Como fazer a gestão financeira em escritórios de advocacia

Tempo de leitura: 12 minutos

A sustentabilidade de um escritório de advocacia está diretamente ligada à uma boa gestão financeira. Ter uma boa administração de despesas e receitas dá ao advogado tranquilidade e foco nas atividades que trazem impacto e resultados.

Uma boa gestão financeira oferece ao advogado um reflexo real sobre o seu escritório, servindo de parâmetro para o processo de tomada de decisões. Conhecendo bem a situação financeira do seu escritório, o advogado consegue evitar dívidas, sabe o exato momento de prospectar clientes na advocacia e pode tomar decisões que evitem problemas de inúmeras proporções, incluindo a quebra do próprio negócio.

Somente através de uma boa gestão financeira o advogado consegue fazer com que seu escritório cresça, se modernize, supere tempos de crise e até se torne mais produtivo, sem que isso implique em comprometer ou arriscar o futuro.

Embora a gestão financeira seja algo essencial para a sustentabilidade dos escritórios de advocacia, muitos advogados ainda têm dificuldades em fazer uma boa gestão do seu negócio. Para a maioria dos advogados faltam conhecimentos básicos sobre as questões financeiras, isso sem mencionar que muitos desconhecem ferramentas que podem automatizar a gestão financeira, deixando o dia a dia muito mais fácil.

Neste material buscamos oferecer conceitos básicos e boas práticas que podem ser úteis a todos escritórios, independentemente do tamanho. Obviamente, sabemos que a realidade do financeiro de um grande escritório pode ser muito diferente de um pequeno. No entanto, todos operam sobre as mesmas variáveis muitas vezes, o que permite que alguns conselhos sirvam para todos os advogados.

Passo a passo para uma boa gestão financeira em escritórios de advocacia

Organizando e instituindo algumas boas práticas para o seu escritório, o advogado consegue obter um bom panorama financeiro da sua banca que o auxiliará no processo de tomada de decisões. A falta de organização e de monitoramento de despesas e receitas é um dos principais problemas dos escritórios, no que se refere à gestão financeira. Embora pareça algo simples, devido à própria dinâmica da advocacia, essas atividades podem se tornar bastante complexas. Por isso, separamos um passo a passo que pode te ajudar a organizar o chamado “fluxo de caixa”, facilitando assim o diagnóstico do financeiro do seu escritório.

1. Separar o dinheiro do escritório das despesas particulares

É muito comum que advogados, especialmente de pequenos escritórios, acabem misturando o caixa da empresa com o caixa pessoal. Muitos dos escritórios de pequeno porte ainda atuam em uma estrutura de empresa familiar, o que significa que o processo de misturar os caixas acaba sendo quase que natural, devido à própria estrutura dessas sociedades.

Misturar o caixa do escritório com o caixa pessoal, no entanto, pode levar à dividas e à perda do controle financeiro do escritório. Diga-se de passagem, quando se trata de empresas de pequeno porte, esse é um dos problemas mais comuns e que mais traz consequências desastrosas para os pequenos negócios.

Por mais que, na prática, a figura do advogado e do escritório se confundam no dia a dia dos pequenos escritórios, é preciso estruturar o financeiro separando as contas e deixando o caixa do escritório para o escritório e as despesas pessoais como resultado da remuneração individual do sócio.

Estabelecer um pró-labore para o(s) sócio(s) e manter as contas da sociedade de advogados e dos sócios separadamente é um bom passo que pode auxiliar nesse tipo de organização.

2. Identificar as despesas e as receitas do seu negócio

Você sabe quanto seu escritório gasta por mês com o aluguel? E com a remuneração dos advogados? Gastos com papel, café e outras despesas, você conhece? Sim, muitos advogados não tem a menor ideia de quais são seus custos fixos e variáveis. E justamente por isso, perdem o controle financeiro do seu negócio e acabam ficando com problemas.

Todos os lançamentos do escritório devem ser especificados, até mesmo recebimentos e pagamentos que não tenham ocorrido. Para chegar a um resultado simplificado de quanto o seu escritório representa hoje em termos financeiros, é necessário subtrair todas de todas as suas receitas os custos fixos e variáveis, despesas e impostos.

Essa conta simples, porém, bastante esclarecedora, pode fornecer ao advogado um parâmetro de como vai o seu negócio e se é possível ele conseguir ter lucro ou prejuízo através dele. Além dessa simples conta de subtração, o advogado também deve levar em consideração os lançamentos futuros de pagamentos de honorários. Isso fará com que ele tenha uma previsão futura sobre o seu negócio e possa tomar decisões mais certas diante disso.

Dê olho no futuro…

Quando o advogado sabe, por exemplo, que os lançamentos futuros não são suficientes para cobrir as despesas, é hora de partir para o mercado prospectar, ou dependendo da situação, avaliar um empréstimo. O financeiro norteia muito da ação de qualquer empreendedor e no universo jurídico, isso não é diferente.

A maneira de controlar e fazer o lançamento das receitas e despesas também pode fazer bastante diferença. Isso porque, quando o controle é feito de forma manual, as chances dos erros acontecerem são bastante altas. Hoje os escritórios de advocacia contam com softwares jurídicos específicos que auxiliam o advogado a tornar os lançamentos mais práticos e rápidos, além de minimizarem as chances de erro.

Os softwares para advogados têm como vantagem a integração de informações relacionadas à clientes e à equipe, facilitando que a gestão financeira seja feita de forma integrada, sem que isso seja um transtorno ou uma complicação, para o advogado ou para o seu time.

3. Conhecer o seu fluxo de caixa

Conhecer o Fluxo de Caixa do seu escritório de advocacia nada mais é do que anotar todas as previsões de entrada e saída de dinheiro, além do saldo durante um determinado período, que poderá ser diário, semanal ou mensal. O ideal é sempre atualizar o fluxo de caixa semanalmente, pois isso permite que o advogado tenha uma previsão das finanças para um futuro próximo.

Quando perceber que os valores de entrada são negativos, por exemplo, é hora de tomar algumas providências para evitar atrasar as contas ou precisar adquirir um novo crédito.

Em momentos como estes, o advogado pode entrar em contato com clientes que já tenham sua confiança solicitando o adiantamento de pagamentos ou pedindo a autorização para o desconto de cheques pré-datados. Também é o momento ideal de investir em prospecção para advogados, seja através de estratégias de marketing  jurídico digital, seja por meio de networking na advocacia.

Caso o escritório tenha fornecedores, vale a pena checar novos prazos para pagamento, evitando a incidência de juros, que podem prejudicar ainda mais a situação financeira.

Quando não é possível solucionar as questões do escritório na forma de acordos, talvez seja a hora de buscar recursos junto a operadoras de crédito. Em situações como essa é necessário pesquisar e calcular se o empréstimo de fato vale a pena. Na maioria das vezes, o ideal é buscar o empréstimo como o último recurso.

4. Organize a gestão de investimentos

Certamente quem abriu um escritório de advocacia, cedo ou tarde, terá que lidar com demandas que exigem a modernização, o aumento ou a reestruturação da sociedade. Investimentos em equipamentos e infraestrutura, além da contratação de novos advogados, são consequências naturais do crescimento de um escritório jurídico, porém, que demandam um bom investimento.

Em momentos como esse é natural se que os advogados se sintam inseguros, afinal, por mais que a demanda exista e o crescimento seja inevitável, nem sempre os valores de investimento são claros e indicam retorno certo para a sociedade.

Em situações como essas, muitos advogados acabam investindo recursos da própria sociedade sem muito planejamento, o que acaba comprometendo o capital de giro, que são aqueles recursos reservados para que o escritório sobreviva, mesmo que não exista a entrada próxima de receitas. Diga-se de passagem, esse é um erro bastante comum na gestão financeira de várias empresas e nos escritórios de advocacia essa realidade não é diferente.

Lembre-se que o capital de giro deve crescer junto com a sociedade, caso contrário, você pode comprometer diversos aspectos do seu escritório e do seu negócio.

Com uma gestão financeira é possível fazer previsões e analisar a viabilidade do investimento e, a partir disso, investir em um caixa só para isso, sem comprometer o capital de giro.

5. Preserve seu capital de giro

Como falamos acima, o capital de giro é fundamental para um escritório de advocacia, assim como é para qualquer empresa. Além de ajudar a manter as contas em dia, ele dá maior poder de negociação juntos aos clientes e permite que o advogado ofereça um diferencial aos clientes na hora do pagamento dos honorários.

Na medida em que crescem os negócios e a cartela de clientes da sua banca, o capital de giro também deve aumentar para que essas garantias sejam mantidas, caso contrário existe grandes chances de você acabar comprometendo seu negócio.

6. Prepare-se para as instabilidades financeiras

No cenário de uma empresa tradicional, uma boa gestão financeira prevê que a empresa conte com algumas reservas para enfrentar eventuais crises econômicas, que são fatores externos, mas que acabam afetando qualquer empresa. Nos escritórios de advocacia, no entanto, essa abordagem é diferente. Isso porque, nos cenários de crise econômica, por exemplo, algumas áreas como o contencioso, tendem a aumentar as demandas.

Assim, embora a crise econômica não seja uma questão para os escritórios, muitos serviços jurídicos são pontuais e fidelizar um cliente não é das tarefas mais simples. Todos escritório deve estar preparado para os altos e baixos, tendo um fluxo de prospecção quase que constante.

Operar com uma política totalmente focada no cliente visando a sua fidelização também são medidas que podem minimizar os impactos das instabilidades financeiras que são comuns às sociedades de advogados.

Para superar dificuldades com as instabilidades e o fluxo constante de clientes, é fundamental que haja um controle financeiro da sociedade com todos esses lançamentos especificados, para que o advogado possa agir em benefício do seu negócio.

Entenda os diferentes cenários

Através desse tipo de controle é que o advogado saiba atuar em cenários mais ou menos críticos. É com esse tipo de controle que ele sabe quando chegou o momento de negociar prazos com seus fornecedores, utilizar linhas de crédito, conversar com o gerente do banco e evitar que as dívidas cresçam.

Uma boa gestão financeira beneficia o escritório de advocacia, pois ajuda a definir prioridades e direciona as ações do seu negócio. Hoje, advogados que lidam com escritórios de pequeno, médio ou grande porte já contam com soluções que os colocam longe de planilhas complicadas e de difícil compreensão. Os softwares jurídicos são ferramentas que auxiliam na automatização do financeiro, possibilitando que o advogado ganhe uma visão geral do seu negócio e não perca tempo com cálculos, contas e planilhas.

Adotar um software jurídico é hoje um dos investimentos que mais beneficia os escritórios, pois poupa o advogado de perder tempo questões que não necessariamente impactam o core business da sociedade de advogados. Uma boa gestão financeira é fundamental para oferecer o suporte ao escritório e sim, o advogado deve contar com algumas noções básicas. Porém, no dia a dia, automatizar a gestão financeira é a solução mais prática e rápida de manter o controle financeiro em dia, sem precisar colocar energia excessiva sobre essas questões.

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Conclusão

Por meio deste material, buscamos oferecer algumas noções básicas sobre gestão financeira que impactam no dia a dia de qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia. Embora as sociedades de advogados contem com suas características próprias, a gestão financeira de um escritório conta com as mesmas premissas de qualquer empresa.

Ter algumas noções básicas e organizar a gestão financeira do seu escritório permite que o advogado tenha mais controle sobre o seu negócio e possa tomar decisões assertivas com relação a ele. Por meio de uma boa gestão financeira, o advogado pode agir de forma estratégica, visando o melhor para o seu negócio.

Por fim, o uso de ferramentas como softwares jurídicos são a melhor solução em termos de automatizar o financeiro, permitindo que o advogado se foque no que realmente importa no seu negócio, sem descuidar de uma estrutura segura que lhe garanta sustentabilidade como negócio e um bom futuro.

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