Gestão financeira para advogados – Contas pessoais x Conta do escritório

Gestão financeira é a administração das contas, dos valores de entrada e saída de um negócio. A gestão financeira de escritórios de advocacia é uma parte da gestão na advocacia e considera os gastos mensais (como contas) e honorários advocatícios.

5 dicas para fazer a gestão financeira com a ajuda do SAJ ADV.

Não é de hoje que os especialistas em economia orientam que a gestão financeira não misture as contas pessoais com as da empresa. Mas, os próprios especialistas reconhecem que esta é uma tarefa difícil. Para os profissionais da consultoria financeira Par Mais, é muito comum misturar a conta da pessoa física com a conta da pessoa jurídica. Nestes casos, é fundamental ter uma organização rigorosa dos gastos e das receitas de cada conta.

Hoje em dia, há vários aplicativos que substituem as tradicionais planilhas de gastos. E no caso dos escritórios de advocacia, um software jurídico, como o SAJ ADV, organiza as atividades e ajuda na gestão da equipe. Como uma das funcionalidades é o módulo financeiro, é comum os advogados usarem essa ferramenta para organizar também suas contas pessoais.

Portanto, mostramos como fazer a gestão financeira com um software jurídico.

1. Organizar a estrutura do seu escritório e contas pessoais

O SAJ ADV oferece o recurso “Unidade organizacional”, que possibilita configurar a estrutura do seu escritório, filiais e contas pessoais dentro do sistema. É importante ter isso bem definido para que cada despesa/receita fique relacionada corretamente e para que você selecione opções diferentes sempre que for inserir as informações no software.

unidade organizacional

O nome do seu escritório é cadastrado logo nas primeiras vezes que você acessa a ferramenta. Então, neste momento de fazer a gestão financeira, é a hora de criar uma unidade organizacional para suas finanças pessoais, como uma empresa nova dentro do sistema. Você pode chamá-la de unidade organizacional “Contas Pessoais”, por exemplo.

unidade organizacional
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

No caso de escritórios com diversos sócios, você pode cadastrar uma unidade organizacional para cada sócio.



2. Configurar a estrutura das receitas e dos gastos em um plano de contas

O plano de contas possibilita a classificação das receitas do escritório em diversas contas, como Honorários mensais, Honorários contratuais, Honorários de sucumbência, etc. Ele também classifica os gastos do escritório, como as Despesas com pessoal e as Despesas administrativas, por exemplo.

É importante cadastrar um novo plano de contas porque este é um campo obrigatório quando você registra uma nova receita ou despesa. Ele faz referência ao tipo de gasto ou de lucro que você está tendo. Algumas categorias já estão pré-programadas no SAJ ADV – Software Jurídico, como os honorários contratuais, mas muitas outras precisam ser cadastradas de acordo com a sua rotina no escritório. Como você está pensando em usar o módulo financeiro para fazer a gestão financeira das sua conta pessoal, é preciso criar uma categoria específica para isso no plano de contas.

SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

No caso do plano de contas, você precisa cadastrar a nova categoria tanto para as despesas quanto para as receitas. Ou seja, você deve fazer a operação duas vezes, escolhendo um tipo diferente em cada uma delas. Exemplo: Despesa Pessoal; Receita Pessoal.

3. Cadastrar contas de caixa e banco e melhorar sua gestão financeira

O terceiro passo para fazer a gestão financeira com o SAJ ADV é cadastrar contas diferentes para o escritório e para suas finanças pessoais. Para fazer isso, você deve ir aos “Cadastros gerais” do sistema.

SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

Se você tiver contas em bancos diferentes, tente se organizar para que as finanças do escritório e pessoais sejam administradas separadamente. Neste caso, faça estes dois cadastros no sistema.

SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

Uma dica interessante é cadastrar o saldo atual e o limite de crédito das suas contas. Com essas informações, o sistema vai somar as receitas lançadas e debitar as despesas, facilitando a gestão financeira. Se você usar cartão de crédito em sua conta pessoal, cadastre esta informação também. Dessa forma, terá um controle maior dos seus gastos.

4. Indicar que a despesa/receita é pessoal

Agora que você já configurou o SAJ ADV para fazer a gestão financeira do seu escritório e das suas contas pessoais, é hora, então, de cadastrar suas despesas e receitas.

SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

Ao criar uma despesa ou receita pessoal, indique suas informações pessoais tanto na “Unidade organizacional” quanto no “Plano de contas”. No caso de uma receita, preencha no campo “Pessoa (Cliente)” quem pagou o valor que está entrando na sua conta. Já para a despesa, o “Favorecido (Cliente)” será quem vai receber o seu pagamento. Se você estiver registrando o pagamento de uma conta de luz, insira o nome da companhia de distribuição de energia.

Você tem uma visão geral das suas receitas e despesas ao consultar “Controle de contas a pagar e receber”. São vários filtros que ajudam a analisar o andamento das finanças, como no exemplo abaixo.

contas a pagar e a receber
SAJ ADV é um software jurídico que ajuda os advogados a fazerem a gestão financeira tanto de suas contas pessoais quanto das contas do escritório de advocacia

5. Crie lembretes para não esquecer dos compromissos financeiros

Você pode usar o calendário do SAJ ADV a seu favor na hora de fazer a gestão financeira. Depois de cadastrar as contas no módulo financeiro, crie lembretes para não esquecer das datas de vencimento. Também é possível criar uma categoria específica para seus compromissos pessoais no calendário. Dessa forma, você organiza melhor as suas demandas do dia a dia.

calendário em software jurídico

Você cria o lembrete ao clicar em cima do dia desejado e adiciona uma categoria uma vez só. Nas próximas vezes, ela já vai estar na memória do sistema. Não se preocupe com a privacidade das suas contas. Isto porque o módulo financeiro tem acesso restrito às pessoas definidas pelos gestores do escritório. As permissões são definidas assim que todos os usuários do sistema são cadastrados. Você pode relembrar como funcionam as permissões de usuários no canal do SAJ ADV no YouTube.

A gestão financeira é essencial na gestão de escritório de advocacia. E fazê-la fica mais fácil quando se tem a ajuda de um software jurídico responsivo, que passa confiança e organiza as informações, seja elas pessoais ou do seu escritório de advocacia. Num momento em que tanto se fala que a saúde financeira é decisiva para o sucesso das empresas, é fundamental encontrar ferramentas para organizar as contas. Como o advogado de hoje também precisa ser um bom administrador, a gestão financeira é um dos assuntos que deve estar em pauta.

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