Gestão Financeira – Você está fazendo certo em seu escritório?

A gestão financeira é essencial para a viabilidade e sustentabilidade de qualquer negócio. Por isso, manter um controle de receitas e gastos vai tornar a tomada de decisão mais assertiva e baseada em informações financeiras. Embora pareça algo trivial, que todos deveriam estar fazendo, não é bem assim. A maior parte das empresas não realiza uma gestão financeira e quando o faz, seu controle financeiro nem sempre é adequado. O fato de que em cada quatro empresas criadas no Brasil, uma declara falência antes de completar dois anos de atividade resume bem esse quadro. Um dos grandes motivos disso é a falta de organização das finanças.

Fluxo de caixa

O advogado que acompanha de perto as receitas e gastos de seu escritório tem melhores possibilidades de calcular os custos, acompanhar seu potencial de venda, projetar a margem de lucro dos serviços e também fazer investimentos de médio e longo prazo. Em suma, um controle detalhado do fluxo de caixa é fundamental para calcular o capital de giro, definir pagamentos, recebimentos e também para dar mais segurança para o escritório de advocacia.

É importante observar que os gastos podem ser classificados em três naturezas:

Investimentos

São gastos realizados com a expectativa de obtenção de um retorno (lucro) futuro, como por exemplo, a aquisição de máquinas e equipamentos

Despesas



gastos que são necessários à manutenção da empresa que independem da existência ou não de produção, como por exemplo, aluguel;

Custos

Gastos que estão diretamente ligados à produção de um bem ou serviço, como por exemplo, a matéria-prima utilizada na fabricação de um produto.

Popularmente os gastos ou desembolsos podem ser referenciados apenas como despesas, sem a devida classificação

Você pode organizar os custos,  receitas e gastos de seu escritório em planilhas de Excel, papel ou em um software jurídico. Seja qual for a opção escolhida, o que mais importa é que o controle seja bem detalhado e analisado constantemente. Assim, evitam-se imprevistos financeiros no final do mês.

Dicas para fazer uma Gestão Financeira otimizada

Abaixo, separamos algumas boas práticas de gestão financeira de escritórios de advocacia. Compare o modo como você faz no seu e descubra se está fazendo o controle de receitas e gastos da maneira correta.

Construa um fundo de caixa

O fundo de caixa é uma alternativa para situações emergenciais. Essa reserva é fundamental para que em situações imprevistas o escritório de advocacia não passe por grandes dificuldades. Esse valor pode ser aplicado em um investimento seguro, contanto que seja de alta liquidez. Para construir esse fundo, reserve um percentual dos honorários e receitas recebidos.  Evite uma prática comum em escritórios de advocacia: não distribua imediatamente os honorários entre os sócios. Quando isso acontece o escritório fica sem reservas e no mês seguinte os sócios têm que realizar aporte de capital para cobrir as gastos.

Analise suas finanças periodicamente

Se possível, faça isso toda semana ou quinzenalmente, pelo menos. A dica é escolher um dia para emitir e analisar relatórios de receitas e gastos, recebimentos, fluxo de caixa, etc. E atenção: todos os sócios devem participar da reunião destinada à analise financeira. Lembre-se que quanto mais informações acessíveis e transparentes menos problemas você terá na hora da distribuição dos lucros. Um software jurídico pode ajudar na análise financeira do seu escritório de advocacia, o SAJ ADV, por exemplo, possui um módulo financeiro que gera relatórios de fluxo de caixa, melhores clientes, inadimplentes e contas a pagar.

Classifique receitas e gastos através da gestão financeira

É recomendável a classificação das receitas e gastos já que essa análise permite ao escritório acompanhar a evolução destes dados ao longo do tempo. Assim, é possível gerar informações relevantes para tomada de decisão, como as áreas que têm obtido crescimento de receita, quais tipos gastos aumentaram no último ano, etc. As receitas de honorários podem ser classificadas como honorários mensais, iniciais, sucumbências, entre outros. Já as gastos podem ser classificadas como aluguel, telefonia e comunicação, folha de pagamento e distribuição de honorários

Controle o fluxo de caixa com uma eficiente gestão financeira

O fluxo de caixa é um relatório gerencial que mostra todas as movimentações do escritório em um período de tempo determinado. Escritórios de advocacia acabam não dando muita atenção a esse item pois envolve uma contabilização detalhada do que entra e do que sai. No entanto, o fluxo de caixa pode ajudar na descoberta de períodos em que o escritório gera mais gastos ou mais receitas. Quem consegue controlar seu fluxo de caixa, tem informações assertivas para fazer previsões mais seguras, evitar riscos e utilizar o capital disponível de forma mais racional.

Calcule honorários baseados em custos, receitas e gastos

A precificação dos honorários é calculada baseando-se não apenas no mercado ou nas tabelas da OAB. Seu escritório pode estar abaixo desse patamar e gerar custos que não permitam, em um primeiro momento, arcar com honorários pagos pelo mercado. Sabendo disso, você terá que diminuir os custos e gastos para, então, cobrar honorários mais realistas.

Defina datas para distribuição dos lucros do escritório

gestão financeira

A distribuição dos lucros depende do faturamento do escritório de advocacia, e isso inclui , por exemplo, descontos de todas as gastos e custos no período analisado. Isso significa que se o controle de receitas e gastos não for organizado, a distribuição será injusta. Por esse motivo, recomendamos uma distribuição semestral ou anual, já que fazer retiradas frequentes descapitalizam o negócio e tendem a comprometer atividades regulares.

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