Como usar o Google Agenda em escritórios de advocacia

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Como usar o Google Agenda como agenda jurídica na gestão do escritório de advocacia

A Google agenda é a ferramenta de calendário do Google. E permite, desse modo, o cadastro de eventos e tarefas em um plataforma na nuvem. Desse modo, é acessível de todas as localidades, a depender do acesso à internet para sincronização de dados. Ademais, pode ser utilizada em dektops, tablets e smartphones, de modo que permite maior flexibilidade do usuário. Por fim, consegue integrar também diversas agendas. Contudo, pergunta-se: como essa ferramenta pode ser utilizada como uma agenda jurídica e, assim, otimizar a produção jurídica e a gestão de um escritório de advocacia?

Cuidar do tempo na advocacia nem sempre é uma tarefa fácil. É preciso conciliar compromissos de natureza diversa, entre aqueles voltados à gestão do escritório de advocacia e aqueles relacionados à prática jurídica, além da incidência dos prazos processuais. Agora, imagine-se a situação: um advogado tem uma audiência marcada para dia 03 de maio na cidade de Florianópolis. No entanto, alguns dias depois, outra audiência é marcada na mesma data, mas em São Paulo. Sem uma organização adequada pode ser difícil conciliar tudo isso, levando a perda de compromissos e, inclusive, de prazos. Há, contudo, algumas ferramentas que podem auxiliar nessa organização. É o caso, por exemplo, da Google Agenda.

A Google Agenda apresenta, então, algumas funcionalidades que podem ser bastante úteis para a organização dos advogados. São, portanto, algumas delas:

1. criação de tarefas;
2. alternância de contas;
3. integração entre agendas;
4. definição de metas;
5. lembretes e notificações;
6. compartilhamento de conteúdos e documentos

1. Criação de tarefas

A primeira funcionalidade é, com certeza, a mais típica de qualquer agenda. No entanto, ainda é importante ressaltar a necessidade de uma agenda jurídica na atividade da advocacia. E isto não apenas porque é uma profissão que lida com prazos processuais, ainda que este seja um fator de relevância.

Uma agenda, na verdade, seja ela de papel, online, como o Google Agenda, ou integrada a um software jurídico, é essencial na gestão de qualquer negócio. Isto porque facilita a organização e garante que o profissional não se perca entre compromissos pessoais e profissionais. Além disso, funciona como um ótimo lembrete, sobretudo para aqueles itens que não podem ser adiados. Mesmo as melhores mentes podem falhar. Então, é preciso garantir para evitar danos graves à atividade.

O Google Agenda, desse modo, permite o cadastro de tarefas e eventos, separados, inclusive, por cores. De fácil visualização, permite que o usuário vislumbre, ainda, o que há cadastrado para o dia, a semana, o mês ou ano, tendo um panorama geral de sua lista de compromissos.

2. Alternância de contas no Google Agenda

Claro, parece algo tão simples, que talvez não seja muito ressaltada. No entanto, essa funcionalidade traz muitos benefícios aos profissionais, pois permite a separação entre vida pessoal e a vida profissional.

Desse modo, o advogado pode criar uma conta específica para o escritório. E nela cadastrar, por exemplo, todos os compromissos e tarefas referentes à gestão do escritório e à prática da advocacia. E em outra conta, adicionar compromissos de cunho pessoal. Assim, não correrá o risco de se perder entre os diferentes aspectos da vida. Ocorre que variar entre contas distintas pode ser trabalhoso. Por essa razão, a Google Agenda possibilita que se alterne a conta com apenas um clique no topo da página.

E isto não implica em uma desvinculação entre as duas áreas da vida de um profissional. Pelo contrário. Como se verá a seguir, é possível integrar diferentes de agendas, de modo a conciliar horários.

3. Integração de agendas diferentes do Google Agenda

A Google Agenda, então, permite a integração de agendas pertencentes a diferentes contas, como acontece, por exemplo, em softwares jurídicos. Desse modo, pode-se conciliar os compromissos e tarefas não apenas entre as contas pessoais e profissionais, mas entre as contas dos integrantes da equipe do escritório de advocacia.

Assim, é possível ver, por exemplo, quando um integrante possui um prazo vencendo. Ou, por exemplo, se possui uma audiência ou compromisso em determinada data. Contudo, diferentemente de um software jurídico, a atribuição de tarefas com prazos que vão automaticamente para o calendário acaba restrita.

A agenda para advogados do Google ainda não utiliza inteligência artificial, o que já ocorre em alguns softwares como o SAJ ADV. E isto acaba por limitar a interação dos usuário. E os profissionais acabam dependentes da inserção dos eventos pelos demais.

4. Definição de metas

Na Google Agenda, ainda, é possível programar metas pessoais. Tratam-se de questões mais individuais, mas que podem ser importantes para a produtividade na advocacia. Por exemplo, fazer exercícios laborais cotidianamente. Pode parecer pouco, mas são elementos que, num todo, considerando que a felicidade individual impacta na produção, pode significar bastante.

No entanto, a programação de metas pode ser utilizada também para outros fins. É o caso, por exemplo, de grandes projetos que necessitam de pequenas ações periodicamente. Desse modo, pode-se colocar como metas a serem alcançadas diariamente até que se alcance o planejado. E programá-las, dessa forma, conforme o planejamento jurídico do escritório. Pode-se por exemplo, colocar uma meta como lembrete para acompanhamento processual.

Por fim, caso alguém adicione um evento conflitante, de acordo com o Google, a agenda será capaz de reprogramar as sessões da meta de forma automática.

5. Lembretes e notificações

A Google Agenda, assim como software jurídicos, permite o envio de lembretes pontuais ou recorrentes. Dessa forma, o usuário será avisado de seus compromissos, inclusive com um tempo anterior programado. E esses lembretes serão exibidos até que o usuário o marque como concluído. Assim, será mais fácil lembrar de compromissos marcados há muito tempo o que estejam bastante próximos.

O recurso também permite a atribuição de cores distintas para os compromissos. Isto facilita, por exemplo, a identificação de tipo diversos de tarefas, como audiência, prazos recursais entre outros. No entanto, é uma funcionalidade limitada se em comparação com o calendário de um software jurídico. Isto porque ele capta automaticamente algumas espécies de prazos .

6. Compartilhamento de conteúdos e documentos

Outro fator que diferencia o Google Agenda de agendas de papel, por exemplo, é a possibilidade de compartilhar documentos e conteúdos. O armazenamento em nuvem, de fato, ganha cada vez mais importância na sociedade contemporânea, tanto por questões de segurança quanto por questões de praticidade. O Google Agenda, dessa forma, permite o envio de documentos armazenados no Drive, em sites ou mesmo do próprio Google Agenda com diversas pessoas. E ao adicionar uma pessoa a uma grupo, ela terá acesso automático ao conteúdo que já foi compartilhado com o grupo. Do mesmo modo, se ela for removida, perderá também o acesso.

Além de autorizar o acesso remoto, portanto, o que permite que os usuários vejam seus compromissos mesmo fora do escritório, permite que interajam com suas equipes ao enviar documentos e outros conteúdos de acordo com o evento. Contudo, diferentemente de um software jurídico, a interação de acompanhamento processual resta prejudicada. Isto porque todos os dados do Google Agenda dependem do cadastro dos usuários. Ou seja, não há como coletar automaticamente os dados dos processos de modo a integrar com o calendário, o que gera um trabalho maior para o advogado.

Enfim, existem diversas funcionalidades do Google Agenda que podem auxiliar, sobretudo, na gestão de tempo para advogados. O maior contra é a ausência de integração com o andamento dos processos e a adaptação direta para a advocacia, algo para o que os softwares jurídicos já estão preparados. Contudo, uma agenda na nuvem é imprescindível para a advocacia 4.0 e bastante útil para a gestão na advocacia.

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