciar no mercado. Devido à alta concorrência, muitos escritórios vêm buscando estratégias para conquistar novos nichos e, assim, alavancar sua banca.

Buscar novas frentes de trabalho e desenvolver seu escritório, certamente, é algo positivo. Porém, esse tipo de ação deve ser tomado com base em fatos concretos e não em apostas sobre as tendências do mercado.

Infelizmente, muitos advogados não contam com um panorama preciso sobre o seu escritório. Muitos até desconhece dados básicos como o número de clientes, número de processos, ticket médio, índice de inadimplência, entre outros. E, mesmo assim, saem contratando novos profissionais para a abertura de uma área tendência no Direito, sem nem conhecer quais os reais problemas acerca do desempenho da sua banca.

A tecnologia, neste sentido, também pode ser uma ótima aliada dos advogados. Isso porque, através da tecnologia, o profissional consegue ter dados precisos acerca do processo de tomada de decisões. Com os softwares mais avançados do mercado, o advogado consegue obter dados e relatórios que podem embasar o seu processo de tomada de decisões, especialmente no que se refere ao desenvolvimento de uma nova frente de trabalho, que em geral, demanda bons investimentos financeiros.

Através da tecnologia, o advogado consegue ter um panorama preciso sobre o seu escritório e assim consegue tomar decisões mais certeiras com relação ao seu futuro.

Usando a tecnologia, o advogado consegue mapear pontos fracos e fortes, focando a gestão do escritório para os resultados. Embora a interpretação de dados, por si só, não resolva a questão, ela é o primeiro passo para desenvolver uma gestão do escritório mais inteligente e menos suscetível a falhas.

A tecnologia como uma aliada na gestão do escritório

A tecnologia, sem dúvida, é hoje uma das grandes aliadas dos escritórios de advocacia. Graças à tecnologia, o advogado consegue ter mais produtividade e ao mesmo tempo maior controle acerca da gestão do escritório. Além de favorecer a eficiência, a tecnologia permite a análise de dados que são essenciais para uma gestão inteligente e estratégica.

A adoção dos softwares jurídicos de ultima geração trazem uma série de benefícios ao escritório, que não se limitam apenas às tarefas jurídicas. Mais do que facilitar o dia a dia do advogado essa ferramenta permite que todo profissional possa analisar sua banca, entendendo quais são seus pontos fortes e fracos como negócio e como melhorá-los.

Infelizmente, alguns advogados ainda resistem ao uso da tecnologia pois nem sempre é fácil adaptar rotinas que já estão consolidadas a um novo modus operandi. Para esses profissionais, a boa notícia é que já existem no mercado softwares intuitivos que foram pensados para uma transição mais harmoniosa e efetiva, sem que isso implique na queda de produtividade ou mesmo na paralização do escritório.

Investir para minimizar erros de gestão do escritório é um passo importante, especialmente para escritórios que querem se desenvolver e conquistar a excelência na prestação dos serviços jurídicos.

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