Como fazer o acompanhamento de intimação com um software jurídico

Intimação, de acordo com o art. 269 do CPC/2015, é o ato pela qual se dá ciência dos atos e termos do processo, para que faça ou deixe de fazer alguma coisa. A intimação é publicada em Diário Oficial de Justiça eletrônico ou no próprio tribunal.

Gestão das informações processuais no mesmo sistema garante segurança

Conheci um advogado que imprimia cada intimação, despachava e distribuía as tarefas. Depois, para registro, armazenava-as em um grande arquivo interno. Para ele, questão de segurança. Para mim, resquício de um paradigma do passado. Embora compreensível, em muitos aspectos.

Fico pensando o que um advogado que começou suas atividades na velha guarda sente ao não acompanhar, ele próprio, in loco, todas as movimentações de seus processos. Como é, para ele, visualizar o Diário Oficial sentado no conforto de sua mesa ou receber suas intimações em um software jurídico.

Mais: como é, para esse mesmo advogado, perceber valor jurídico em documentos gerados e assinados digitalmente, quando ele mesmo se profissionalizou em um ambiente em que só papéis contavam.

E não para por aí: tem muitas mudanças em curso. A digitalização dos processos recém chegou em sua plenitude. Em números, só no ano passado, 84% dos processos iniciados foram eletrônicos, de acordo com o relatório Justiça em Números 2019, do CNJ.

Todos esses processos terão peças protocoladas digitalmente, não passarão pelas fases mortas e serão facilmente acessados, inclusive durante sessões de julgamento – adeus, vista regimental. Todo esse tempo – se é que será usado -, será dedicado à apreciação e ao refinamento técnico. Contra tais fatos, não há argumentos. Advogados e clientes agradecem.

Por isso, digo: o advogado que recordei no início deste post estava em negação. Ele não conseguia fazer a transição para o digital. Restava nele o temor de perder suas informações processuais.



Por isso, neste artigo vou explicar como funciona a captura de intimações em um software jurídico. Vou trazer, ainda, um exemplo prático disso para você. No final deste texto nós conversamos de novo. Pois eu quero saber de você se ela é segura ou não é.

Intimação no Diário Oficial: entre o antigo e novo

Vou chover no molhado, mas cabe retomar aqui o art. 269 do CPC/2015, que define de intimação assim:

Intimação é o ato pelo qual se dá ciência a alguém dos atos e termos do processo.”

Na própria definição, a intimação tem um sentido de urgência. Afinal, normalmente, algo tem que ser feito dentro de um prazo. Não à toa, à simples menção dos termos “intimação pendente” e “prazo processual“, o alerta do advogado liga. Claro, porque o objetivo é zerar todas as pendências dentro do prazo previsto.

Mais para a frente do CPC/2015, precisamente no art. 272, §§ 2-5, lemos que uma intimação tem alguns requisitos para que não haja nulidade, a saber:

  1. Conter o nome e o número da OAB do advogado – jurisprudência consolidada já no CPC/73 – e do advogado, ou da sociedade;
  2. Grafar o nome do advogado tal como no seu registro da OAB ou procuração;
  3. Ser endereçada especificamente ao advogado indicado, se houver indicação expressa de comunicações em seu nome.

Nesse sentido, esses requisitos já somaram segurança e adequação ao modelo eletrônico da Lei 11.419/2006. Junto com isso, há a própria popularização da tecnologia no âmbito do Direito, que, por sua vez, originou uma série de ferramentas para acompanhar intimações. Por isso, vou abrir um novo tópico só para elas.

Ferramentas de captura de intimações

Há várias opções de ferramentas para acompanhar intimações, além da turma de estagiários. Para começar, nos próprios tribunais, como STF, TST e TSE, que mediante simples cadastro, enviam pushs em seu e-mail.

Há também empresas especializadas nesse acompanhamento, como a nossa parceira Publicações Online. Com abrangência nacional, seus robôs acompanham em tempo real as publicações, oferecendo segurança e garantia de entrega das informações processuais.

Mas, se você ainda trabalha com papel, planilhas, pendrive, agenda, blocos de notas, Whatsapp, o que seja, o aproveitamento da digitalização ainda vai ser limitado. A bem da verdade, a gestão do trabalho pós-captura de intimação continuará manual. Afinal, você ainda precisará ficar passando informação de uma base para outra.

Este é o limite das ferramentas de captura de intimações, e só software jurídico pode levar agilidade ao escritório.

Software jurídico: captura de intimação

Hoje, o recebimento e a leitura de intimações pode acontecer praticamente 100% dentro de um software jurídico, como o SAJ ADV. Digo “praticamente” porque um ponto a observar é como se dará essa captura. Normalmente, ela abarca Diários Oficiais de Justiça. No caso do SAJ ADV, você pode conferir a lista de tribunais integrados em nosso FAQ.

Veja que intimações eletrônicas, por requererem credenciais de cada usuário, não estão incluídas em nossa captura. Nesse caso, as informações sobre elas se darão na captura de andamentos. Exceção feita para o TJSC (e-proc) e TJPR (Projudi), já integrados.

Outro ponto a observar é a quantidade de intimações. No SAJ ADV, você contrata de acordo com as necessidades da banca. Veja em nossos planos.

Uma vez capturadas as intimações, em um software jurídico, você poderá gerir seus prazos sem partir para outra plataforma de trabalho nem colocar a mão em papéis. E não apenas do computador, mas também do celular, se o software tiver uma versão mobile do sistema.

Isso leva a vantagens organizacionais relevantes, sobretudo para bancas com muitos processos: integração de boa parte do trabalho, economia de recursos e produtividade. Aqui no SAJ ADV, por exemplo, trabalhamos para que o advogado precise recorrer o mínimo possível a recursos alheios ao sistema para gerir suas atividades. E, com isso, entregamos um incremento de 74% de atendimento nos prazos.

Alias, veja o retorno de um software jurídico aqui.

Portanto, vou mostrar para você como conseguimos esse resultado com a captura de intimações em software jurídico.

1. Com ou sem processo, vale a OAB do advogado ou o termo de pesquisa

Para obter as suas intimações em um software jurídico, você simplesmente cadastra a sua OAB e seu nome ou, então, um termo de pesquisa. Lembra que eu falei acima que, de acordo com o art. 272, CPC/15, a correção do nome, do número da OAB e do endereçamento é necessária para não implicar a nulidade de uma intimação? Então, isso também é um meio de garantir que, no meio eletrônico, ela chegue de fato até o destino.

No caso do SAJ ADV, além de seus dados, você ainda pode refinar a busca, incluindo:

  1. Termos alternativos: outros nomes pelos quais é citado; e
  2. Termos de exclusão: menções parecidas com o seu mais que não são.

Após finalizar o cadastro, são apenas 48 horas para finalizar o cadastro com nosso fornecedor.

Ao receber suas intimações, elas terão o status de pendentes – que aparece no painel principal. E aí a diversão começa. Porque o seu objetivo é zerar esse número.

Por isso, a gestão de prazos é um dos grandes benefícios de um software jurídico. Afinal, quando as intimações chegam, elas ficam aguardando que alguém tome uma providência. Se antes esse senso de urgência aparecia no tamanho das pilhas de papel, hoje a visão que você tem é esta:

captura de intimação sajadv

2. Leitura e vinculação a processo inteligentes

Assim que acessa uma intimação pendente dentro de um software jurídico, você visualiza se ela está vinculada a um processo. Caso o processo já esteja no sistema, essa vinculação será automática. Do contrário, você inicia o trabalho nela pelo cadastro do processo.

No SAJ ADV, você poderá contar com a inteligência artificial para ler a intimação. Nosso robô lê, interpreta e mostra para você, com destaque, os trechos mais importantes da intimação.

A inteligência artificial do nosso sistema também sugere tarefas. Ele identifica, a partir da intimação, as ações que você deve realizar após aquela intimação. O robô ainda pede que você confirme a correção da sugestão. Assim, pelo machine learning, ele será capaz de trabalhar para você com ainda mais precisão.

inteligência- artificial intimação

Mas é hora de tomar providências!

3. Tomar providências

Num software jurídico como o SAJ ADV, você cria as atividades sem sair do sistema. Como disse acima, se você chega a esta fase tendo que apelar para papel, agenda e outras plataformas, você ainda vai patinar na gestão de atividades. Por quê?

Porque lidar com vários tipos de registro distintos leva a erros. É a intimação que ficou sem checagem, a tarefa que não foi atribuída à pessoa. Enfim, dados descentralizados se perdem. Ao atuar no mesmo sistema, você leva o que precisa para a criação de tarefas, diminuindo o índice de imprecisão. Não terminou de encaminhar todas as intimações? Ao voltar para o sistema você termina de onde parou, porque isso aparecerá para você assim que entrar.

No SAJ ADV, por exemplo, é assim: você inclui, além da tarefa, as datas base, prevista e fatal, assim como horário e periodicidade, descreve a atividade e atribui ao advogado e grupo de trabalho responsável, assim como às pessoas que devem estar cientes dela.

Como os profissionais responsáveis estão dentro do próprio sistema, eles visualização suas tarefas na hora. O bônus é que você nem vai precisar abrir o e-mail para notificar o cliente. Com um clique no sistema, você envia um email para ele.

tarefa a partir de intimação

Como o escritório Medeiros Santos assegurou a captura de intimações com o SAJ ADV

Agora que você viu como funciona a captura de intimações em software jurídico, como prometi, vou trazer um exemplo prático.

Durante 8 anos a advogada Schéroon Medeiros, sócia-fundadora do escritório Medeiros Santos Advogados Associados, de Florianópolis, usou três plataformas para captura e checagem das intimações de seus 2.500 processos ativos e gestão de 21 advogados associados.

Como o advogado do exemplo com que iniciei este texto, ela não estava completamente segura sobre a confiabilidade de seus sistemas. E tinha razões para isso. Incontáveis vezes movimentações não foram atualizadas, alertas que deveriam acontecer não aconteceram etc.

Sua visão sobre a captura de intimações mudou quando conheceu o SAJ ADV. Veja a história deste case.

Para captura de intimações segura, um sistema seguro

Então, convenci você sobre a segurança da captura de intimação em softwares jurídicos? Mas, para ter garantias de fato, você também precisa se certificar da segurança do sistema.

Softwares jurídicos como o SAJ ADV são desenvolvidos em nuvem. Isso significa que, além de toda a economia de espaço físico e de seu servidor, todas as informações que você insere nele serão armazenadas na nuvem. Esse espaço é seguro porque tem forte controle de acessos e backups constantes, o que nenhum de nós faríamos por conta própria.

Diga lá qual a segurança do papel, de planilhas, pendrive, agenda, blocos de notas, Whatsapp ou Telegram? Não troco a segurança de um software em nuvem por nada disso.

Se você ainda trabalha com esses recursos, eu compreendo o quão difícil é abrir mão deles. De fato, a migração para um sistema só, ainda que promissora, parece impossível.

E digo mais: transformar nosso modus operandi é como mudar um hábito. Requer persistência. Isso não é empecilho exclusivo de escritório de advocacia, não. Toda empresa esbarra nesses desafios ao modificar processos.

Entretanto, no final os ganhos serão promissores. Quer provar? Teste sem compromisso o SAJ ADV.

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