Como minimizar o risco de inadimplência em honorários advocatícios

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Mais do que conquistar clientes, todo advogado tem o desafio de cobrar corretamente pelos seus serviços. Além de precificá-los de forma justa e competitiva, o profissional precisa minimizar o risco da inadimplência em honorários advocatícios.

A inadimplência é uma questão para inúmeras empresas, não somente para os escritórios de advocacia. Porém, como a maioria dos escritórios atua em um sistema de pagamentos recorrentes, além de uma boa gestão financeira, é fundamental buscar práticas efetivas que diminuam ao máximo o atraso ou mesmo a falta de pagamentos de honorários advocatícios.

Para combater a inadimplência de forma eficiente, além de usar boas práticas já consolidadas no mercado, o advogado deve contar com algumas estratégias utilizadas também pelas empresas de cobrança. Neste sentido, conhecer e saber como utilizar uma régua de cobrança é o primeiro passo para evitar que a inadimplência se transforme em sérios problemas financeiros.

Para quem não conhece a régua de cobrança, trata-se de um sistema de lembretes que avisa o cliente sobre o vencimento da sua fatura. Este tipo de ação aplicada por muitas empresas, mas ainda pouco explorada no universo dos escritórios de advocacia, vem se mostrando uma forma bastante eficaz de diminuir a inadimplência e todos os efeitos negativos que ela gera ao faturamento.

Neste post pretendemos mostrar aos advogados quais são as práticas mais utilizadas para combater a inadimplência, bem como, de que maneira é possível estabelecer uma regra de cobrança para o seu escritório. Esperamos que com esses novos conhecimentos e dicas o advogado seja capaz de ter mais prosperidade com seu escritório, evitando desgastes, frustrações, dívidas e problemas financeiros.

1. Boas práticas para evitar a inadimplência

Para manter uma boa saúde financeira do seu escritório de advocacia, o advogado precisa saber precificar seus honorários advocatícios, bem como, precisa conhecer formar efetivas de cobrá-los. Para isso, algumas medidas são essenciais e devem ser estabelecidas desde o primeiro contato com o cliente. Algumas das boas práticas que podem evitar, ou ao menos, minimizar o risco da inadimplência são:

1.1. Formalize um contrato de honorários advocatícios

Embora todo advogado saiba da importância de um contrato dentro de qualquer relação de prestação de serviços, muitos acabam agindo de forma negligente, desistindo de firmar um contrato de honorários junto ao cliente. Essa medida, no entanto, pode trazer enormes prejuízos ao próprio advogado, especialmente no que se refere a cobrança dos honorários advocatícios.

Um contrato de honorários serve para esclarecer muitas questões que costumam ser mal-entendidas pelos clientes, como a cobrança de custas ou mesmo diligências. Além de evitar problemas e mal-entendidos, os contratos deixam claras as datas de pagamento, fazendo com que a inadimplência se caracterize de forma simples e objetiva. Serviço feito, serviço pago. Essa deve ser a premissa de qualquer profissional e um contrato não deixa margem para discussões acerca disso. Logo, é um documento que jamais deve ser evitado.

1.2. Ofereça alternativas para o cliente efetuar o pagamento dos honorários advocatícios

É verdade que a tecnologia trouxe uma série de facilidades quando o assunto é pagamento. Além de realizar transferências pelos sistemas de bankline, hoje os clientes podem efetuar pagamentos pela própria internet, na velocidade de alguns cliques. Sistemas como o pag seguro, Moip, Paypal e outros permitem que o cliente realize o pagamento com um simples toque na tela do celular de forma rápida e muito eficiente.

Porém, embora a tecnologia venha revolucionando esse sistema, nem sempre o cliente tem a senha do bankline, ou consegue baixar o aplicativo no celular para efetuar o pagamento por esses tipos de sistema. Para evitar esses percalços, a melhor forma de evitar que o cliente não pague é dando-lhe diversas opções, a ponto dele quase se ver sem saída. Quanto mais facilidades e comodidades o escritório oferece na hora de realizar o pagamento, menores são as chances da inadimplência.

1.3. Tenha um fluxo de caixa e gerencie seu fluxo de pagamentos

Manter um bom controle do fluxo de caixa em seu escritório de advocacia é uma das principais medidas que asseguram uma boa saúde financeira. Como a maioria atua com pagamentos recorrentes, é fundamental saber quando esses pagamentos devem ocorrer e de que maneira o financeiro do escritório está equilibrado.

Além de monitorar o fluxo de caixa, o advogado também deve gerenciar o fluxo dos pagamentos. Em outras palavras, em um período de 12 meses, o advogado deve ter clareza sobre o que deve receber, para então, saber como diversificar seu fluxo de recebimentos.  Este tipo de medida auxilia na diminuição do seu ciclo de faturamento mensal, tornando o risco de dívidas e problemas financeiros menor.

1.4. Identifique a inadimplência o mais rápido possível

Assim como qualquer outro problema, identificar sua existência é a melhor maneira de evitar que ele cresça. Por isso, mensalmente seu escritório deve ter uma lista com todos os clientes que estão inadimplentes, bem como, os números reais da inadimplência.

Todos nós temos a tendência de ignorar nossos problemas e com a inadimplência não é diferente. Por isso, verifique quem são os clientes inadimplentes, quanto tempo estão inadimplentes e qual o tamanho do déficit decorrente da falta de pagamento. Tenha isso documentado para pensar e refletir ações visando minimizar o prejuízo.

1.5. Mantenha um bom canal de comunicação

Muitos clientes deixam de pagar pois não estão satisfeitos com os serviços jurídicos, ou ainda, tiveram alguma expectativa frustrada. Para evitar problemas, desentendimentos e, consequentemente, a inadimplência, uma boa dica é manter um canal de comunicação aberto com o seu cliente. De tempos em tempos, procure realizar pesquisas de satisfação e peça feedbacks para entender se o seu cliente anda satisfeito e gosta dos serviços que são prestados por você.

1.6. Contrate um profissional ou mesmo uma empresa para fazer suas cobranças

Imagine que por alguma razão você deixou de pagar por um serviço. Agora imagine que o próprio profissional é quem vem te cobrar pelo pagamento não realizado. Esse tipo de situação pode ser bastante desgastante e constrangedor para ambas as partes, não é mesmo? Por isso, evite ao máximo se envolver com o processo de cobrança, especialmente na condição de prestador se serviços.

Se possível, contrate um profissional para realizar as cobranças, ou mesmo uma empresa especializada. Isso evita uma série de desgastes entre você e o seu cliente, que podem resultar em um rompimento de contrato definitivo. Assim, considere contar com um terceiro para efetuar as cobranças de seu escritório.

1.7. Tenha uma régua de cobrança

E, por fim, uma das medidas que pode ser adotada pelo seu escritório é a régua de cobranças. Essa metodologia, amplamente utilizada pelas empresas de cobrança, nada mais é do que um sistema de lembretes que estimula o devedor a entrar em ação e pagar a quantia devida. Essa medida, na verdade, é uma espécie de metodologia que vem gerando muitos resultados positivos, especialmente no caso de pagamentos recorrentes. Escritórios de advocacia podem contar com a sua própria régua de cobrança, minimizando assim a inadimplência e todos as suas consequências negativas.

inadimplência em honorários advocatícios

2. Implementando uma régua de cobrança em seu escritório

A régua de cobrança nada mais é do que uma metodologia que ajuda qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia a organizarem toda processo de cobrança visando o efetivo pagamento. Trata-se, portanto, de uma estratégia, que possibilita ao advogado usar as maneiras certas na hora certa de cobrar, garantindo assim maior eficiência e queda da inadimplência.

Essa metodologia consiste na elaboração de um sistema de lembretes que avisa o cliente sobre o vencimento de suas faturas. Esse tipo de ação vem se mostrando bastante eficaz, ajudando diversas empresas a minimizarem as consequências negativas que a inadimplência acaba trazendo para o faturamento e para o dia a dia de todo negócio.

Para se criar uma régua de cobrança efetiva é preciso estar atento à determinados detalhes que vão desde o prazo dos lembretes até a forma de abordagem. Dependendo do tipo de cobrança realizado pelo escritório, é necessário adotar ações específicas incentivando assim o pagamento. Portanto, dependendo do sistema e do tipo de pagamento, o tempo para o envio de lembretes e a forma pode variar.

Em regra, a primeira medida a ser realizada pelo escritório é o envio de mensagens antes da data do vencimento para lembrar o cliente. Muitos clientes se esquecem de efetuar o pagamento dos honorários advocatícios, especialmente em razão de uma rotina atribulada e corrida. Com pequenos lembretes antes do vencimento você auxilia a não esquecer e encoraja assim o pagamento.

Caso exista a inadimplência, o escritório deverá enviar então uma mensagem informando a falha no pagamento. Esta mensagem também deve pedir providências do cliente no sentido de sanar a dívida.

Como fazer um email de cobrança efetivo

O email de deve sempre contar com um título chamativo. Além disso, a nova data de vencimento e o valor da cobrança com boleto atualizado deve estar em destaque.

Sempre que possível, mantenha uma área do cliente que possibilite a consulta sobre os serviços não pagos. Isso evitará discussões e dúvidas questionando o pagamento dos honorários advocatícios.

Além do e-mail, a cobrança via SMS é outra medida que vem sendo utilizada e que, assim como o e-mail, também pode trazer resultados positivos.

Antes de implementar uma régua de cobrança, definindo quais serão as ações e prazos, o advogado deve avaliar o perfil do cliente e identificar os casos de reincidência. Esse tipo de ação é essencial para que o advogado possa se decidir se quer manter um cliente aplicando regras mais estritas na cobrança, ou se simplesmente retira aquele cliente de sua cartela abrindo espaço para uma nova prospecção.

Outro benefício da régua de cobrança é a otimização do tempo da cobrança. Em geral, com pequenos lembretes, o advogado é capaz de obter mais resultados, tornando o financeiro do seu escritório muito mais produtivo.

Embora a régua de cobrança seja uma metodologia única, o advogado pode utilizá-la adaptando à realidade de seu escritório. Assim, o número de ações e os prazos podem ser customizados de acordo com a percepção e a sensibilidade do profissional na hora de cobrar seus clientes.

3. Ação: a única maneira de garantir o recebimento dos honorários advocatícios

A inadimplência não é um problema exclusivo dos escritórios de advocacia. Toda empresa hoje lida, em maior ou menor grau, com essa questão. Minimizar os riscos e as consequências da falta de pagamento não é uma tarefa simples e requer estratégia por parte do advogado.

Saber exatamente quem são os clientes inadimplentes e qual o tamanho da dívida é o primeiro passo para montar um plano de ação. Além de refletir sobre as medidas que podem ser tomadas contra os devedores, é também preciso pensar medidas que evitem tanto o atraso quanto a própria falta de pagamento dos honorários advocatícios.

Neste material buscamos mostrar algumas medidas que podem ser adotadas pelo escritório, bem como, como implementar uma régua de cobrança, uma estratégia eficiente e muito usada por empresas de cobrança.

Esperamos que com esse post o advogado tenha mais ferramentas para tomar decisões assertivas, criando um verdadeiro plano de guerra contra a inadimplência. Embora não exista uma receita que seja capaz de converter devedores em bons pagadores, é preciso testar e mudar até que os impactos negativos dessa prática deixem de afetar seu negócio.

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