Guia completo de métricas para escritórios de advocacia

Tempo de leitura: 12 minutos

(Last Updated On: 19 de novembro de 2018)

Por que métricas são tão importantes para escritórios de advocacia?

A maioria dos advogados não se preocupa em medir o desempenho do próprio escritório de advocacia. No entanto, conhecer alguns dados como a produtividade das áreas e dos colaboradores, inadimplência, carga de trabalho pessoal, entre outros, são essenciais para o desenvolvimento da banca enquanto negócio.

Advogados que desconhecem as principais métricas que influenciam na evolução do próprio escritório, em geral, costumam precificar mal seus serviços jurídicos. Além disso, o processo de tomada de decisões é totalmente aleatório. Desse modo, o profissional não consegue prever as reais consequências das medidas que toma.

Métricas são importantes. E auxiliam no progresso dos escritórios de advocacia tanto internamente, quanto no mercado. Através das métricas o advogado consegue avaliar o que está saindo conforme o pretendido dentro do escritório, bem como aquilo que é necessário mudar. Com a avaliação das métricas é possível medir o desempenho, avaliando com o devido cuidado se os esforços feito pelo time de advogados de fato estão produzindo os resultados pretendidos.

Embora sejam de extrema relevância, especialmente no contexto atual do mercado, métricas ainda são um universo desconhecido para muitos advogados. A maioria sequer conhece o conceito de métricas, como estipular cada uma delas e como avaliar os resultados.

Para ajudar você a compreender o que são as métricas e como analisar cada uma delas, preparamos este material. Por meio dele, o advogado irá compreender não apenas o que são as métricas, como também quais aquelas que ele deve eleger na hora de avaliar a performance do seu escritório.



Ao contrário do que muitos pensam, métricas vão muito além das planilhas e números. Uma boa avaliação produz efeitos concretos e podem ser a peça-chave na hora de gerar mais resultados e prosperidade para a sua banca.

1. Mas afinal, o que são métricas para escritórios de advocacia?

Na introdução deste post fizemos uma breve explicação do porquê métricas são tão importantes na advocacia. Ainda mais no atual contexto do mercado. Mas o que são métricas exatamente? Nem todos os advogados e escritórios dominam esse conceito.

Métricas, de maneira simples e resumida, são dados operacionais brutos. Com esses dados é possível produzir indicadores de desempenho que permitem o advogado avaliar e medir o desempenho do seu escritório.

Um escritório de advocacia, assim como qualquer empresa, é uma organização dinâmica. Em outras palavras, para que uma banca atinja o melhor da sua performance, constantemente os advogados devem avaliar se suas ações de fato estão promovendo os resultados planejados. Muitos advogados já estão conscientes de que é necessário se planejar. Porém, nenhum planejamento é efetivo se não existem métricas para que o advogado avalie se aquilo que foi proposto, de fato, está levando o escritório às consequências desejadas.

Quando um advogado não conta com métricas precisas, dificilmente ele consegue agir de modo a gerar os resultados que busca. Em outras palavras, ele praticamente trabalha no escuro. A avaliação das métricas ajudam os profissionais na precificação dos serviços, aumento da rentabilidade, correção de falhas e até no posicionamento da banca no mercado.

Sem boas métricas é praticamente impossível transformar um escritório de advocacia em um negócio rentável e competitivo.

Considerando o atual contexto do mercado, onde a competitividade está cada dia mais acirrada, as métricas deixaram de ser uma realidade apenas em empresas e para empreendedores. Advogados que se recusam a entender um pouco mais desse universo estatístico correm o risco de ver todo o seu esforço não gerar os frutos que o seu escritório merece.

2. Métricas a serem avaliadas

Existem inúmeras métricas que podem ser levadas em conta quando o assunto é avaliar o desempenho de um escritório de advocacia. Nesse material vamos tratar sobre as principais métricas que devem ser adotadas como forma de se ter um bom panorama sobre a própria banca. Vamos a elas?

2.1. Despesas conforme o orçamento

Conhecer o próprio orçamento, isto é, quais são as despesas fixas e variáveis que envolvem o funcionamento do escritório é o primeiro passo para saber se a banca conta de fato com uma boa saúde financeira. Além de conhecer as despesas, o advogado também deve monitorar o fluxo de caixa e controlar o capital de giro para que o escritório tenha condição de se desenvolver de forma sustentável.

Sem conhecer as despesas e o orçamento do escritório é muito difícil que o advogado consiga realizar um bom planejamento financeiro. E sem planejamento financeiro, os prejuízos não costumam demorar para aparecer.

Muitos escritórios ainda realizam o controle das despesas conforme o orçamento de forma manual. Esse processo, no entanto, está mais suscetível a falhas que podem prejudicar o planejamento financeiro e também o desenvolvimento da banca. Uma boa dica para essa analisar essa métrica com a devida precisão é usar um software jurídico. Com essa ferramenta, tudo o que o advogado precisa fazer é incluir os dados. A geração de relatórios para análise o próprio software realiza. Além de facilitar e ter menos riscos de erros, os softwares jurídicos possibilitam uma avaliação mais assertiva dessa métrica, evitando problemas e surpresas que costumam surgir quando o orçamento não é monitorado.

2.2.  Despesas por assunto

Responda rápido: você saberia dizer quais são os principais gastos do seu escritório e quais são as fontes? A maioria dos advogados olha para o orçamento e não sabe exatamente de onde surgem as despesas. E isso, naturalmente, é um problema. Conhecer quais são os assuntos, ou seja, quais são as situações que geram despesas para o seu negócio é fundamental, especialmente se o objetivo do advogado é otimizar o faturamento e evitar prejuízos.

Em um cenário de déficit no orçamento, por exemplo, muitos advogados tem a tendência de realizar cortes no escritório, prejudicando o clima organizacional e gerando uma sensação de descontentamento em muitos profissionais do time. Para evitar esse tipo de decisão às cegas é fundamental conhecer esse tipo de métrica. Afinal, através dela é possível que o advogado tenha uma visão mais apurada do próprio orçamento e saiba exatamente aquilo que pode ser mudado, ou mesmo, substituído.

É fundamental que o advogado conheça as rotinas do seu escritório e saiba exatamente o impacto de cada uma delas em seu orçamento. Com isso em mente, substituições, cortes e diminuições são geram menos impactos positivos no time e na produtividade.

métricas para escritórios de advocacia

2.3. Taxa de rotatividade de profissionais

A maior parte dos escritórios de advocacia atua em uma estrutura de sociedade simples, composta tanto por sócios quanto por advogados associados. Ainda que a saída de um profissional não cause tantos impactos financeiros quanto o desligamento de um funcionário CLT, a alta rotatividade também gera prejuízos para a banca. Isso porque, com o desligamento de um advogado é muito comum que o escritório acabe perdendo clientes.

A advocacia é uma profissão em que a segurança e a confiança contam bastante. E muitas vezes esses fatores estão diretamente ligados à figura do advogado. Não por outro motivo, a pessoalidade tem um grande peso na manutenção dos contratos de honorários e faz com que o cliente permaneça por anos como parte da cartela do escritório.

Embora no setor empresarial o monitoramento das taxas de rotatividade seja  algo comum, no universo jurídico a análise desse tipo de métrica vem ganhando espaço apenas nos últimos anos. Muitos escritórios vêm usando essa métrica como forma de aprimorar a gestão de pessoas e, principalmente, a retenção de talentos. Já que na advocacia a figura do advogado tem um grande valor na manutenção de contratos, nada melhor do que garantir um time qualificado e com grande capacidade de prospecção e fidelização de clientes.

2.4. Produtividade dos colaboradores

Em um mercado competitivo como é o da advocacia, a produtividade passou a ser uma necessidade. Afinal, devido ao grande número de concorrentes, a maioria dos escritórios sofre a pressão de realizar mais em menos tempo. E isso só é possível quando o time de advogados atua em alta performance.

Uma das melhore maneiras de se medir a produtividade dentro do escritório é através da média de gastos internos e externos considerando o orçamento para cada advogado. Essa fórmula, além de indicar se o profissional é ou não produtivo, acaba medindo o retorno que o profissional pode gerar para o escritório, considerando sua capacidade de execução.

Medir a produtividade é necessário por inúmeros motivos. Afinal, ela impacta diretamente nos resultados financeiros do escritório, além de claro, no clima organizacional. Um escritório produtivo além de ter um faturamento mais expressivo, costuma ter equipes e advogados mais satisfeitos e felizes com o próprio trabalho.

Medir a produtividade na advocacia também é essencial para saber o melhor momento de investir em treinamentos, workshops visando a motivação e engajamento do time.

Hoje algumas ferramentas como os softwares jurídicos possibilitam a coleta de dados e a geração de relatórios que mostram a produtividade de cada advogado em suas respectivas áreas de atuação. Esse tipo de recurso pode ser utilizado tanto para mensurar os resultados que um profissional vem gerando para a banca, como também para realizar a bonificação e outras gratificações baseadas na produtividade.

2.5. Inadimplência

A inadimplência é uma questão grave dentro de qualquer empresa. Nos escritórios de advocacia isso não é diferente. Isso porque a inadimplência pode comprometer o capital de giro de qualquer negócio, colocando em risco a sua saúde financeira. Monitorar a inadimplência é essencial já que isso ajuda o advogado a tomar decisões mais assertivas com relação à cobrança de clientes. Esse tipo de monitoramento também é essencial para que o advogado saiba quais são os melhores momentos para investir em prospecção e marketing, além de claro, buscar auxílio financeiro por meio de empréstimos.

Monitorar a inadimplência afasta uma série de riscos financeiros para o escritório. Por isso, essa é outra métrica que não deve ser deixada de lado quando o assunto é gerenciamento e planejamento estratégico do escritório.

2.6. Faturamento através dos honorários recebidos

Medir os honorários recebido anualmente é uma ótima forma de avaliar o desempenho do escritório, especialmente em termos de faturamento. Esse tipo de análise permite que o advogado saiba se o faturamento através dos honorários foi condizente com a média do escritório, ficou acima ou abaixo daquilo que era esperado.

Em situações onde os honorários ficaram abaixo, por exemplo, o advogado deve avaliar se tem equipe suficiente para prospectar mais clientes e assim tentar garantir o mesmo faturamento no ano seguinte. Ou ainda, ele deve avaliar se não chegou o momento de subir o valor dos honorários, a fim de preservar o faturamento. Esse tipo de avaliação é extremamente importante para a saúde financeira do escritório, já que os honorários são a principal fonte. Saber analisar a média do faturamento através dos honorários recebidos, bem como, buscar medidas estratégicas para que a saúde financeira do escritório seja preservada é uma excelente maneira de garantir a sobrevivência a longo prazo da banca, bem como, evitar os sustos com eventuais prejuízos.

3. Métricas: muito além dos números e gráficos

Para muitos advogados planilhas e números costumam assustar. No entanto, devido ao contexto atual do mercado, é preciso que alguns comportamentos tradicionalmente adotados por empresas sejam também absorvidos pelos escritórios.

Mais do que a cultura do planejamento, um escritório que deseja se desenvolver de forma saudável deve apostar na análise periódica de métricas. Assim, poderá avaliar se os esforços realizados pelo time de advogados, de fato, estão gerando os resultados pretendidos.

Nesse post fizemos um panorama do que são as métricas, qual a sua importância e demos alguns exemplos de métricas que se aplicam a quase todos os escritórios.

Nosso objetivo aqui foi mostrar que estabelecer e analisar métricas não é uma tarefa impossível e usando alguns recursos como os softwares jurídicos, por exemplo, essa atividade pode ainda ficar mais fácil.

Um bom planejamento acompanhado de um monitoramento efetivo é o que faz com que alguns escritórios se transformem em bancas de sucesso. Se o seu projeto é transformar seu escritório em um negócio rentável e sustentável, certamente você já sabe por onde começar!

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