Tudo sobre gestão jurídica e seu impacto em escritórios de advocacia

Gestão jurídica é a orquestração de ferramentas, pessoas e processos com o fim de produzir uma performance jurídica elevada.

Como usar a gestão jurídica como fator de diferenciação no competitivo mercado da advocacia

A preocupação com a produtividade já não é novidade dentro das organizações. A grande maioria delas já se deu conta de que, sem equipes produtivas, os resultados simplesmente não existem! Para alcançá-la, a palavra de ordem é gestão. Mas como isso se aplica ao universo da advocacia? O que seria uma gestão jurídica?

Quando falamos de gestão jurídica e de produtividade no ambiente dos escritórios de advocacia, no entanto, nem sempre as regras que se aplicam às empresas cabem neste contexto. Como precisam lidar com fatores como a burocracia externa, a pessoalidade na prestação de serviços e até regras e limites impostos pela OAB, elas precisam ser pensadas a partir da realidade específica dos escritórios de advocacia.

E é então que vêm as dúvidas. Vale usar metodologias ágeis, aplicar a lógica do timesheet? Ou seria melhor trabalhar por hora? Como aprender a fazer mais em menos tempo através de uma gestão jurídica eficiente?

É o que vamos trazer neste post. Então, para quem deseja criar uma mentalidade produtiva dentro do próprio escritório e obter mais resultados, separamos algumas dicas valiosas em gestão jurídica que podem fazer a diferença. Quer acelerar a produtividade dentro do escritório e melhorar a gestão jurídica? Então, não deixe de conferir!

Gestão jurídica e produtividade: sempre dá para melhorar, mas vá com calma

Hoje os temas “gestão e produtividade” estão entre os mais debatidos no ambiente corporativo. Justamente por isso, o que não faltam são ferramentas e receitas prontas sobre como se atingir a alta performance, trabalhando mais em menos tempo.

Porém, para quem deseja realmente usar a gestão jurídica para ser produtivo, aí vai a dica de ouro: faça um benchmarking consistente das opções, escolha poucas ferramentas e vá testando com o time até chegar aos melhores resultados. Procure dominar bem uma ferramenta, em vez de contar com cinco delas para fazer diferentes funções mais rápido. Técnicas e ferramentas de produtividade são simples e é justamente essa característica que as tornam mais ágeis.



Atualmente é muito fácil observar no mercado de profissionais perdidos com dez aplicativos, três sistemas e mais um monte de ferramentas tecnológicas voltadas a produtividade. Muitas vezes, esses profissionais mais perdem tempo incluindo dados nas ferramentas e organizando suas funcionalidades do que propriamente trabalhando. Por isso, é preciso ter uma dose de discernimento na hora de escolher as ferramentas certas.

Produtividade e gestão jurídica: fatores para se analisar

Agora que você já sabe que em termos de produtividade mais vale ter uma única boa ferramenta, do que ter várias, vamos passar a analisar alguns aspectos que podem fazer toda a diferença na hora de promover um mindset de produtividade e alta performance na gestão jurídica.

1. Centralize seus processos

No universo jurídico, os advogados já podem contar hoje com modernos softwares que foram desenhados especialmente para a gestão jurídica integrada. Com a maioria desses softwares não existe a necessidade de baixar ainda mais ferramentas para fazer com que seu escritório funcione.

Sim, nós sabemos! A tentação é grande, especialmente quando se trata de baixar aplicativos para smartphones e demais gadgets. Porém, acredite! Além dos softwares já contarem com funcionalidades mobile, isto é, interface responsiva, eles são bem mais específicos e atendem as reais necessidades de gestão jurídica dos escritórios.

Alguns softwares jurídicos são tão funcionais e intuitivos, que não são necessários treinamentos para que os usuários possam dominar as funcionalidades da ferramenta. Isso significa que em pouquíssimo tempo você e sua equipe podem conhecer bem todas as aplicações do software, sem a necessidade de treinamentos. Isso faz com que a ferramenta seja incorporada muito mais facilmente no dia a dia e os benefícios sejam observados rapidamente.

Para quem deseja ter um escritório produtivo e desenvolver uma boa gestão jurídica, vale mais contar com poucas e boas ferramentas do que ter ferramentas específicas para necessidades diferentes.

2. Organize as atividades em cadeia

Todo advogado, de certa forma, precisa ser um pouco multitarefa. Afinal, além de todo o trabalho intelectual que a profissão demanda, os advogados estão cada vez mais presos a questões administrativas, financeiras e até ligadas à gestão de pessoas no escritório. É um fato que a advocacia se modernizou. E justamente por isso, o advogado precisa se desdobrar em muitos para dar conta da gestão jurídica.

Porém, quem já leu um pouco sobre produtividade sabe que nenhum profissional que age de forma multitarefa consegue ser produtivo. Afinal, é muita energia depositada em diferentes atividades, o que resulta, cedo ou tarde, no cansaço ou na exaustão.

A palavra de ordem para quem quer ser um advogado produtivo é: organização! Como o advogado precisa realizar diferentes tarefas no seu dia a dia, além de uma boa agenda, é fundamental separar as atividades por blocos ligados por elos. Primeiramente separe aquilo que é mais importante no dia e tente resolver sempre as atividades semelhantes em um mesmo bloco.

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Para ficar mais claro, vamos supor que você precisa ir para uma audiência no fórum amanhã. Hoje mesmo já separe quais são as ações que você poderá dar uma checada e resolva todas as questões de uma vez só. Isso, além de otimizar o seu tempo, gera economia de custos para o seu escritório. Afinal, em vez de você gastar um táxi para ir e voltar da audiência e, depois outro, para fazer os andamentos, você concentra tudo em uma diligência só.

O mesmo raciocínio vale para e-mails, elaboração de peças jurídicas, atividades financeiras e administrativas, entre outras. Defina prioridades na hora da execução e separe as atividades por blocos. Certamente você vai perceber como o seu dia rende mais!

3. Gerencie de documentos

Você já parou para pensar quanto tempo os advogados do seu time perdem buscando dados e informações? Um dos grandes entraves à produtividade nos escritórios de advocacia é justamente o excesso de papéis e documentos que concentram essas informações. Como o excesso, quase sempre leva à desorganização, o que não faltam são advogados perdendo tempo para encontrarem pastas, arquivos e documentos.

A boa notícia é que os softwares jurídicos e a tecnologia do cloud computing revolucionaram a gestão de documentos na maioria dos escritórios. Hoje já é possível não apenas organizar os documentos de forma digital, como também disponibilizar o acesso simultâneo, o que significa que ninguém precisa ficar esperando uma pasta do arquivo para trabalhar em um determinado caso.

Com o armazenamento na nuvem e o gerenciamento via software jurídico, o advogado tem ferramentas poderosas para atuar com uma excelente produtividade em seu escritório e melhorar a gestão jurídica da empresa.

4. Motive os colaboradores

Ninguém acorda produtivo todos os dias. Por isso, o fator motivação acaba sendo essencial para quem quer estabelecer uma rotina de alta performance em seu escritório.

Atualmente, para chegar a este resultado, muitas empresas criam incentivos econômicos e planos de carreira para motivar seus funcionários. Porém, é preciso ir além. Mais do que criar essas ferramentas é essencial engajar seus colaboradores nelas. Em outras palavras, os colaboradores precisam entender sobre os resultados de seu trabalho e como isso contribui para o benefício do escritório como um todo.

O grande segredo do engajamento é trabalhar a utilidade e o propósito de seus colaboradores. É preciso que eles se sintam parte da empresa para que possam contribuir da melhor forma para ela. Caso contrário, a relação terá como finalidade apenas tirar proveito, sem que isso signifique reais resultados.

5. Gerencie fatores de distração

Será que libero o acesso às redes sociais para os advogados do meu escritório?. Essa é uma questão que surge na hora de estabelecer práticas relacionadas ao modelo de gestão jurídica. Hoje, para muitas empresas as redes sociais são consideradas as verdadeiras vilãs da produtividade. No entanto, essa premissa não é totalmente verdadeira.

As redes sociais possuem uma função importante no se refere à disseminação de informação e conteúdo. E acesso rápido à informação também pode aprimorar a execução do trabalho.

Mas, sim, elas devem ser usadas com consciência e cautela, especialmente no ambiente do escritório. Por isso, em vez de proibir, mostre aos seus advogados o lado bom e o lado ruim das redes, fazendo com que o lado negativo delas não impacte o escritório.

6. Diminua a burocracia interna e protocolos inúteis

A burocracia é um dos maiores entraves à produtividade e a gestão jurídica do escritório. Porém, quando estamos falando em burocracia não estamos nos referindo apenas à burocracia clássica, ou seja, aquela encontrada nos órgãos e repartições públicas. Estamos falando na burocracia interna. Algo muito comum de se observar nos escritórios.

A criação de práticas e procedimentos são essenciais para o trabalho de qualquer empresa. Porém, quando esses procedimentos não são úteis, ágeis e eficientes eles acabam se transformando em burocracia.

Um software jurídico é uma excelente ferramenta na hora de substituir práticas e procedimentos burocráticos por mais agilidade. Essas ferramentas já contam com soluções integradas, intuitivas e capazes de resolver inúmeras questões do seu escritório com poucos cliques. Isso significa que a adoção desse tipo de ferramenta não implica parar as atividades do escritório. É possível implementar o software por partes, engajando à cultura do escritório às suas funcionalidades.

7. Se dê o direito ao descanso

Advogados trabalham bastante. É muito comum ver profissionais até tarde nos escritórios redigindo peças e fazendo o acompanhamento de processos. Em algumas áreas como o societário, por exemplo, trabalhar aos finais de semana e até durante madrugadas também é comum. Porém, será que alimentar esse tipo de cultura dentro do escritório não é nocivo à produtividade?

O que a maioria das empresas vem chegando à conclusão é que sim. O descanso é fundamental para quem quer ter produtividade dentro de qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia. Por isso, não incentive seus funcionários a ficarem até tarde ou trabalharem aos finais de semana. E estabeleça essas regras como uma questão cultural.

Se possível, crie uma cultura do home office dando mais liberdade aos advogados da sua banca. Empresas modernas vêm adotando essa alternativa e colhendo excelentes resultados em termos de produtividade.

Hoje, com os softwares jurídicos já é possível tocar diversas funcionalidades do escritório à distância. Essas ferramentas transformaram o home office em uma possibilidade real também na advocacia.

Tenha como meta para a gestão jurídica trabalhar bem para trabalhar menos, em vez de trabalhar muito produzindo pouco.

8. Crie valor para clientes com um atendimento excelente

A advocacia mudou bastante nos últimos anos. Porém, uma coisa permanece a mesma: a relação entre o advogado e seus clientes. Em outras palavras, os clientes precisam confiar no profissional e precisam se sentir seguros com relação à atuação do advogado.

Para que o advogado ofereça a confiança e a segurança necessárias, o contato é essencial. Porém, como fazer um contato pessoal com cada cliente, especialmente com tantas demandas no escritório?

Uma solução bastante interessante é contratar um profissional especificamente para tratar do atendimento. Além disso, algumas ferramentas que promovem o contato passivo, enviando relatórios e informações ao cliente também são uma boa estratégia.

Ter um profissional no atendimento significa que o contato com o advogado é otimizado apenas aquilo que demanda extrema necessidade. Isso dá mais espaço para que o profissional se dedique com mais afinco aos resultados nos processos e também ao gerenciamento no escritório.

O bom atendimento ao cliente é fundamental a sustentabilidade de qualquer escritório, afinal, os clientes são um dos maiores ativos de qualquer empresa. Porém, todas as atividades de suporte e atendimento devem ser otimizadas para que o profissional se foque no seu core business, sem que isso seja interpretado como uma falta de atenção por quem paga os seus honorários.

Metas e medidas em gestão jurídica

Para acelerar a produtividade em um escritório de advocacia, outra medida essencial à gestão jurídica é estabelecer metas. Sem metas, fica mais difícil que os advogados se engajem e coloquem esforços para obterem resultados mais positivos.

As metas também são essenciais para que os líderes ou gestores possam criar formas de medir o avanço e o desenvolvimento do escritório rumo aos resultados pretendidos. Quem não mede, não gerencia. Portanto, além de estabelecer metas é essencial contar com medidas ou critérios que possibilitem verificar o avanço e o aumento da produtividade.

Lembre-se que esses critérios devem ser objetivos e baseados em cada meta. Portanto, se o objetivo é que os colaboradores trabalhem com mais eficiência, um bom critério a ser adotado é o tempo trabalhando em cada caso, por exemplo. Isso permite checar quanto se gasta em horas por colaborador, para que seja possível faturar um determinado montante para o escritório.

Conclusão

Não existe uma receita única de produtividade que se aplique a todas as empresas. Cada empresa trabalha dentro de uma realidade e de um mercado específico, por isso é essencial pensar na gestão jurídica como uma metodologia que alia ferramentas, pessoas e processos nos mais diferentes tipos de negócio.

Por isso, nos escritórios de advocacia, assim como nas demais empresas, é essencial manter o olhar atento ao mercado para escolher as ferramentas certas, as poucas que atendem as suas necessidades e auxiliem no desenvolvimento.

Além disso, foco em engajamento e motivação do time. Uma boa gestão jurídica só é boa se orquestrar, além de ferramentas e processos, pessoas. Por fim, é preciso medir e monitorar o retorno sobre o investimento em produtividade.

De fato, a tecnologia vem contribuindo, e muito, para os escritórios de advocacia se tornarem empresas mais produtivas. Como carrega procedimentos próprios e integrados, permite que advogado veja seu escritório de forma global.

No entanto, torna ainda mais profunda a tomada de decisão. Por isso, ser produtivo na era da informação é um desafio para qualquer negócio. Mas os benefícios da transformação compensam e geram um diferencial competitivo no mercado. Afinal, quem não gosta de trabalhar colhendo bons resultados e com destaque diante da concorrência, não é mesmo? Sem produtividade, isso é praticamente impossível!

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