Como superar o desafio da inadimplência na advocacia
A inadimplência na advocacia é um problema que assola diversos escritórios. Uma boa gestão, contratos que prevejam esta possibilidade e o auxílio de um software jurídico podem contribuir para redução desse problema
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 13 de abril de 2016
- Atualizado em: 29 de julho de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Como evitar a inadimplência na advocacia?
Não importa o tamanho do escritório de advocacia, os serviços oferecidos ou a área de atuação jurídica, uma coisa é certa: caso a inadimplência na advocacia se torne uma constante, estamos diante de um grave problema financeiro.
Olhando para o cenário atual do país, com os mais de 14% da população economicamente ativa (PEA) desempregada (maior número desde 2012), a tendência ao aumento da inadimplência é grande.
Diante dessa estatística surge a preocupação dos escritórios de advocacia com a inadimplência dos clientes: como prever cláusulas no contrato de prestação de serviços que amparem o profissional em caso de atraso no pagamento dos honorários? Como cobrar os clientes de forma ética?
Se pela ótica financeira já acendemos um sinal de alerta, ao se pensar na relação advogado-cliente baseada na confiança, a inadimplência pode comprometer não só a saúde financeira do escritório, como também os vínculos profissionais.
Para evitar isso, é essencial contar com as ferramentas, técnicas e metodologias adequadas. Assim sendo, neste artigo, vamos te contar mais sobre elas.
Como uma boa gestão financeira ajuda a evitar a inadimplência na advocacia?
Em primeiro lugar, é preciso sempre pensar se a gestão financeira está sendo feita corretamente no escritório. Acompanhar e conhecer as receitas e despesas permite ao advogado antever determinadas situações, como os impactos ocasionados por determinado percentual de inadimplência de clientes.
Quando a gestão financeira ocorre da maneira correta, então, consegue-se visualizar se o cliente tem o hábito de atrasar pagamentos ou se é uma ocasião isolada. Assim, é mais viável estabelecer um plano estratégico de cobrança para casos particulares. Em muitos casos, um cliente alertado num primeiro atraso, acaba por quitar sua dívida com maior rapidez.
Nesse sentido, então, elaboramos algumas dicas para evitar a inadimplência na advocacia.
Dicas para evitar a inadimplência na advocacia
Como você viu acima, a melhor maneira de evitar a inadimplência na advocacia é ter uma controle sobre os seus clientes. Com os dados corretos, é possível analisar a situação particularmente e, dessa forma, oferecer a melhor solução para a quitação da dívida e até mesmo a antecipação de possíveis problemas.
Confira algumas maneiras de fazer isso:
1- Analise o perfil financeiro do cliente
Ao receber um novo caso em seu escritório de advocacia é recomendável realizar uma breve análise da capacidade de pagamento do cliente. Esses dados podem ser obtidos durante a entrevista ou até mesmo com colegas que já atenderam demandas do cliente.
2 – Faça contratos de prestação de serviços
Um contrato de prestação de serviços traz informações de prazo, valores de honorários, obrigações do cliente e do advogado contratado, condições de pagamento e quais medidas serão tomadas em caso de inadimplência na advocacia. Esse documento deve ser redigido de forma clara e trazer um orçamento bem detalhado, especificando, por exemplo, valores cobrados por processo, protocolização do tempestiva de petição, participação em audiências, entre outros. Para isso, você pode utilizar, por exemplo, algumas técnicas do Legal Design.
3 – Faça um cadastro de clientes
É importante manter o registro dos clientes em alguma planilha ou plataforma, com atualização de dados constantes. Esse controle não deve conter apenas informações de endereço, e-mail e telefone, mas também registrar os dados de cobrança. O cliente pagou sempre atrasado ou é a primeira vez que aconteceu a inadimplência? Ter um histórico desses pagamentos faz com que o escritório de advocacia tenha sustentação para negociar a dívida com o cliente.
Um software com controle financeiro pode auxiliar o advogado a ter esse registro. O SAJ ADV, por exemplo, permite além do cadastro de pessoas físicas e jurídicas, o controle das contas a pagar e a receber, inadimplência de clientes e emite relatório com os nomes que pagam sempre em dia. Além disso, emite boletos para pagamento diretamente no sistema, facilitando todo o processo do seu fluxo de caixa.
4 – Envie as faturas com antecedência
O envio de faturas e demostração de serviços realizados devem ocorrer com tempo suficiente para que o cliente se organize e faça o pagamento, mas também em um período em que este não se esquece e acabe ocorrendo uma inadimplência na advocacia. Além disso, é importante que o escritório de advocacia emita nota fiscal eletrônica, pois além de passar mais confiabilidade pelos serviços prestados, também permite que os clientes utilizem esse documento para seus relatórios de despesas e declarações de imposto de renda.
5 – Acompanhe as faturas em atraso diariamente
Um acompanhamento diário das faturas em atraso facilita o contato com os clientes para saber o motivo da inadimplência na advocacia e propor uma possível negociação de novo vencimento. Essa atividade também pode ser mais fácil com a ajuda de um software jurídico.
6 – Ofereça opções de pagamento
Ofereça facilidades nos pagamentos, mas tome cuidado ao parcelar os honorários. O parcelamento além de conter custos operacionais, aumentam a chance de inadimplência na advocacia. O advogado pode propor outras formas de pagamentos, como cheque e depósito em conta, por exemplo. Outro ponto para se pensar na renegociação dos honorários é quando o processos do cliente tem grandes chances de êxito.
7 – E se a renegociação não funcionar?
O propósito do escritório é manter o cliente, principalmente se ele tiver um bom histórico de pagamento e estiver passando por problemas financeiros temporais. Nesse caso, uma boa prática é reduzir a quantidade de serviços prestados durante o período de inadimplência, especialmente nos casos em que o contrato cobre pagamentos de custas judiciais, deslocamento para audiência, e contratação de prepostos. Essa suspensão parcial deve ser documentada para evitar problemas futuros.
Como um software jurídico contribui para evitar a inadimplência na advocacia?
Um software jurídico também é extremamente eficaz para detectar os casos de inadimplência com maior celeridade, antes que se tornem um problema ainda maior. Isso porque, um sistema como esse permite gerenciar as mais diversas informações.
Dessa forma, é possível centralizar a organização em uma única ferramenta, desde o cadastro do cliente até a emissão de relatórios de ativos, inativos e até os que estão inadimplentes naquele momento.
Mas, na prática, como funciona o controle de inadimplência do software jurídico? Antes de mais nada, os dados obtidos pelo software jurídico, a partir do registro de atendimentos anteriores, permitirão que o advogado reforce a sua avaliação das informações financeiras da pessoa ou empresa.
A partir de determinados relatórios, é possível ter um panorama completo não só da gestão financeira, mas também de cada cliente.
Como a gestão financeira com o SAJ ADV ajuda a evitar a inadimplência na advocacia?
No software jurídico SAJ ADV, destacam-se três modelos para a situação citada anteriormente: Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE), em que constam informações sobre despesas, como as administrativas e processuais, até o recebimento dos honorários; o relatório de Contas a pagar e a receber por pessoa que fornece informações específicas do cliente, como qual a forma de pagamento acertada, tipos de contas e centro de custo; e Contas a pagar e receber por dia, onde se obtêm as contas que estão com o vencimento agendado para a data pesquisada.
Com estes relatórios, o advogado consegue controlar desde a previsão financeira, a partir do DRE, até o tratamento de contas por pessoa. Para isso, aconselha-se criar uma rotina periódica de acompanhamento de relatórios com os sócios do escritório. Com isso, ganha-se em transparência e um controle mais rígido do fluxo de caixa, permitindo ações instantâneas e personalizadas por cliente.
Outro ponto positivo em relação aos relatórios é, justamente, a geração de dados. Com o registro de inadimplência a longo prazo fornecido pelo software jurídico, ganha-se um material rico para avaliação de fatores em comum, em que consegue-se distinguir quais são os meses, por exemplo, de maior inadimplência e que precisam de um olhar atento na cobrança dos honorários. A partir disso, pode-se também pensar em formatos diferenciados de pagamento para tais meses. Outra possibilidade é a análise do perfil dos clientes, na qual é possível encontrar um padrão entre os inadimplentes. Dessa forma, semelhante aos períodos sazonais, pode-se criar estratégias diferenciadas de pagamento e cobrança para clientes que possuem tais características.
A comunicação como aliada da gestão financeira
O acompanhamento do cliente nas movimentações realizadas pelo escritório de advocacia durante a ação judicial é essencial para a compreensão da amplitude do trabalho que está sendo realizado. Somando isso a um contrato que contemple os serviços prestados, teremos uma relação de confiança e que, mais dificilmente, será abalada pela inadimplência.
Nesse caso, a transparência é a palavra-chave, pois o cliente possui o conhecimento do que será feito e acompanha de forma dinâmica a realização dos serviços, na prática. Da mesma forma, é fundamental aplicar o mesmo cuidado na cobrança e no envio das faturas, respeitando prazos para ambos os lados. Esse tipo de comunicação pode ser facilmente alcançada com o software jurídico.
Dentro do software jurídico, a área do cliente é uma excelente ferramenta para garantir a satisfação e, por sua vez, consolidar a confiança na relação advogado-cliente. Por exemplo, no SAJ ADV, o escritório de advocacia pode fornecer um acesso específico para que o cliente acesse determinadas áreas do software jurídico. Assim, ele pode consultar as atividades e andamentos processuais em tempo real. Uma ação que não só tende a reduzir os casos de inadimplência na advocacia como também gera fidelização
É importante ressaltar ainda que o escritório de advocacia deve agir de forma ética e transparente durante todo o período de inadimplência do cliente. O diálogo deve ocorrer de forma cordial, pois um cliente que passa por problemas financeiros, pode voltar a contratar os serviços do escritório no futuro. Além disso, esse auxílio e flexibilização no pagamento da dívida fortalece a relação e confiança entre os advogados e seus clientes.
E você, tem alguma outra dica para superar o desafio da inadimplência na advocacia? Deixe seu comentário e entre para a discussão.
Para saber mais sobre como atender o seu cliente da melhor maneira possível:
Guia prático de atendimento ao cliente na advocacia: excelência e objetividade