Principais tecnologias para gestão estratégica na advocacia

Produtividade é uma preocupação em qualquer empresa. E em escritórios de advocacia não é diferente. Fazer o tempo render e saber como se organizar, não depende apenas das habilidades dos colaboradores.

Para ajudar na gestão do tempo e tarefas, existem ferramentas desenvolvidas especialmente para esse tipo de negócio. O melhor software jurídico, dedicado a rotina na advocacia, traz mais agilidade e segurança e reflete na qualidade do trabalho feito no escritório.

Mas qual é o caminho necessário para levar tecnologias de gestão para advogados? É o que apresentaremos neste post.

Neste material, descreveremos esse novo cenário de escritórios com tecnologia e processos sem papel. Para lidar com as demandas e viabilizar o crescimento da empresa, vamos mostrar as tecnologias disponíveis no mercado e como escolher a mais adequada para seu negócio.

1. Por que escritórios precisam de tecnologias para gestão estratégica na advocacia?

Gerir não é uma tarefa fácil. A gestão de um escritório de advocacia demanda tempo e organização, mas não é apenas o gestor que precisa dar conta de múltiplas tarefas. Os advogados, que costumam trabalhar em diversos casos consultivos e contenciosos simultaneamente, devem saber elencar suas atividades e priorizar o que é urgente. Entretanto, muitas vezes papel e caneta não são suficientes. Quanto mais profissional for o seu gerenciamento de tarefas, mais fácil será o controle de prazos judiciais e finanças do escritório, por exemplo.

Alguns escritórios de advocacia trabalham com ferramentas genéricas que normalmente são gratuitas e de fácil acesso, porém não foram projetadas exclusivamente para as bancas. Escritórios em um estágio mais avançado de automatização investem em softwares jurídicos especializados, como o SAJ ADV. Com ele, os prazos são vinculados às pastas dos processos e podem ser acessados em um calendário. Também é possível consultar o histórico do processo e os documentos relacionados. O sistema facilita a divisão de atividades e o acompanhamento da execução dos processos de gestão de escritórios de advocacia.

Fim dos processos em papel

Os processos digitais vêm ganhando mais espaço nas cortes brasileiras. O Tribunal de Justiça de São Paulo, o maior do país, caminha para a conclusão do projeto 100% Digital, e a distribuição de processos digitais cresce gradativamente. Em junho de 2015, pela primeira vez na história, o número de processos físicos foi menor: das 368.416 ações distribuídas, 191.346 foram de forma eletrônica (51,94%) e 177.070 em processos físicos.



A automatização dos escritórios de advocacia também segue a tendência. Com documentos digitalizados, a busca de informações de clientes e de processos é agilizada e a quantidade de papel é reduzida, o que significa uma diminuição significativa de arquivos físicos e um ganho de espaço nos escritórios.

2. De advogados autônomos a grandes escritórios de advocacia

Um escritório de advocacia com muitos colaboradores certamente tem mais demandas e seus gestores precisam se ater a prazos e saber delegar. Ao integrar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta, um software jurídico dedicado é o mais indicado a esse tipo de negócio. O SAJ ADV, ainda utiliza o conceito de interação presente nas redes sociais. Ao permitir a comunicação por meio de comentários, os colegas de trabalho são notificados em tempo real, facilitando o compartilhamento de tarefas entre todos os funcionários do escritório.

Utilizar um software específico para o gerenciamento de tarefas advocatícias não é benéfico apenas aos grandes escritórios, muitos advogados autônomos conduzem as rotinas administrativas do escritório de forma independente. Por isso, um software para advogados pode ser o instrumento que faltava para alavancar ou mesmo consolidar a carreira deles. Além de aumentar a produtividade a partir de uma melhor gestão do tempo, essa ferramenta auxilia o advogado autônomo a se organizar financeiramente. É claro que é possível comandar as funções usando planilhas para advogados, mas ter acesso aos dados, de qualquer lugar e de forma ordenada, facilita o trabalho.

3. Soluções disponíveis no mercado e aplicabilidade

São inúmeras as opções de ferramentas genéricas disponíveis para controlar prazos, gerenciar tarefas e compartilhar arquivos. Boa parte delas é gratuita e de fácil acesso e utilizá-las já é um primeiro passo para a organização e melhor produtividade em um escritório de advocacia.

É possível usar, por exemplo, as agendas do Google ou do Outlook; o Dropbox e o Google Drive para controle e compartilhamento de documentos; as soluções Money e Conta Azul para a gestão de finanças; o Trello e o Asana para organizar as atividades e manter o checklist atualizado.

O problema dessas ferramentas é a descentralização da informação. Será necessário combinar diversos softwares para um resultado efetivo, uma vez que suas funções não são integradas. Um exemplo: seu cliente pediu um relatório com o status de três processos. Você precisa acessar o andamento de cada processo no Tribunal. Além disso, precisa procurar manualmente as atividades registradas em agendas (eletrônicas ou analógicas) e consolidá-las nesse relatório. Só nesse processo de recuperação de dados e relatoria o advogado investiu muito tempo.

Apesar das alternativas acima, o trabalho no escritório pode se tornar ainda mais ágil e produtivo com a adoção de um software jurídico especializado. Esses sistemas são desenvolvidos especificamente para atender às necessidades dos escritórios de advocacia. Portanto, desde demandas financeiras até as relacionadas aos processos jurídicos podem ser organizadas em um único programa.

Software jurídico online

O crescimento das bancas também aumenta a necessidade de controlar as informações, e principalmente, de acesso remoto. Um software jurídico online, por exemplo, tem a vantagem de poder ser acessado de qualquer tempo e local com acesso a Internet, já que os documentos e informações são armazenados e protegidos na nuvem. No caso de softwares desktop instalados no computador, as soluções podem ser bastante robustas, mas também são restritivas: permitem executar os programas e dependem do sistema operacional e sua compatibilidade. A maioria dos softwares desktop não funciona, por exemplo, em computadores da Apple que utilizam o sistema Mac OS X.

Diferenciais do SAJ ADV

Ao optar pela utilização do SAJ ADV você fica menos dependente do seu desktop para trabalhar. O software jurídico possibilita o acompanhamento de tendências de maneira prática e rápida, por meio do celular, tablet ou computador. Os processos, contratos e outros documentos são inseridos no sistema e ficam armazenados e protegidos na nuvem, com garantia de backup e segurança.

Outro diferencial do SAJ ADV é a integração com leitura de intimações. O sistema ainda permite uma busca global das informações do escritório, com indexação dos dados de pessoas, processos, atendimentos, intimações, entre outros. Funciona como um “Google” do próprio escritório, onde os dados são encontrados facilmente através de uma simples pesquisa.

Com a utilização de comentários é possível uma conversa informal na execução de tarefas e acompanhamento de atendimentos e ações judiciais. Também existe a funcionalidade de notificações que informa os usuários dos andamentos processuais.

Para facilitar ainda mais os procedimentos, o software foi desenvolvido com foco na usabilidade e conta com interface responsiva, ou seja, adapta-se automaticamente às distintas telas de visualização possibilitando a operação do sistema em notebooks, desktops, tablets e dispositivos móveis.

Principais tecnologias para gestão estratégica na advocacia

Conclusão

Após a leitura deste material, esperamos que você consiga escolher uma solução sob medida para gerenciar as demandas do seu escritório de advocacia. Se você tiver mais dúvidas ou sugestões para este material, entre em contato conosco – seus feedbacks são fundamentais.

Além de eBooks, temos vários artigos publicados, por aqui, no blog d SAJ ADV, sobre carreira jurídica e gestão de escritórios de advocacia. Acesse, cadastre-se e receba nossos materiais em primeira mão.

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