Segredos de uma boa gestão em escritório de advocacia
Uma boa gestão no escritório de advocacia permite um crescimento sustentável do escritório, com maior satisfação dos clientes, maior satisfação dos colaboradores e melhor posicionamento do escritório
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- 23 de outubro de 2020
- Atualizado em: 11 de março de 2022
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Administração de escritório jurídico: os segredos da boa gestão
Que a gestão em escritório de advocacia é uma atividade que exige muita determinação, conhecimento e preparo não é uma novidade, certo? Afinal, trata-se de um modelo de negócio muito presente no país e conta com uma alta concorrência de mercado.
No entanto, a graduação em Direito não ensina os elementos básicos da administração, muito menos como se tornar um empreendedor de sucesso. Por isso, muitos escritórios de advocacia não sobrevivem ao dinamismo do mercado.
Além disso, é comum observar que os advogados recém-formados iniciam suas jornadas no empreendedorismo jurídico sem nenhum preparo. Com isso, sentem-se perdidos nos processos que envolvem a gestão e toda a parte administrativa do escritório.
Pensando nisso, separamos uma lista com 10 formas simples para você, advogado, fazer a gestão do seu escritório de advocacia de maneira simples, sem burocracia e com assertividade. Continue lendo e confira!
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
Como falamos acima, a gestão de um escritório de advocacia não é uma tarefa fácil. Aliás, os aspectos administrativos, bem como a organização do escritório de advocacia, em geral, exigem planejamento, dedicação e, claro, conhecimento de mercado.
A boa notícia é que existem alguns atalhos que podem facilitar a administração do seu escritório. Confira 10 deles a seguir:
1. Faça um fluxo de caixa
O primeiro passo para fazer uma boa gestão do seu escritório de advocacia é estruturar um fluxo de caixa. Afinal, é de extrema importância registrar e controlar as finanças do seu negócio, bem como custos, despesas mensais, pagamentos, investimentos, entre outros.
Mas não pense que apenas montar o seu fluxo de caixa já é o suficiente. Também é importante controlá-lo, para ficar a par de todas as contas do escritório – isto é: tudo que precisa ser pago, recebido, aplicado… Enfim, são inúmeros aspectos.
Com o controle financeiro, além de conseguir analisar onde é possível economizar, você consegue identificar onde você pode investir. E sabemos que, investimento gera lucro, não é mesmo?
2. Tenha um bom planejamento
Certamente você está se perguntando: planejar não deveria ser o primeiro passo para cuidar da gestão do escritório de advocacia? Bom, em teoria sim. Contudo, o fluxo de caixa é uma etapa importante para que você entenda que essa não é uma atividade fácil.
Sendo assim, você deve dedicar um tempo para se concentrar apenas às etapas de planejamento e análise. Isso porque cada região do Brasil têm suas peculiaridades. Por isso, entenda o dinamismo e avalie cada uma delas.
Neste momento, vale colocar no papel seus fornecedores, características do público-alvo, investimentos necessários, etc.
3. Não misture as finanças profissionais das pessoais
Mais uma armadilha comum na gestão de escritório de advocacia: misturar as finanças do escritório com o orçamento pessoal. Isso vale, inclusive, não só para os lucros, mas também para as despesas com aluguel, internet, água e luz.
Embora seja um erro comum, praticá-lo pode resultar na falência do seu negócio. Afinal, isso acaba comprometendo qualquer tipo de controle e planejamento da sua empresa.
Além disso, chega uma hora que acaba sendo desestimulante, visto que você trabalho muito e ganha pouco. Por isso, crie uma conta separada para o escritório e faça todas as movimentações corporativas por ela.
4. Conte com o auxílio de um contador
Também é normal que durante a gestão de um escritório de advocacia, os advogados – tanto de primeira viagem quanto os mais experientes – façam o controle de gastos e acreditem que não precisam de um contador.
Antes de mais nada, vale esclarecer que esse é um erro grave! Independe do campo de atuação, tamanho da empresa ou quantidade de funcionários, o auxílio de um profissional de contabilidade é fundamental para o seu escritório.
Em resumo, o trabalho de um contador está voltado a oferecer mais segurança para o seu escritório, contribuindo com o controle tributário e contábil. Além disso, o profissional pode auxiliar na redução de impostos, melhorando a autonomia do seu negócio.
5. Organize as atividades
Organizar as atividades de qualquer empresa é essencial, especialmente para saber quanto tempo se gasta em cada atividade, e consequentemente, quanto cada uma vale.
Além disso, com uma boa organização de tarefas, você consegue medir a produtividade dos colaboradores, e saberá como incentivá-los a melhorar, e também, saber como reconhecê-los.
Além disso, com as atividades organizadas, a delegação de tarefas fica mais fácil, e você, gestor, tem tempo para outras demandas.
6. Saiba o seu preço
Com um bom planejamento e o controle das atividades, você consegue ter noção de quanto cobrar por cada atividade.
É claro que, para isso, também é importante entender qual o valor de mercado do seu serviço. Para isso, investigue tabelas de precificação e estude sua concorrência, assim você pode comparar os preços do seu concorrente e o seus, conseguindo, maior lucratividade.
7. Estude a concorrência.
Estudando a concorrência, você consegue entender, além do preço, como você pode se diferenciar dela,, quais as boas práticas que ela adota na gestão em escritório de advocacia, quais as práticas de divulgação, etc.
8. Invista em um software de gestão de escritório de advocacia
O avanço da tecnologia revolucionou as formas de se fazer negócio. Hoje, as ferramentas são grandes aliadas da rotina corporativa, principalmente quando falamos da otimização e automação de processos.
Falando sobre a advocacia, um software jurídico pode contribuir – e muito! – com a gestão do seu escritório de advocacia. Esse tipo de programa ajuda na elaboração de peças jurídicas, atualiza e busca processos e monitora prazos.
Isso sem contar que com as integrações que alguns softwares permitem, você consegue concentrar as atividades em um único lugar, por exemplo, peticionar ou fazer pesquisa jurisprudencial dentro do seu software de gestão, por meio da integração desses sistemas.
Além disso, há ferramentas que podem ser extremamente úteis para o controle das despesas, lembretes de reuniões e eventos, desenvolvimento de projetos, contas a pagar e receber, entre outras possibilidades.
Vale ressaltar ainda que muitos softwares contam com a versão mobile, permitindo que você tenha acesso e controle sobre os acontecimentos do escritório ainda que não esteja presente fisicamente.
9. Relacionamento com o cliente
O relacionamento com o cliente também engloba uma parte importante da gestão do seu escritório. Por isso, é fundamental atendê-lo com prioridade e de forma personalizada, visando construir uma relação duradoura com ele.
Uma companhia bem estruturada consegue manter uma relação próxima com o cliente, mantendo-o sempre ciente sobre o andamento do seu processo.
Além disso, com as novas tecnologias, é fácil manter seu cliente bem informado. Isso porque, as reuniões podem ser feitas online, em programas especializados, como o google meeting, o skype ou o zoom.
Também os softwares para gestão de escritório de advocacia tem funcionalidades que permitem enviar comunicações, andamentos e até mesmo tarefas para seus clientes por meio de integrações de compartilhamento.
É importante entender que, bom atendimento não é mais diferencial há muito tempo. Logo, invista em maneiras de diferenciar-se da concorrência e atender as dores do seu cliente. Lembre-se, de nada adianta oferecer mil e uma coisas, e não suprir as necessidades do seu cliente. Na maioria das vezes, um arroz com feijão bem feito é a melhor opção.
10. Organize custos
Por último, e não menos importante, organizar os custos do escritório também é uma maneira de fazer uma gestão assertiva. Afinal, se você não reconhece as principais despesas da sua companhia, não saberá onde é vantajoso investir.
A análise financeira é o segredo para que o advogado possa identificar quais gastos podem ser cortados e onde seu dinheiro pode ser aplicado de forma inteligente.
Nesse sentido, ao diminuir os custos que não valem a pena, os serviços e processos se tornam mais eficientes. Mas tome cuidado. Se você cortar os custos fundamentais, pode acabar perdendo em produtividade.
Aspectos necessários para um bom gerenciamento de escritório jurídico
Todas as dicas mencionadas acima irão ajudá-lo a compreender melhor os aspectos necessários para realizar uma boa gestão do seu escritório, entendendo a importância de todos os pontos para a composição de um bom processo interno.
Além dos mencionados acima, existem outros aspectos que são importantes para quem é gestor de escritório de advocacia.
O primeiro deles é se capacitar sempre. Isto é, se você não sabe fazer a gestão financeira, busque um curso que ensine. Esteja sempre atento a conteúdos que podem ajudar a administrar seu negócio.
Um outro ponto é, aprenda a fazer uma boa gestão da sua equipe. Pode ser que hoje sua equipe seja muito pequena, mas começar desde já é um passo e tanto. Assim, quando seu escritório estiver maior, mais fácil será gerir tudo.
Por fim, e talvez o mais importante. Não se esqueça de fazer uma boa gestão de processos, afinal, você sabe bem o que pode ocorrer caso um prazo seja perdido.
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Escrito por : Beatriz Barros, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.