Conheça as 5 fases da implementação de um software jurídico

A competitividade do segmento jurídico levou os advogados a terem um ritmo muito acelerado. Apesar de os prazos estarem sempre apertados, a tecnologia chegou para facilitar a rotina dos profissionais. O uso de softwares jurídicos como o SAJ ADV permite a integração de toda a gestão de processos do escritório, apenas com acesso à internet. Mas como funciona a implementação do software jurídico?

Para começar, o SAJ ADV não é instalado em seus dispositivos. Ele funciona, basicamente, como a plataforma em que você assiste filmes. Virou assinante, portanto, já está pronto para usar. Então, quando falamos em implementação, estamos nos referindo à transição dos processos e demais atividades para o software jurídico.

Até porque, mesmo que o sistema seja intuitivo, aprender a usá-lo sozinho leva certo tempo. Dependendo da demanda do escritório, pode levar de três a seis meses para que os funcionários aprendam a usar um módulo completo do SAJ ADV.

Com a implementação do software jurídico, é possível iniciar a gestão de seus processos ou de suas tarefas em uma semana. O SAJ ADV conta com um setor de Implementation Success, com funcionários especializados no sistema e capacitados para ajudar os novos usuários a entenderem o software.

Esta fase de implementação do software jurídico vai fazer com que os usuários do sistema aprendam suas funcionalidades com clareza, economizem tempo e aumentem sua produtividade, focando em suas metas, o mais rápido possível.

Então, vamos ao que interessa: como é a implementação de um software jurídico.



As 5 fases da implementação do software jurídico

1. Módulo de Gestão

O módulo de Gestão permite o cadastro de todos os clientes do escritórios. Ademais, é neste lugar do sistema que você vai registrar as outras partes envolvidas nos processos e até fornecedores. Toda pessoa que tiver qualquer tipo de relação com o escritório deve ser cadastrada neste módulo, portanto.

Isso é importante para que você possa relacionar os dados corretamente quando criar atendimentos ou relatórios, por exemplo. Então, sempre que você precisar encontrar os registros de atendimento de uma pessoa cadastrada no sistema, basta digitar o nome dela no campo de busca dentro do módulo de Gestão.

Os processos que estão vinculados a esta pessoa também vão aparecer e o advogado poderá informar o cliente sobre os andamentos com muito mais agilidade.

Além disso, o SAJ ADV tem uma funcionalidade que permite fazer a migração de dados por meio de um modelo de planilha. Então, com ela, você pode inserir as informações das pessoas cadastradas na banca no documento e fazer o upload no sistema durante a fase de implementação do software jurídico. Assim, o SAJ ADV vai fazer a migração dos dados automaticamente para o sistema.

Por fim, no módulo de Gestão, você ainda cadastra atendimentos. É uma área do sistema onde você pode anotar todas as informações de uma reunião com um cliente ou com alguma parte envolvida no processo. Dessa forma, os dados são vinculados àquela pessoa com a qual você conversou e ficam armazenados no sistema. É uma maneira segura e organizada de fazer a gestão dos atendimentos no escritório.

2. Módulo de Atividades

O módulo de Atividades proporciona a criação de tarefas para os usuários do sistema. Elas são relacionadas a um processo ou a um atendimento, como fazer uma petição ou anexar documentos, por exemplo. Além disso, é possível criar tarefas para outros usuários. Assim, eles serão notificados pelo sistema sempre que houver uma nova tarefa ou algo pendente.

As tarefas ficam visíveis no Painel de Tarefas, dentro do módulo. Lá, é possível visualizar as tarefas de cada usuário, as tarefas criadas (mesmo as destinadas a outras pessoas) e as tarefas que devem ser executadas na semana. As tarefas do dia ficam disponíveis no Painel de Controle, o calendário que aparece logo na tela principal do SAJ ADV.

Além disso, é no calendário que você pode cadastrar seus compromissos. O software é, portanto, sua agenda digital. Inclusive, você pode criar o seu compromisso e inserir um outro usuário do escritório. Isso pode ajudar nos casos de reuniões ou audiência, por exemplo. Esta forma de visualização favorece a produtividade dos usuários, já que facilita o controle dos prazos. Se você usa agenda pessoal em outras plataformas, é possível integrar o calendário do SAJ ADV logo no início da implementação do software jurídico.

3. Módulo de Processos

Este é o módulo onde você vai cadastrar os processos do seu escritório. Assim como no módulo de Gestão, você pode usar uma planilha modelo para migrar os dados de processos.

Além disso, é possível cadastrar os processos com a Central de Captura Processual. A partir do número do processo, o sistema atualiza as movimentações automaticamente, desde que o trâmite processual esteja ocorrendo em um Tribunal integrado ao SAJ ADV. Quando você estiver cadastrando o processo, deve escolher a periodicidade que o sistema fará as atualizações: diária, semanal ou mensal.

Mas tem ainda outra forma de inserir os processos no sistema: por meio da Captura de Intimações. Com o número da OAB, o advogado passa a receber pelo SAJ ADV todas as suas intimações. Assim, os processos que ainda não estiverem no sistema podem ser cadastrados a partir delas. Aliás, o cadastro de processos é um dos primeiros passos da implementação do software jurídico.

4. Módulo Financeiro

No módulo Financeiro, você pode fazer toda a gestão das finanças do escritório. Isso inclui as despesas fixas para manter a banca (aluguel, pagamento de salários, etc.) mas também os honorários previstos. Além de registrar todas as despesas e as receitas, você tem opções de relatórios. Eles são importantes para que você tenha uma visão ampliada na saúde financeira do escritório.

Manter o módulo financeiro atualizado permite aos gestores um melhor planejamento das metas da banca. É possível, ademais, traçar planos anuais que vão ajudar na produtividade de todos na equipe.

5. Módulo de Documentos e Configurações do Sistema

O SAJ ADV permite que os usuários deixem disponíveis no sistema seus modelos de documentos. Isso porque sabe da importância doa modelos para a banca, que passa a ter referências dentro da própria equipe. Esta prática também favorece que o escritório padronize suas petições, por exemplo.

Aliás, vinculada a essa funcionalidade está o propositor de documentos, que leva à automatização do preenchimento de peças.

Nesta etapa da implementação do software jurídico, o usuário também conhece as Configurações do Sistema. Normalmente, são os gestores e os usuários-chave que têm acesso a mais funcionalidades de configuração. São estes usuários que vão criar os acessos às outras pessoas do escritório e definir as permissões que elas terão para acessar o sistema. Também é nas Configurações do Sistema que você pode criar Campos Personalizados e novos tipos de tarefas para a equipe.

Fase de implementação do software jurídico garante mais produtividade ao escritório

Por fim, quando os usuários passam pelas fases de implementação do software jurídico, conseguem definir suas metas de produtividade de forma mais clara. É possível escolher quais módulos do sistema são prioridade num primeiro momento. Com a ajuda do Implementation Success, a equipe do escritório vai fazer a transição muito mais rápido e muito mais tranquilamente. Dessa forma, ainda será possível ver os resultados positivos a longo prazo.

Falando em resultados, dê uma olhada no Retorno sobre o Investimento no SAJ ADV. Certamente, você vai se animar ainda mais.

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