Gestão jurídica: sua equipe apaga incêndios ou entrega resultados?
Gestão jurídica é uma atividade que donos de escritórios de advocacia, controllers jurídicos ou gerentes realizam a fim de potencializar os resultados das entregas do dia a dia
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 15 de junho de 2018
- Atualizado em: 23 de agosto de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Qual a importância de uma boa gestão jurídica nos resultados do escritório de advocacia?
Prazos que foram computados errados, contratos que não foram entregues e até audiências que não entraram na agenda. Esses impasses acontecem com frequência no dia a dia do seu escritório? Então, talvez seja a hora de rever as rotinas e ferramentas que auxiliam na gestão jurídica empresarial da sua banca.
Todo escritório que não conta com uma gestão jurídica empresarial focada em resultados acaba desperdiçando um recurso precioso: o tempo. Você já imaginou quantas horas de trabalho o seu time poderia aplicar melhor se existisse um bom planejamento das atividades? Isso sem mencionar que, no atual cenário do mercado jurídico, produtividade na advocacia é um fator de competitividade. Logo, investir em uma rotina eficiente e em um time de advogados de alta performance é importante para que o escritório consiga se destacar.
A falta de organização e a baixa produtividade na advocacia podem estar relacionadas a uma série de fatores. Falta de equipe, perda de tempo excessiva com atividades de suporte, falta de uma gestão de documentos adequada, problemas na comunicação, entre outros. Todas essas questões contribuem para que o seu time se desorganize e, como consequência, acabe vivendo de apagar incêndios.
Mas, como já diria o ditado “onde há fumaça, há fogo”. Portanto, o papel do gestor ou mesmo dos sócios é identificar quais são as razões do incêndio, para então buscar as melhores soluções.
Entretanto, a pergunta que quem está a frente da gestão jurídica empresarial se faz é: como?
Como alavancar os resultados do escritório de advocacia?
A rotina do seu escritório pode ser muito produtiva e eficiente. Mas para isso, é preciso contar com as ferramentas adequadas. Além de claro, definir um bom workflow para advogados.
Se o seu time anda perdendo tempo demais apagando incêndios e remediando danos com clientes, separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a mudar esse cenário. Confira!
1 – Estabeleça um bom workflow na advocacia
Após identificar os motivos que levam a sua equipe a ser consumida pelos incêndios, o primeiro passo, então, é estabelecer um workflow.
Workflow ou fluxo de trabalho é uma maneira de organizar todas as etapas de execução do trabalho, permitindo assim maior organização, eficiência e interação entre diferentes advogados. A organização de um workflow possibilita que diferentes advogados trabalhem em um mesmo contrato, ou em um mesmo processo, executando tarefas independentes ou atuando em equipe.
Com um workflow bem definido toda a equipe tem maiores chances de se organizar e produzir com mais eficiência. Isso porque esse sistema delimita as atividades e seus responsáveis, facilitando que todos os projetos se cumpram em conjunto.
Hoje advogados não atuam mais sozinhos. Cada vez mais o trabalho em equipe vem sendo valorizado, visando a melhoria da performance interna.
Com um workflow bem definido e uma gestão jurídica empresarial focada no seu funcionamento, as chances do aparecimento de incêndios diminuem sensivelmente e sua equipe passa a ser efetivamente produtiva.
[Quer saber mais sobre como o workflow otimiza a rotina do seu escritório? Clique e confira]
Hoje, os melhores softwares jurídicos possibilitam que os escritórios organizem suas tarefas de forma mais simples, além de possibilitarem a automatização de inúmeras atividades de suporte. Com essa ferramenta o advogado ganha mais agilidade e a gestão jurídica empresarial ganha em eficiência.
2 – Melhore a comunicação
Um dos grandes desafios de um escritório de advocacia é fazer com que o time todo de advogados trabalhe em sintonia. Para isso é preciso melhorar a comunicação interna. A maior parte dos advogados tem dificuldades em desenvolver trabalhos em equipe. Seja pelo excesso de responsabilidade perante o cliente, seja pela grande autonomia das atividades, muitos profissionais têm receio em delegar tarefas. Porém, não raras vezes, quando um profissional se vê sobrecarregado, ele acaba passando atividades aos demais colegas no último segundo, fazendo com que toda a equipe se desgaste para cumpri-la.
Com algumas funcionalidades dos melhores softwares jurídicos todo o time de advogados pode interagir em um sistema que se assemelha bastante às redes sociais. Além da comunicação mais efetiva, a execução de tarefas fica muito mais simples.
3 – Não perca tempo com documentos ou tarefas de suporte em sua gestão jurídica
Muitos advogados perdem tempo tentando localizar documentos ou mesmo realizando atividades de suporte. Boa parte dos serviços jurídicos dependem dessas tarefas. No entanto, quando elas demoram muito tempo, isso compromete a eficiência e, não raras vezes, prejudica a entrega. Automatizar muitas das atividades de suporte, como recorte de publicações e intimações, por exemplo, faz com que a execução aconteça mais rapidamente. Da mesma forma, uma boa gestão de documentos evita a desorganização e a perda de tempo na hora de localizar informações e dados importantes.
Nesse quesito, a tecnologia também é uma aliada dos escritórios de advocacia. Com um software jurídico é possível automatizar uma série de atividades de suporte, principalmente do contencioso. Com essa ferramenta também é possível armazenar documentos de forma organizada, facilitando assim a sua localização.
Se você não quer comprometer os resultados do seu time de advogados, é essencial que você avalie o modus operandi da sua banca e busque soluções para evitar que os incêndios surjam. Uma gestão jurídica empresarial focada em resultados se faz com planejamento, estratégia e boas ferramentas.
4 – Faça planejamentos estratégicos e financeiros
Organizar as metas do escritório de advocacia. Analisar as entradas e saídas e estabelecer metas financeiras de ganhos e economias. E traçar as ações para alcançar esses objetivos também é essencial quando falamos de gestão jurídica. Apenas quem sabe onde quer chegar consegue crescer.
É importante colocar tudo na ponta do lápis antes de estabelecer os objetivos, e traçar caminhos que levarão todos a alcançar as metas. Assim sendo, coloque todos os gastos atuais e futuros, o número de funcionários, as responsabilidades de cada um, enfim, todas as informações que julgar necessário.
Vale lembrar que é indispensável que ou todo o time saiba quais são as metas. Se o escritório for pequeno, vale tentar fazer o planejamento com todos os colaboradores. Se for uma grande banca, faça com todos os gestores e encarregue-os de transmitir as metas aos times.
5 – Invista em marketing jurídico
Para crescer o escritório é essencial contar com um meio de divulgar o trabalho. Investir então em ações de marketing é uma ação indispensável para qualquer escritório. Lembre-se, no entanto, que suas ações de marketing devem respeitar o código de ética da OAB.
Aconselhamos a dar uma olhada no provimento 205/2021 que foi recentemente aprovado, e então, verificar quais ações de marketing são permitidas na área.
Também aconselhamos a contratação de profissionais voltados para áreas “fora do Direito”, mas que tem muito conhecimento de marketing ou comunicação para alavancar o perfil do seu escritório nas redes sociais. Lembre-se que a sua função é a gestão jurídica ou a advocacia, e um profissional de fora da área poderá trazer muita inovação e deixar as ações do escritório mais descontraídas.
6 – Tenha indicadores de resultados
Além das metas gerais do escritório de advocacia, estabeleça ainda metas individuais. Dessa forma, você consegue acompanhar as entregas dos colaboradores sem problemas. Além disso, mantenha indicadores que permitam acompanhar a produtividade desses e como andam os resultados de cada um.
Com isso, você além de identificar funcionários ruins, você identifica aqueles que podem estar com algum problema. Mas lembre-se que não se deve apenas usar os resultados como justificativa para uma demissão, por exemplo.
Assim sendo, quando identificar um gap de algum funcionário, converse com este para que ele aponte quais as dificuldades que ele tem na realização de determinadas atividades. Com isso, você demonstra preocupação e identifica, por exemplo, qual investimento será interessante para o escritório.
Veja, imagine que um funcionário tem levado muito tempo para entregar um relatório que você tenha solicitado. Já pensou que este profissional, talvez não esteja conseguindo fazer o relatório por alguma dificuldade com o sistema que vocês utilizam? Não seria o ideal que este colaborador fizesse um treinamento da ferramenta para aprender a usá-la?
Portanto, os indicadores são muito úteis para aumentar a produtividade do escritório de advocacia.
7 – Esteja atento às tendências
Todos sabemos a importância de sempre continuar estudando. Assim, no escritório jurídico, é essencial que não só você, mas toda sua equipe estejam constantemente se capacitando cada vez mais.
Nesse sentido, é preciso estar atento às mudanças que ocorrem na profissão e no mundo. Isso porque, apenas assim será possível se manter em alta na profissão.
Veja, se até as regras de publicidade na advocacia mudaram visando a maior adequação nos costumes da sociedade moderna. Afinal, é fácil observar que a geração que está entrando no mercado de trabalho hoje é altamente conectada.
Assim, a sua gestão jurídica deve estar voltada para esse público, que agora atua, mas também é cliente no mercado da advocacia.