Você saberia dizer quanto tempo o seu time de advogados gasta em atividades desnecessárias?
Prazos que foram computados errados, contratos que não foram entregues e até audiências que não entraram na agenda. Esses impasses acontecem com frequência no dia a dia do seu escritório? Então, talvez seja a hora de rever as rotinas e ferramentas que auxiliam na gestão jurídica empresarial da sua banca.
A rotina do seu escritório pode ser muito produtiva e eficiente. Mas para isso, é preciso contar com as ferramentas adequadas. Além de claro, definir um bom workflow para advogados.
Se o seu time anda perdendo tempo demais apagando incêndios e remediando danos com clientes, separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a mudar esse cenário. Confira!
Onde há fumaça…
Todo escritório que não conta com uma gestão jurídica empresarial focada em resultados acaba desperdiçando um recurso precioso: o tempo. Você já imaginou quantas horas de trabalho do seu time poderiam ser melhor aplicadas se existisse um bom planejamento das atividades? Isso sem mencionar que, no atual cenário do mercado jurídico, produtividade na advocacia é um fator de competitividade. Logo, investir em uma rotina eficiente e em um time de advogados de alta performance é importante para que o escritório consiga se destacar.
Porém, a pergunta que quem está a frente da gestão jurídica empresarial se faz é: como?
A falta de organização e a baixa produtividade na advocacia podem estar relacionadas a uma série de fatores. Falta de equipe, perda de tempo excessiva com atividades de suporte, falta de uma gestão de documentos adequada, problemas na comunicação, entre outros. Todas essas questões contribuem para que o seu time se desorganize e, como consequência, acabe vivendo de apagar incêndios.
Porém, como já diria o ditado “onde há fumaça, há fogo”. Portanto, o papel do gestor ou mesmo dos sócios é identificar quais são as razões do incêndio, para então buscar as melhores soluções.
Estabelecendo um bom workflow
Depois de identificar os motivos que levam a sua equipe a ser consumida pelos incêndios, o primeiro passo é estabelecer um workflow.
Workflow ou fluxo de trabalho é uma maneira de organizar todas as etapas de execução do trabalho, permitindo assim maior organização, eficiência e interação entre diferentes advogados. A organização de um workflow possibilita que diferentes advogados trabalhem em um mesmo contrato, ou em um mesmo processo, executando tarefas independentes ou atuando em equipe.
Com um workflow bem definido toda a equipe tem maiores chances de se organizar e produzir com mais eficiência. Isso porque esse sistema delimita as atividades e seus responsáveis, facilitando que todos os projetos sejam cumpridos em conjunto.
Hoje advogados não atuam mais sozinhos. Cada vez mais o trabalho em equipe vem sendo valorizado, visando a melhoria da performance interna.
Com um workflow bem definido e uma gestão jurídica empresarial focada no seu funcionamento, as chances do aparecimento de incêndios diminuem sensivelmente e sua equipe passa a ser efetivamente produtiva.
[Quer saber mais sobre como o workflow otimiza a rotina do seu escritório? Clique e confira]
Hoje, os melhores softwares jurídicos possibilitam que os escritórios organizem suas tarefas de forma mais simples, além de possibilitarem a automatização de inúmeras atividades de suporte. Com essa ferramenta o advogado ganha mais agilidade e a gestão jurídica empresarial ganha em eficiência.
Melhore a comunicação
Um dos grandes desafios de um escritório de advocacia é fazer com que o time todo de advogados trabalhe em sintonia. Para isso é preciso melhorar a comunicação interna. A maior parte dos advogados tem dificuldades em desenvolver trabalhos em equipe. Seja pelo excesso de responsabilidade perante o cliente, seja pela grande autonomia das atividades, muitos profissionais têm receio em delegar tarefas. Porém, não raras vezes, quando um profissional se vê sobrecarregado, ele acaba passando atividades aos demais colegas no último segundo, fazendo com que toda a equipe se desgaste para cumpri-la.
Com algumas funcionalidades dos melhores softwares jurídicos todo o time de advogados pode interagir em um sistema que se assemelha bastante às redes sociais. Além da comunicação mais efetiva, a execução de tarefas fica muito mais simples.
Não perca tempo com documentos ou tarefas de suporte em sua gestão jurídica
Muitos advogados perdem tempo tentando localizar documentos ou mesmo realizando atividades de suporte. Boa parte dos serviços jurídicos dependem dessas tarefas. No entanto, quando elas demoram muito tempo, isso compromete a eficiência e, não raras vezes, prejudica a entrega. Automatizar muitas das atividades de suporte, como recorte de publicações e intimações, por exemplo, faz com que a execução seja mais rápida. Da mesma forma, uma boa gestão de documentos evita a desorganização e a perda de tempo na hora de localizar informações e dados importantes.
Nesse quesito, a tecnologia também é uma aliada dos escritórios de advocacia. Com um software jurídico é possível automatizar uma série de atividades de suporte, principalmente do contencioso. Com essa ferramenta também é possível armazenar documentos de forma organizada, facilitando assim a sua localização.
Se você não quer comprometer os resultados do seu time de advogados, é essencial que você avalie o modus operandi da sua banca e busque soluções para evitar que os incêndios surjam. Uma gestão jurídica empresarial focada em resultados se faz com planejamento, estratégia e boas ferramentas.
