5 dicas para melhorar a gestão do tempo de seu escritório de advocacia
gestão do tempo é todo o processo de organização, priorização e controle que utilizamos para aumentar nossa produtividade e fazer entregas melhores profissional e pessoalmente.
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 13 de julho de 2016
- Atualizado em: 26 de julho de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
O que é gestão de tempo em escritórios de advocacia?
No artigo Administração do tempo: um estudo sobre a gestão eficaz do tempo como ferramenta para o aumento da produtividade e work life balance, publicado na Revista de Gestão e Secretariado, a autora Maria do Carmo Lima levanta um histórico sobre a gestão do tempo e as várias técnicas e ferramentas que a sociedade vem desenvolvendo para fazer um dia render mais.
Segundo ela, todas as linhas de pensamento podem ser resumidas em três princípios básicos: organização, controle e priorização.
Além disso, a pesquisadora dividiu a gestão do tempo em quatro gerações:
- Lembretes e listas;
- agendas e calendários;
- prioridades e metas;
- organização pessoal
A primeira, diz respeito à época em que as pessoas começaram a criar lembretes e listas para sistematizar suas demandas. Já a segunda se caracteriza pela utilização de agendas e calendários, com o objetivo de marcar eventos futuros.
A terceira geração, por sua vez, chega com a ideia de prioridade e metas, planejamento diário e a criação de planos para conquistar essas metas.
Por fim, a teoria da quarta geração apontou que o grande desafio não é gerenciar o tempo, mas a pessoa. Significa, dessa forma, investir na melhoria dos relacionamentos, por exemplo, na gestão de equipes na advocacia. Mas não apenas isso, pois também engloba uma autogestão. Assim, pode-se obter resultados positivos.
Diante desse cenário, fica o desafio de tentar entender como a gestão do tempo é feita nos escritórios de advocacia. É possível descobrir quais são os vilões da produtividade? Há consideração e respeito pelo tempo e atividades desenvolvidas por outros colaboradores do escritório? Como é feita a classificação das demandas?
5 dicas de gestão de tempo na advocacia
A gestão de tempo é uma dificuldade que não se limita apenas à advocacia. Por isso, é importante entender como evitar procrastinação, melhorar a organização e realmente, gerir o tempo da maneira correta. Como nosso foco aqui são os advogados e advogadas, selecionamos algumas dicas que além de ajudar a responder a essas questões, também podem auxiliar na política de gestão do tempo em escritórios de advocacia.
Com essas dicas, você pode começar a otimizar o tempo no seu escritório. Veja a seguir as dicas
1. Faça o mapeamento das atividades
Primeiramente, podemos pegar alguns conceitos do Ciclo de Gerenciamento do Processo de Negócio para melhorar a gestão do tempo em escritórios de advocacia.
O mapeamento de processo nesse contexto é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de descobrir informações e pessoas envolvidas nas atividades, capacidades e recursos necessários para entender os procedimentos de um negócio.
Entender isso é fundamental para promover melhorias e para implantar novas estruturas voltadas a esses procedimentos. O mapeamento das atividades desenvolvidas em um escritório ajuda o gestor a enxergar os pontos fortes, os que precisam ser melhorados, a complexidade das atividades, etc. O mapeamento de atividades, portanto, pode ajudar o gestor a enxergar:
- gargalos;
- falhas de integração;
- retrabalho;
- e excesso de controle (aprovação).
Essa análise pode ser feita por meio técnicas de gestão de tarefas, tais como:
- Reuniões;
- questionários;
- observação e monitoramento das atividades desenvolvidas no escritório;
- entre outras.
Deve-se compreender o que engloba a rotina da equipe. Portanto, atividades relacionadas a processos judiciais, administração do escritório e atividades consultivas podem ser levantadas.
Para facilitar essa análise, é recomendado que se faça um controle por meio de alguma ferramenta específica. Por exemplo, para atividade menos complexas, pode-se utilizar planilhas, como um planilha de controle de atividades. Mas em escritórios com maior complexidade, um software na advocacia que relacione as atividades aos processos pode facilitar a gestão.
2. Organize prioridades
Um dos pontos mais importantes na gestão do tempo é a priorização. Não é possível ser produtivo dando o mesmo senso de urgência para cada atividade desenvolvida no escritório de advocacia. Afinal, existem atividades que são mais importantes ou urgentes que outras, ou mais urgentes que outras. Ignorar a diferença de relevância pode resultar em um déficit de produtividade.
Uma boa dica é definir procedimentos como importantes, emergências e circunstanciais. O gestor pode organizar essas prioridades com base na tríade do tempo:
- Sentido;
- realização;
- e execução.
Defina, ainda, elementos visuais que facilitem a identificação de tarefas. No uso de agendas físicas ou de agendas integradas a serviços de e-mail, muitas vezes pode-se utilizar coloração diferente para eventos diferentes. Post-its também podem auxiliar nessa espécie de organização. Ainda, alguns softwares jurídicos, como o SAJ ADV, possuem essa diferenciação nos seus sistemas de calendário, de modo a facilitar a vida do advogado.
Em resumo, a metodologia defende que seja dado um sentido para o seu tempo, que você faça com que cada dia, seja um dia para ajudar na realização de seus sonhos e que uma execução vale muito mais do que uma ótima estratégia.
3 – Obedeça prazos
Se há algo que assusta os advogados, são os prazos processuais. Afinal, esta é uma condição a que os profissionais da advocacia estão condicionados. Então, depois do mapeamento das atividades e da definição das prioridades, o próximo passo é seguir o cronograma e cumprir cada um dos prazos, de acordo com a urgência que lhes foi designada.
Recomenda-se fazer uma planejamento semanal e diário para que se distribuam as atividades, principalmente aquelas com prazos próximos. E, havendo espaço no planejamento, será possível, inclusive, adiantar alguns prazos.
Manter uma agenda organizada, portanto, é o primeiro passo para garantir que os prazos sejam cumpridos. É, possível, ainda utilizar uma planilha de controle de prazos, por exemplo. Contudo, há ferramentas mais tecnológicas que pode contribuir na gestão do tempo. E, consequentemente, para que o escritório de advocacia esteja em dia com seus prazos.
Um software jurídico pode registrar as atividades e atribuir, automaticamente, prazo às tarefas. Alguns, como o SAJ ADV, por exemplo, permitem o cadastro de prazos diferenciados. Assim, pode-se cadastrar um prazo padrão, referente ao tempo comum para a realização de uma atividade. Mas também o prazo fatal, qual seja o prazo limite para aquela tarefa. Do mesmo modo, enviam notificações aos e-mails dos usuários responsáveis, lembrando-os da proximidade do prazo.
4 – Evite distrações
O consultor Travis Bradberry, em seu artigo Emotional intelligence 2.0, diz que uma pessoa produtiva aproveita o máximo do tempo em seu horário de trabalho, sem qualquer esforço adicional. Portanto, tente resolver as demandas de trabalho durante o expediente. Atenha-se às prioridades estabelecidas. Igualmente, tenha um tempo separado em sua agenda para execução de determinada atividade.
Evite, ainda, entrar em perfis de redes sociais e sites de notícias enquanto estiver executando atividades importantes. No livro “O poder do hábito”, de Charles Duhigg, ele fala sobre como certas ações de nossas vidas se tornam hábitos. Entrar em muitos sites ou perfis durante o trabalho pode se tornar um hábito. Desse modo, é importante identificar o que tem feito você entrar nesses sites durante seu período de trabalho, o que Duhigg chama de deixa e mudar seu hábito.
Por exemplo, você identificou que sua deixa é que você começa a ficar nervoso antes de uma reunião por isso, alguns minutos antes de começar a reunião, você passa um tempo no seu Instagram. A partir disso, toda vez que você ficar um pouco nervoso ou nervosa, você irá passar um tempo no Instagram. O problema das redes sociais é que não vemos o tempo passar quando estamos rolando feed, e acabamos passando mais tempo do que deveríamos.
Para mudar esse hábito, então, substitua o instagram por uma respiração, beba um pouco de água, etc.
Contudo, sabe-se que todo ser humano precisa de intervalos. Para evitar que esses tempos de interrupção se sobreponham às atividades essenciais, estabeleça intervalos na rotina. Prever esse tempo, evitará que ele seja distribuído livremente ao longo de um dia de produção. E, consequentemente, que consuma tempo anteriormente destinado ao trabalho. Uma organização pessoal, portanto, pode evitar distrações e desperdício de tempo.
5 – Utilize ferramentas de apoio
Contrate um software jurídico que integre várias funcionalidades e melhore a gestão do tempo em seu escritório. O SAJ ADV, por exemplo, contribui para gestão financeira, gerenciamento de atendimentos, processos e intimações. Nele é possível controlar as receitas, despesas e fluxos de caixa. Além disso, ainda permite fazer o controle do contencioso judicial, registrar informações de processos, intimações e também realizar o acompanhamento de prazos.
Além disso, ele permite também que você, gestor ou gestora da equipe visualizem as atividades de todos os colaboradores. Assim, você consegue medir a produtividade de seu time e encontrar gaps que podem estar atrapalhando o desempenho da equipe.
Gaps encontrados é hora de partir para a solução. Por exemplo, você percebeu que um colaborador demora muito mais tempo do que o necessário para fazer alguma atividade? Já pensou que talvez ele precise de uma capacitação?
Em resumo, o sistema permite identificar problemas de produtividade e te ajudar a solucioná-los, bem como, fazer uma distribuição de tarefas mais justa e igualitária.