Da planilha à inteligência artificial para advogados: 20.000 ensinamentos

Tempo de leitura: 32 minutos

(Last Updated On: 3 de dezembro de 2018)

O que mais de 20 mil advogados nos ensinaram em 5 anos? Entenda o por quê da necessária mudança de paradigma na gestão de escritório de advocacia.

Por trás de cada uma das funcionalidades que você manuseia hoje no SAJ ADV – Software Jurídico, há a participação de muitos de seus colegas advogados. Em cada mudança, a cada atualização feita no sistema, há o acompanhamento e a avaliação de um grande grupo de juristas que vive o Direito todos os dias na prática, assim como você.

Esse material é para mostrar isso. Ao longo dos cinco anos de existência do SAJ ADV, mais de 20 mil advogados compartilharam sua experiência para melhorar o uso do software. Essa relação de cooperação e proximidade com o mercado já vem desde a época em que o sistema para advogados ainda não passava de uma ideia no papel. Todo esse período anterior ao lançamento e que envolveu pesquisas, concepção e desenvolvimento, já tinha a presença de advogado.

E assim segue até hoje.

Afinal, todas as atualizações e novas funcionalidades só ocorrem por uma razão de ser. São inspiradas nas sugestões e nos feedbacks dados por você, nosso cliente, que opera o sistema na sua rotina. Mas tudo o que fazemos aqui dentro passa por um período de criteriosa avaliação. E os testes são, claro, feitos por outros advogados.

Assim é o SAJ ADV. Na nossa concepção, um software jurídico para advogados precisa ser criado e testado a todo momento por aqueles que são os verdadeiros beneficiados pelas funcionalidades oferecidas.



O fato é que, ao longo dessa história de 5 anos de experiências, lançamentos e testes, também aprendemos muito com o mundo jurídico. Esse post é o resultado disso. Queremos mostrar a você, advogado, tudo o que vocês nos ensinaram. De uma experiência aqui, outro conhecimento lá, conseguimos reunir um apanhado de informações e dicas que podem ser úteis a tantos outros profissionais. Afinal, a experiência de um e o conhecimento de outro nunca é igual a todos, não é mesmo?

Então, convidamos você a conhecer todo esse vasto mundo de conhecimento que centralizamos aqui. Que começa desde as incertezas de um profissional recém-formado, até a percepção de que a gestão do escritório não se faz sozinha e exige, mesmo de um advogado, um conhecimento que nem sempre se aprende na faculdade. E, principalmente, encerra com os rumos que a advocacia pode tomar no futuro.

Aliás, você já se deu conta do caminho para onde ela está indo?

… sobre dicas para jovens advogados

Entre a faculdade de Direito e o início da vida profissional há uma espécie de período de transição para quem pretende seguir a advocacia. A pessoa não é mais estudante, mas ainda não pode começar a trabalhar. É preciso, primeiro, prestar o Exame da OAB. A mera aprovação na prova, no entanto, também não dá essa permissão. É preciso esperar pela liberação do diploma por parte da faculdade e, depois, o agendamento da cerimônia de entrega das carteiras, que é feito pela OAB.

Trata-se, portanto, de uma fase de limbo profissional. Um meio termo que não lhe permite fazer muita coisa. Para quem acabou de terminar a faculdade e está afoito para começar a realizar seus planos, essa pode ser uma fase interminável. Mas se está acontecendo com você, por que, simplesmente, não aproveita esse momento para planejar exatamente a sua carreira?

E é aí que mora a série de conselhos que temos para dar a você começar a construir seu próprio planejamento de carreira. Se você está a um passo de entrar, de fato, no mercado, planeje sua vida antes disso. Aproveite esse momento de espera e pergunte-se: o que você quer fazer ou se tornar?

1. Planeje

Planejar significa pensar antecipadamente no que irá acontecer e tomar as decisões com tempo, considerando o maior número de informações possível. Jovens advogados tendem a ser mais impulsivos, com vontade de mostrar logo a que vieram. Mas de nada vai adiantar tudo isso sem um bom planejamento que o ajude a caminhar na direção para onde se quer chegar.

A coisa mais importante a se pensar em um primeiro momento é a forma como você quer trabalhar. Pretende advogar em carreira solo? Ou é melhor se associar a um escritório de advocacia? O que é necessário para montar um escritório? E como fazer para os clientes chegarem até mim?

Depois dessa decisão, todas as outras ficarão mais fáceis de serem tomadas. Mas não se engane. Desde a agenda diária (para não perder compromissos e prazos), até as estratégias que serão usadas em um determinado caso, tudo deve ser pensado anteriormente seguindo a velha máxima: a pressa é inimiga da perfeição. Com um bom planejamento é possível prever o que pode dar errado e, neste caso, pensar em quais alternativas estarão disponíveis. Tão importante quanto planejar, é acompanhar a execução do que foi planejado e medir os resultados obtidos.

Para isso é importante sempre estudar doutrinas jurídicas e jurisprudências, se manter atualizado para identificar padrões em casos de terceiros para buscar referências para suas teses.

2. Especialize-se

Não é porque terminou a faculdade que você não é mais estudante. Se você escolheu o Direito como profissão, saiba que você dificilmente irá parar de estudar um dia. Por isso, é importante que você considere uma especialização logo na sequência da graduação. Afinal, quando o estudo for contínuo, maior será a capacidade técnica. Não basta apenas estudar intensamente um assunto. É preciso estudá-lo em profundidade.

A especialização é de extrema importância para a carreira na advocacia, especialmente para quem recém está entrando no mercado. Ela ajuda o profissional a ir segmentando a sua carreira e, em consequência, ser reconhecido pela sua área de atuação.

Além disso, uma especialização o coloca em contato com professores especializados que poderão indicar referências de conteúdo e, porque não, oportunidades profissionais e de negócio. Você também terá colegas de classe com interesses parecidos com os seus, o que torna o ambiente um espaço propício para networking e construção de parcerias de negócio.

Também é importante que você observe os grandes temas em discussão e como o Direito trabalha com esses assuntos. Além disso, veja os movimentos dos grandes escritórios de advocacia: quais áreas e causas eles estão atendendo? Existem novas unidades de negócio? Essas informações podem ajudá-lo a buscar demandas diferentes e abrir novas frentes.

3. Busque ter uma boa comunicação (verbal e escrita)

A comunicação, como todos sabem, é um processo que envolve, basicamente, um emissor disposto a se fazer entender e um receptor disposto a compreender o que o outro lhe quer transmitir.

Dessa regra básica é possível fazer uma conclusão simples: o jurisdiquês só é compreendido por aqueles que fizeram a faculdade de Direito. Em outras palavras, o cliente, seu maior interessado e aquele que lhe paga o salário, não precisa dessas palavras difíceis para lhe contratar. Só o que ele quer é compreender o que está acontecendo e saber o que deve ser feito. Caso contrário, ele pode perder a confiança em você.

Portanto, seja o mais breve e direto possível. Evite o uso de termos e jargões técnicos que servem apenas para confundir o cliente.

4. Saiba determinar preço

Esse é um dos principais erros cometidos por jovens advogados: não pensar no escritório de advocacia como uma empresa. Em geral, o jovem advogado está tão afoito em advogar que esquece de olhar para ele como uma organização que precisa ser administrada. No entanto, além de focar apenas na questão jurídica da rotina, o profissional deve pensar também como pessoa jurídica, de forma a gerenciar um escritório, contratar um contador, criar um fluxo de caixa e cuidar da carteira de clientes, por exemplo.

Um reflexo desse comportamento passa pela cobrança dos honorários. Em geral, o advogado iniciante tende a medir o valor do serviço apenas em horas de trabalho, sem incluir também os gastos com os custos do processo, como é o caso dos deslocamentos, das cópias e dos materiais de escritório, por exemplo. E a tabela de honorários da OAB não mostra isso.

Além disso, é importante que ele faça a gestão desse valor recebido, levando em conta os vários anos de tramitação que um processo costuma levar. É por esse motivo que o profissional não pode gastar todo o recurso do processo de uma vez.

5. Faça um bom marketing pessoal

Uma carreira bem-sucedida na advocacia não se constrói sozinha. O dia a dia do profissional prevê interações com clientes, testemunhas, juízes, promotores e outros colegas. E para se destacar em meio a todos eles e garantir o seu lugar ao sol é importante caprichar no próprio marketing pessoal. Afinal, o mercado está saturado e você precisa pensar em construir um nome com credibilidade e um bom reconhecimento.

O marketing pessoal é sempre importante durante a carreira, mas ainda mais no começo, quando o profissional ainda é desconhecido do mercado. E isso passa também pelo networking. Portanto, seja visto. Participe de eventos, busque se envolver com a OAB local e integre as comissões que estejam ligadas à sua área de interesse.

… sobre os primeiros passos na gestão de escritório de advocacia

Se, de um lado, a faculdade de Direito prepara o futuro advogado para lidar com as questões jurídicas; de outro, ele sai carente de conhecimento de empreendedorismo e de noções administração. Parece besteira? Não é.

Um escritório de advocacia se alimenta de rotinas administrativas. É uma empresa. Para ele crescer, portanto, é preciso que, nos bastidores, exista uma boa gestão, uma boa estratégia de negócios e as finanças em dia, só para citar alguns exemplos. É muito comum, por exemplo, ver advogados associados com exímio talento na área jurídica, mas que fracassam por falta de tato gerencial.

Portanto, caso você opte por uma trajetória empreendedora, existem algumas boas práticas que devem ser seguidas para evitar problemas financeiros, gerenciais e até pessoais.

Vamos conhecer algumas.

1. Se for associado, preste atenção no perfil do sócio complementar

Em geral, os escritórios de advocacia brasileiros contam com dois perfis de sócios. Um deles é o gestor, responsável por questões gerenciais, pelo caixa do escritório e pelo fluxo de demandas (ou pela falta de fluxo) do escritório. O outro é o fazedor, ligado mais às atividades operacionais e preocupado com o sucesso dos processos e ações.

Não pense nesses dois perfis como uma regra geral, mas lembre-se: você precisa ter esses dois perfis dentro do seu escritório. A essência das preocupações de ambos é imprescindível para o desenvolvimento do negócio.

2. Planeje desde o dia zero

Para evitar engordar o ranking de cases de fracasso, o advogado precisa ter um desafio em mente: preocupar-se com o fluxo de caixa do seu escritório desde o dia zero de empresa. Não se engane com os poucos gastos que terá no início – geralmente, eles são pequenos mesmo, ligados apenas à infraestrutura física e procedimentos legais. O fato é que você não pode deixar para se preocupar com ele apenas quando o valor for mais significativo.

É importante prever um certo orçamento para cobrir esses custos desde o início do escritório e projetar quando você receberá os primeiros pagamentos de serviços. Para negócios iniciantes, existe a possibilidade de buscar crédito com instituições financeiras. Em 2014, a OAB fez uma parceria com a Caixa Econômica para oferecer, entre outros serviços, uma linha de crédito para capital de giro. Porém, como em qualquer situação dentro ou fora do âmbito profissional, recomenda-se parcimônia ao tomar crédito.

3. Não misture as contas pessoais com os gastos da empresa

Contas da empresa e contas pessoais são coisas diferentes. É importante que você entenda isso desde o início, para evitar confusão de patrimônio. Portanto, colocá-las no mesmo patamar pode gerar problemas profissionais e pessoais.

4. Aprenda a organizar o tempo

Gestão do tempo de trabalho: além do bom e velho controle de horas, praxe dentro da área jurídica, é importante administrar bem o seu tempo para evitar trabalho além da conta, sem espaço para lazer e descanso.

5. Encontre uma forma de acompanhar os prazos com segurança

Gestão dos prazos e procedimentos: o sistema jurídico brasileiro tem prazos e procedimentos muito bem estruturados. Certifique-se de que seu escritório seguirá todos esses padrões. Algumas tecnologias jurídicas – como o próprio SAJ ADV – podem ajudar você nessa tarefa.

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… sobre a migração de planilhas para um software jurídico

Nem sempre é fácil apontar os vilões da produtividade em um ambiente corporativo. No caso da advocacia, os escritórios pequenos costumam sofrer com esse problema, em especial porque os advogados também se veem obrigados a assumir funções administrativas e comerciais junto com a jurídica.

É preciso muita disciplina para organizar agendas, funções e procedimentos e, ainda, arrumar tempo para exercer a advocacia.

Mas há um fator em específico que compromete boa parte do dia e que poderia ser perfeitamente evitado: a gestão manual do escritório, feita por meio de planilha. As planilhas são ferramentas utilizadas há bastante tempo pelos escritórios de advocacia para administrar o estabelecimento e, até então, parecem ter funcionado bem. Primeiro eram feitas à mão, mas depois, com o advento da informática, passaram a ser eletrônicas. Porém, nunca deixaram, no fundo, de ser manuais.

É por esse motivo que boa parte dos escritórios do país já vêm apostando em novas rotinas operacionais para evitar o retrabalhado e reduzir falhas. No lugar das planilhas surgiram, então, softwares jurídicos. Assim, a gestão mais manual do escritório deu lugar a um sistema eletrônico que faz integração do setor financeiro, administrativo e de produção de processos.

A diferença na rotina é perceptível desde o primeiro dia. E há muitos profissionais para comprovar tal informação. Porém, muitas outros ainda estão resistentes a tal mudança.

Se você ainda usa as planilhas, mostramos um comparativo ponto a ponto entre as duas ferramentas. Ao final, você deve ser capaz de decidir qual delas é a ideal para o seu escritório.

1. Para inserir informações

Tanto nas planilhas quanto no software jurídico, é necessário inserir as informações relativas às atividades do seu escritório.

A diferença, no entanto, reside no fato de que o software já está preparado para receber tais informações, fazendo com que você e sua equipe tenham apenas o trabalho de inseri-las. Por outro lado, as planilhas são como uma folha em branco: você precisa definir quais são as informações necessárias para a administração do escritório e como elas vão estar organizadas.

Ou seja: no uso das planilhas é preciso criar seus próprios modelos de registro, um trabalho adicional que geralmente só se aprimora com o tempo. Enquanto isso, o software jurídico traz modelos otimizados para garantir a melhor organização das informações e o advogado somente precisa fazer os registros.

2. Para garantir a segurança das informações

Uma das particularidades de administrar um escritório de advocacia é o fato de lidar com informações sensíveis dos clientes. Justamente por isso, é importante contar com uma ferramenta que proteja ao máximo esse tipo de dados.

Nas planilhas, o nível de segurança oferecido é limitado. Isso porque não é necessário muito conhecimento de informática para que pessoas má intencionadas possam vir a acessá-las.

Por outro lado, o software jurídico oferece uma proteção bem mais sofisticada. Cada usuário, por exemplo, terá a sua própria senha e seu próprio login para acesso e, mesmo assim, com um certo limite ao tipo de informações registradas. Isso significa que cada pessoa que tem acesso ao sistema só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador.

3. Para centralizar as informações em um só lugar

Se o seu escritório faz uso das planilhas, então você sabe que é necessário várias delas, cada qual voltada a determinado assunto, para dar conta de todas as áreas que a administração do estabelecimento exige: o controle financeiro, o controle de atendimento aos clientes, o controle dos processos judiciais, e assim por diante. Além disso, a planilha também oferece certos limites. Não é possível, por exemplo, criar uma agenda de tarefas e compromissos.

Já o software centraliza o controle de todos esses assuntos em um mesmo lugar. E o ERP jurídico certo pode trazer funcionalidades extremamente variadas, que vão muito além do mero registro de informações. Alguns exemplos: uma agenda integrada para que você nunca perca datas importantes, ou, então, modelos de peças processuais e documentações.

Essa centralização de informações que o software jurídico oferece em um único local garante maior praticidade e organização na gestão do seu escritório. Outro benefício importante é que também facilita a comunicação com os clientes, já que você não corre o risco de deixar passar informações importantes que estão espalhadas em diferentes lugares.

4. Para gerar relatórios

Os dois tipos de ferramenta oferecem a possibilidade de gerar relatórios a partir de determinada informação registrada. No caso da planilha, porém, é necessário ter um conhecimento prévio de como o programa faz para criar funções ou formatar gráficos, por exemplo. Se você não sabe por onde começar, essa função pode ser um pouco trabalhosa e tomar o seu tempo.

Por outro lado, o software jurídico não exige nenhum conhecimento específico deste tipo. Graças a sua interface intuitiva e amigável ao usuário, qualquer um pode gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques do mouse.

… sobre tornar o SAJ ADV o melhor software jurídico do país

Quando um escritório não conta com um software jurídico de gestão, o advogado precisa de muito mais tempo para se preparar para uma reunião com o cliente, por exemplo. Quer ver? Imagine que você precisa apresentar uma demonstração dos resultados obtidos no mês para uma empresa cliente. Provavelmente, terá que agendar uma reunião com os colaboradores do escritório para identificar a situação de cada processo, trocar e-mails e reunir documentos e atividades desenvolvidas pela equipe em determinado tempo para poder gerar o relatório final.

Um software jurídico, no entanto, reduz – em muito – essa jornada. E isso por um motivo muito simples: todas essas informações ficam concentradas em um único lugar, acessível por meio de alguns poucos cliques. Como ele faz isso? Porque reúne e organiza todas as tarefas administrativas do escritório e permite a integração dos dados das diferentes áreas: a gestão financeira, os atendimentos, os processos e intimações, entre outros.

Com isso, fica muito mais fácil – e rápido – otimizar as atividades realizadas em determinado período, localizar documentos e fazer a captura automática de andamentos.

É para isso que serve um software jurídico: para organizar as rotinas de trabalho e tornar o dia a dia do advogado e de seu escritório mais fácil e rentável. E é assim que funciona o SAJ ADV.

Para te mostrar que ele pode se ajustar exatamente às suas necessidades atuais, apresentamos 10 vantagens que o destaca em relação aos outros.

software jurídico processo SAJ ADV

1. Opera na nuvem

O SAJ ADV está na nuvem. Você sabe a dimensão disso? De onde você estiver poderá acessar os seus processos, gerenciar as tarefas e os compromissos e controlar as receitas e as despesas. E não apenas acessar. Também é possível editar e armazenar novos dados remotamente, sem a necessidade de estar conectado a um computador ou aparelho específico.

Isso propicia uma economia de tempo enorme, especialmente em relação ao cadastro de intimações, à leitura do processo e à delegação de prazo. Além disso, reduz a zero o risco de perdas e danos irreparáveis de arquivos e informações.

2. Atualiza automaticamente as movimentações do processo

Os robôs que alimentam o SAJ ADV varrem, em tempo real, todo o sistema judicial do país. É assim que eles capturam toda e qualquer atualização feita na movimentação de todos os processos que estão vinculados ao número da OAB do advogado. E faz isso de forma automática.

Essa atualização em tempo real gera uma economia de tempo incrível ao profissional. Permite, por exemplo, que ele faça a leitura de intimações e distribuição de prazos de forma eletrônica e utiliza a computação em nuvem para armazenar os documentos referentes aos processos.

Assim, quando os gestores tiverem reuniões importantes com seus clientes podem organizar todas as informações necessárias para os relatórios com muito mais agilidade.

3. Notifica o advogado sempre que o processo tiver alguma movimentação

Não é só com a atualização do movimento do processo judicial que o SAJ ADV está preocupado. Ele também notifica o advogado todas as vezes que isso acontecer, seja por meio de uma nova intimação, de alguma nova decisão, ou de qualquer andamento natural do processo.

Além disso, o sistema também avisa o advogado a respeito de outras tarefas inseridas por ele e que possuam prazo determinado ou horário marcado. É o caso, por exemplo, das audiências, do protocolo de novas peças e dos atendimentos ao cliente.

Essa funcionalidade é de extrema importância para a organização do advogado. Isso porque garante a ele ser lembrado de todas as tarefas do dia e daquela semana, sem o menor risco de esquecimento ou de correria para cumprimento de prazo.

4. Permite que o advogado tenha o total controle de compromissos e tarefas

O cotidiano de um advogado não se resume a controlar o andamento de seus processos. Reuniões, atendimentos junto a clientes, audiências, treinamentos, entrevistas, controle financeiro, entre outras atividades, permeiam a agenda de todo profissional.

Quem atua na advocacia sabe que o dia a dia de um advogado é atribulado. Por isso, o SAJ ADV oferece módulos específicos que permite o controle de todos os compromissos e tarefas, desde pessoais até profissionais. Essas funcionalidades auxiliam o advogado a não perder seus compromissos e organizar seu dia de forma muito mais eficiente.

5. Facilita a comunicação com o cliente

Quem atua com a advocacia já está acostumado: o cliente sempre quer saber o que está acontecendo com o seu processo. Ele entra em contato para se informar sobre o cadastro, o andamento, as últimas movimentações e até quais serão os próximos passos. Toda essa relação, claro, interfere na produtividade do advogado. Mesmo assim, é preciso dar uma atenção. Afinal, mais do que conhecimento e técnica no Direito, o advogado precisa oferecer um bom atendimento ao cliente.

Mas o SAJ ADV também está atento a isso. A área do cliente, disponível dentro da ferramenta, permite que o cliente também tenha acesso ao software. De forma restrita, claro. A ideia é que ele possa consultar por conta própria, e em tempo real, os atendimentos e processos que possui com você.

Ao fazer isso, ele consegue acessar o histórico de tarefas e andamentos e visualizar e baixar os documentos produzidos pelo escritório. Além disso, consegue enviar documentos pendentes ao advogado por meio da própria plataforma, de forma eletrônica e sem a necessidade de se dirigir até o escritório para tal.

6. Permite a visualização do fluxo do processo

Receber uma intimação não se limita ao recebimento de um e-mail ou a um recorte do Diário de Justiça, apenas. Assim como a atividade programada para um recurso não está limitada a um mero compromisso anotado nas agendas do Outlook ou do Google.

Com um software jurídico, todas essas atividades deixam de estar isoladas, correndo o risco de se perder. Elas se reúnem ao fluxo completo vinculado àquele processo e suas informações ficam integradas em um único local.

Como o sistema é hospedado em nuvem, o acesso pode ser feito em qualquer momento e local, por meio de um computador, tablet ou smartphone. A partir disso, os relatórios já saem prontos. Basta apenas que os dados (tanto da fase consultiva quanto da judicial) tenham sido inseridos no software jurídico.

7. Gera relatórios a partir das informações cadastradas

Todas as informações que integram o processo no SAJ ADV podem ser intercaladas entre si para fins comparativos e geração de relatório.

Imagine, por exemplo, uma ação judicial trabalhista em que a empresa demandada, sua cliente, obteve a redução do valor pedido pela outra parte. Se o advogado inseriu no software a cumulação de todos os pedidos da ação, será possível mostrar ao cliente, de forma rápida e fácil, o quanto ele conseguiu economizar na totalidade, envolvendo, por exemplo, as diferenças de hora extra, adicional noturno, pagamento de multas, adicional de insalubridade e indenizações. Isso demonstra e ele a capacidade de negociação que a sua banca teve no processo, por exemplo.

8. Permite armazenar documentos

Todo advogado lida diariamente com uma grande quantidade de documentos. Quando não existe uma boa gestão de documentos no escritório, problemas como a perda de documentos e até atraso nas tarefas podem acontecer. Hoje não existe mais tempo na advocacia para que o profissional passe horas apenas para localizar um determinado documento. Assim, uma boa gestão de documentos tornou-se uma questão essencial dentro dos escritórios de advocacia.

Com o SAJ ADV, o advogado pode não apenas armazenar documentos na nuvem, como também pode classifica-los para facilitar o acesso. O sistema é customizável, o que significa que é possível que o escritório organize os documentos de clientes e de processos de acordo com as suas necessidades.

9. Delega tarefas entre a equipe e permite o acompanhamento da sua execução

Todo profissional que vive a realidade moderna da advocacia sabe que é impossível fazer tudo sozinho. Ao mesmo tempo, porém, problemas de comunicação também acarretam erros, falhas e, em casos mais graves, até a perda de um cliente. Por isso, é fundamental que o advogado esteja pronto para interagir adequadamente com seus colegas.

O SAJ ADV torna essa tarefa muito mais fácil. Isso porque, dentro do campo Central de Captura Processual, é possível delegar determinadas tarefas a outras pessoas, como é o caso, por exemplo, do comparecimento a reuniões ou audiências.

Além disso, qualquer membro da equipe que tenha acesso ao sistema pode interagir com outros colegas diretamente na ferramenta, deixando recados ou esclarecendo dúvidas, por exemplo. Como o software está localizado na nuvem, é possível responder tais recados em tempo real de onde você estiver.

10. Aprende com o usuário e sugere tarefas automáticas

O SAJ ADV conta com os modernos sistemas de inteligência artificial e machine learning. Você sabe do que se trata? Machine learning é a sugestão de tarefas que o próprio software faz a partir da leitura de uma intimação, por exemplo. Ao recebê-la por meio da varredura, o sistema lê a intimação e, de acordo com seu conteúdo, já sugere as próximas tarefas a serem feitas.

Ou seja: a máquina aprende com o usuário, já que cada sugestão dada pode ser aceita ou não por quem está operando o software. Caso a sugestão esteja equivocada, por exemplo, o advogado pode negá-la para o sistema, fazendo com que o ele, automaticamente, corrija seu algoritmo. Por isso, quanto mais tarefas o advogado criar, maior será a assertividade do sistema.

… sobre inteligência artificial e o futuro da advocacia

O uso da inteligência artificial já é uma realidade no Brasil. Seja para facilitar o diagnóstico médico, para ajudar o Ministério da Justiça a identificar crimes de lavagem de dinheiro ou para apoiar gestores na tomada de decisão estratégica. As máquinas já estão por aí e estão sendo usadas para analisar grandes volumes de dados e facilitar e otimizar o resultado do trabalho dos humanos.

E isso já chegou também à advocacia.

A inteligência artificial está começando a mudar o modo como os advogados pensam, o jeito de fazer negócios e sua interação com seus clientes. A tecnologia, aliás, tem sido apontada como a nova grande revolução do meio legal. Também chamado de computação cognitiva, o conceito diz respeito a computadores que desempenham tarefas tradicionalmente feitas por humanos. O foco está em atingir resultados por meio da busca por padrões de dados. Nos Estados Unidos, novidades como o ROSS, “o primeiro advogado de inteligência artificial do mundo”, já começam a mudar o panorama da profissão. A gestão de escritório de advocacia pode se tornar muito mais eficiente com o uso dessa ferramenta.

E isso diz respeito à pesquisa, por exemplo. Na advocacia, a pesquisa se refere à prospecção de dados, o que inclui buscas na internet e consultas à bibliografia legal para encontrar precedentes que ajudem a embasar determinados casos. Em geral, é um trabalho maçante, tradicionalmente executado por estagiários ou profissionais em início de carreira.

Essa parte significativa do trabalho de um advogado é tediosa e não necessita de muita habilidade analítica. Tecnologias que automatizam essas tarefas podem não ser uma solução mágica, mas têm potencial para otimizá-las. Afinal, o grande objetivo da tecnologia é permitir que o advogado consiga focar mais em atividades intelectuais do que em trabalhos repetitivos, uma vez que esse tipo de atividade está com os dias contados no contexto atual. Estima-se, por exemplo, que um, em cada três empregos, será substituído por softwares e robôs até 2025.

A função principal da tecnologia de inteligência artificial é extrair informações de qualidade de dados brutos. A tecnologia de machine learning, já em aplicação no SAJ ADV, “aprende” por meio de exemplos. A máquina é ensinada a reconhecer e abstrair uma série de conceitos legais. O usuário insere documentos no sistema, que responde questões de acordo com o que aprendeu. Depois que aprendeu uma vez, o software não precisa ser treinado novamente.

O ROSS

Um dos experimentos pioneiros nessa área é o já citado ROSS, criado por uma empresa canadense, que tem como base o projeto Watson, da IBM. A tecnologia foi desenvolvida para ler e entender a linguagem humana, formular hipóteses e gerar respostas complementadas por referências e citações para embasar suas conclusões. O ROSS também acumula experiência e quanto mais é utilizado, mais adquire velocidade e conhecimento. Nos Estados Unidos, a tecnologia já auxilia na gestão de escritório de advocacia.

Grosso modo, funciona assim:

  • os advogados fazem perguntas ao ROSS, como se estivessem falando com um colega
  • a inteligência artificial “interpreta” a informação conforme aprendeu, chega a uma conclusão e dá uma resposta relevante baseada nos dados apresentados
  • a tecnologia otimiza as soluções, descartando milhares de resultados que não se aplicariam ao caso e focando apenas nas respostas mais relevantes

O programa se aperfeiçoa cada vez mais conforme é usado. O ROSS também monitora processos online e notifica o advogado sobre novas decisões que podem afetar seu caso.

Os Smart Apps

A inteligência artificial também vem sendo aplicada em smart apps jurídicos, aplicativos usados para responder questões complexas sem a necessidade de interferência humana. O escritório norte-americano Foley & Lardner oferece um app que permite ao departamento de vendas de seus clientes resolver dúvidas legais a respeito de pagamentos. A ferramenta ajudou o escritório a ampliar a sua base de clientes.

O ComplianceHR

Outro exemplo de uso de inteligência artificial na gestão de escritório de advocacia é a plataforma de aplicativos ComplianceHR. A ferramenta utiliza o banco de dados do Littler Mendelson, maior escritório especializado em Recursos Humanos dos Estados Unidos.

Os aplicativos são capazes de responder a uma série de questões a respeito de riscos legais das mais diversas naturezas. Eles oferecem análises profundas a respeito de leis, regulamentações e processos. Os resultados ficam arquivados e podem servir de base para futuros casos litigiosos.

A ferramenta tem se provado útil para a tomada de decisões nos departamentos de RH. Ainda não há registro de uso semelhante da tecnologia do Brasil, mas a tendência é que a novidade se espalhe mundialmente nos próximos anos.

Essas aplicações práticas provam que a inteligência artificial na advocacia não é nenhum assunto de ficção científica. Ela não só já é realidade no contexto onde se vive hoje, como também já está presente entre nós.

No entanto, um robô nunca substituirá um advogado.

A máquina não existe para tomar o lugar de ninguém. O que ela quer é transformar o ofício e a forma das pessoas trabalharem, assim como outras ferramentas digitais já vêm fazendo. A grande vantagem é tornar a gestão de escritório de advocacia mais eficiente, liberando os profissionais para se concentrarem naquilo que realmente lhe interessa: advogar.

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